大中型会议一般安排在会议厅。 会议厅的前方安排主席台和讲台。主席台 应用长方形桌，上铺白色、天蓝色或其他 颜色桌布。台上方或后方悬挂会标。台前 可放置鲜花。面对主席台的是与会者席位， 应有桌有席。
2、主席台席位 重大会议的主席台应讲究排列。主席台席 位视人数设一排或数排，第一排席位为单 数。席位的次序以主席团成员的职务高低， 对会议的重要程度而定。 第一排正中是首席，其次是左位，其次是 右位，先左后右。前排为主，后排为次。 在席前放置姓名牌，便于按位入座。
会后工作
一、会后事务 会后事物主要有会场清理、人员离会、会 议决算三个方面。 1、会场清理 会场的临时布置要撤除，一应用具、用品 要清点、归好。搬动过的桌椅要恢复原样。 会场要打扫干净。会议学习的文件应收回 粉碎。

2、人员离会 跨地区的会议要及时安排与会人员返回。 提前准备返程车、船、机票等交通工具。 3、会议决算 决算应与预算大体相当。如果决算大于预 算，应在决算表中注明情况，然后提交领 导审核，再到财务部门结账。
2、工作报告 工作报告是会议的主要文件，其中的主要 内容往往是会议讨论的中心议题。工作报 告必须有实质性的内容，既可以是对前阶 段工作成果、经验、缺点的回顾与总结， 也可以是对后阶段工作提出计划、预算、 部署或展望。
3、发言稿 即工作报告之外的其他与会者的发言稿。 发言稿的内容要有所侧重，或是背景介绍， 或是财政开支或是人事管理等。发言稿有 的由发言人亲自撰写，有的由秘书代为起 草，发言人再修订定稿。
5、时间 会议时间有三种含义： （1）一是指会议召开的时间； （2） 二是指整个会议所需要的时间、天数； （3）三是指每次会议的时间限度。
每次会议时间最好不超过一小时。如果需 要更长时间，应该安排中间休息。
6、地点 会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地 区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使 会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考 虑多种因素。 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化 等大因素；专业性会议，应选择富有专业特征的 城乡地区召开，以便结合现场考察。小型的、经 常性的会议就安排在单位的会议室。选择会址， 还要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候 与环境条件等因素。
注意事项
秘书在筹备例行会议的时候，最容易出现 这么两种情况： 一是掉以轻心。 另一种是将就凑合。
会间工作
会间工作指从会议开始到结束期间秘书人 员应做的工作，包括会场的组织与服务、 会议信息的收集与编发、会议形成文件的 起草等工作。
一、会场的组织与服务 1、报到与签到 2、材料发放。准备会议资料时，不能是 有多少代表就打印多少份，一定要有富余 。 3、会场服务：引导与会者入席、退席、 茶水供应，指导与会者使用会场的生活设 施等； 4、会场临时调度
3、会场设施 会场设施都必须在会前准备齐全，如扩音、 录音、放音、唱片、录像、摄影、投影仪、 风扇或空调、记录纸、文具、茶具等等。 仪器、设备应事先反复检查。
4、其他准备 会期较长的会议应准备与会人员的就餐、 住宿；会场外应有医护人员值班。重要会 议还应有安保人员和保密措施。 如计划安排参观、考察、游览等活动，也 应在会前做好准备。
会议概述
一、会议的分类 会议按照不同的标准划分为不同的类别： 按内容、性质分，分为代表大会、工作会议、学术会议 等； 按会议的形式，分为小组会、座谈会、报告会等； 按与会人员的成分，可分为党委会、董事会、记者招待 会等； 按人数、规模，可分为大型会议、中型会议、小型会议； 按会议召开的规律或日期，分为定期例会、临时性会议；
Байду номын сангаас
4、名称 正式会议必须有一个恰当、确切的名称。这个名 称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加 对象、主办单位或组织、时间、届次、地点、范 围、规模等。 具体的一次会议不可能也不必显示上述全部项目。 如“中国共产党第十四届中央委员会第一次全体 会议”只显示了会议召开的组织、届次、范围， “上海各界人士纪念反法西斯战争和抗日战争胜 利五十周年大会”则显示地区、参加对象、性质、 内容、时间、规模等。 会议名称必须用确切、规范的文字表达。 会标必须用全称。
三、会议文件的起草 这里的会议文件指的是会议开始之后到结束之前 所形成的文件，主要有闭幕词、会议决定、会议 纪要、会议总结等。 1、闭幕词 比开幕词长，对会议成果作概要的总结，对会议 决定、执行提要求，对来宾表示感谢，对与会人 员表示祝愿等。 2、决定 3、会议纪要：适用于全体会议、代表性会议等 4、会议总结：内部文书，总结会议的经验、教 训等。
案例 1
一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘 负责会议的录音工作。小刘将无线话筒和 录音机磁带安排好以后，还事先调试了一 番，觉得效果不错，小刘放心地做其他的 事情去了。会议结束后，主任要小刘把录 音整理出来。小刘打开录音机，前几分钟 听起来还不错，但越听越不清晰了，到后 来竟然完全是一片噪声。报告自然是没有 整理出来，小刘应怎样总结教训呢？
秘书做会议准备时要向上司确认以下几点： 1、上司是作为主持人还是作为成员参加 会议。 2、是常规会议还是临时会议。 3、会议召开的时间和地点。 4、参加会议的人数和预算。 5、向与会人员发开会通知的期限。

