合理化改善培训教材采购管理课程大论企管采购管理实务研讨班讲义资料目次壹、采购制度之规划 1-1～1-6贰、采购作业之执行 2-1～2-15叁、采购之人际关系改善及部门协调 3-1～3-4肆、企业采购主管迎接变局之策略 4-1～4-4伍、MRP与JIT 5-11-0壹、采购制度之规划一、前言根据美国国家工业委员会（National Industrial Conference Board）调查报告，最大规模之制造业中，平均每一元销货额即有五角六分用于采购；另根据日本银行统计局对主要企业经营分析，购料费用在日本企业制造成本约估54%。
以个别行业而言，例如面粉、电线、计算机等更高达85%以上。
由这些比率，可显别采购对企业经营具有重大影响。
二、优秀采购人员的必备条件企业经营者选拔采购人员，应有「内举不避情，外举不避仇」的观念，「兴利」的重要性，绝不会低于「防弊」的作用.(一)才能方面1.成本意识与价值分析能力:采购支出将构成销货成本的主要部份,因此采购人员必须具有成本意识,必须精打细算,锱铢必争,不可「大而化之」,别人的钱用不完?其次,必须具有「成本效益」观念,所谓「一分钱一分货」,不可花冤枉钱,买了品质太好或不堪使用之物品.随时将投入(成本)与产出(使用状况一时效、损耗率、维修次数等)加以比较。
此外，对报价单的内容，应有分析的技巧，不可以「总价」的比较，必须在相同的基础上，逐项(包括原料、人工、工具、税捐、利润、交货时间、付款条件等)加以剖析评断。
2.预测能力:在动态经济环境下,物品的采购价格与供应数量经常调整变动.采购人员应能依据各种产销资料,研判货源是否充裕,与供货商的接触,从其「惜售」的态度,亦能揣磨物品可能供应日绌.从物品原料价格的涨跌,亦能推断采购成本将受影响的幅度有多少.总之,采购人员必扩充视闻,具备「察言观色」的能力,对物品将来供应的趋势能预谋对策.3.表达能力采购人员无论是用语言或文字与供货商沟通,必须能正确、清淅表达所欲采购的各种 1-1条件，例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等，避免语言含混，滋生误解。
特别是忙碌的采购工作，必须使采购人员具备「长话短说，意简言赅」的表达能力，以免浪费时间。
「说之以理，动之以情」来取优惠的采购条件，更是采购人员必须锻炼的表达技巧。
4.专业知识采购人员对其经办的产品,若能了解原料来源、组合过程、基本功能、品质、用途、成本等，将有助与供货商的沟通，并避免「敌暗我明」吃亏上当。
有了专业知识，更能主动开发新来源或替代品，有助于降低采购成本。
(二)品德方面1.临财不苟得:采购人员所处理的「采购单」与「钞票」并无太大差异,因此避免被「唯利是图」的供货商所包围.无论是威迫(透过人际关系)或利诱(回扣或红包),采购人员必须维持「平常心」、「不动心」，否则以牺牲公司利益，图利他人或自己，终将误人误己。
「重利忘义」之徒，实难胜任采购职责。
2.敬业精神人吾人常以「停工待料」为采购人员最大耻辱告诫.固然造成原料短缺之原因甚多,若采购人员不能抱持「舍我其谁」的态度,负责调度所需之物料,则公司之损失将并非少数.3.虚心与耐心采购人员虽然较占上风,但对供货商之态度,必须公司互惠,不可趾高气扬,傲慢无理.与供货商谈判或议价的过程,可能相当艰辛与困难,采购人员更需有忍耐、等待的修养，才能「欲擒故纵」，气定神闻进行工作。
居于