6、相关会场的布置。 7、需要准备的物品和资料。 8、有关用餐等招待工作。 9、是否需要做会议记录。 需要注意的是，对于那些内容机密的会议， 如果上司不交代，秘书就不要过问会议的 内容、目的和开会方式等。
会议通知 兹定于1996年8月15日上午9时在上海大学文学院召开 第四次全国秘书学学术研讨会，会期三天，内容如下： 1、交流秘书学教学研究中的新经验、新信息； 2、讨论当前秘书工作的新形势、新问题； 3、研究涉外秘书人才的培养问题 请接到本通知的专家、学者作好准备，准时参加。 高等院校秘书学学会秘书处 一九九六年七月十日 附：报到日期：8月13、14两日 机场、火车站、码头均有人接站 回执：请于开会前7天寄回 地址 电话（略）
二、会议文书立卷 会议所形成的正式文件以及会议记录应该 列入立卷范围。 三、会议传达 大多数会议内容都要进行传达。会议传达 必须确定内容、程度、范围、层次、时间、 方式等。
四、会议催办 会议催办是指会议决议、决定等贯彻执行 的催办，是管理过程中非常重要的一环。 催办的形式有以下三种 1、发文催办 2、电话催办 3、派员催办
2、会议成本预算 有明显投入的大中型会议，特别是跨地区的、会 期超过一天的会议，必须计算成本，作出预算。 会议成本包括两部分，一部分是“显性成本”， 如会场租借费，文件材料费，与会者的交通费、 食宿费等。 一部分是“隐性成本”，即与会者因参会而损失 的劳动价值。这部分劳动价值以每小时工资的3 倍再乘以2计算。
在做会议记录时，应注意以下几点： 1、会议记录的重点应放在记录讨论的观 点、决议、决定。 2、即使要求详细记录，也不是有言必录， 对于一些与会议主题无关的发言可以不记。 3、如果当时漏记了内容，可事先做出记 号，然后对照录音磁带修改。
2、会议信息的主要形式是会议简报。 会议简报的字数在二三千左右，但内容广， 有会议的综合报道，又有发言摘要，也有 花絮新闻，内容都经过核实，具有高度的 真实性和新闻性。

四、会议议程、程序的拟定 1、议程。将议题排列次序。 2、程序。将议程具体化的内容与项目。 3、日程表和作息时间表。会议超过一天 的会议，应制定出日程表和作息时间表。
五、会议通知的发送 会前一切准备就绪之后，就应及时发送会议通知。 1、本单位的小型会议，可采用口头、电话、书 面签知等方式通知。外单位或跨地区的会议必须 寄送书面通知，邀请性会议则可寄送请柬或邀请 信。 2、会议通知要写明会议召开的时间、需用时间、 地点、会议名称、主要议题、参加对象、须作什 么准备、接站方法等，最后应有召集单位的署名、 联系地址和电话，通知发出日期和公章。 3、邀请性会议的通知应提前两周以上并附加回 执，是否出席会议的答复期限。
二、会议的要素 会议包括六个要素，与会者、主持人、议 题、名称、时间、地点。 1、与会者 与会者就是参加会议的正式成员，包括主 持人，也包括秘书，但不包括在会场的其 他服务人员。 原则上，参加会议的人员应做到：该参加 的一个不少，不该参加的一个不多。
2、主持人 主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往 是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和 取得预期效果起着领导和保证作用。 会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人， 或是有相当地位、威望的人担任。一般有两种情 况：一种是当然主持人，是由组织的章程或法规 决定的。如单位的工作例会由单位领导人主持， 党组会议由党的书记主持，董事会由董事长主持。 主持人因故不能主持会议时，也可以委托副职或 其他相应的负责人主持。
会前准备
一、会议计划和成本预算 秘书一旦接受筹备会议的任务，就要着手 准备做会议计划。 1、会议计划 会议计划首先明确会议的目的、任务、名 称、出席对象、主持人、规模、召开时间、 需用时间、地点、议程等。
其次，会议应做哪些准备工作，如需用哪 些文件，会场怎样布置，是否需要食宿、 车辆，是否安排参观、文化娱乐活动等。 再次，决定会议的工作人员和服务人员， 必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委 员会。
另一种是临时的主持人，比如各种代表会 议，或几个单位，几个地区的联席会议， 则由代表们选举或协商产生。
3、议题 议题是会议所要讨论的题目，所要研究的课题， 或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重 要性，又必须具有明确性和可行性。 议题的产生通常由两种情况：一种是领导根据需 要指定的；另一种是秘书调查研究、综合信息后 提出，再经领导审定的。 有些重大的代表会议，先由代表提出“提案”， 由秘书或秘书处汇总，再提交主席团或专门的 “提案审查委员会”审议通过，才能成为列入会 议议程的正式议题。因此，议题还必须具有合法 性。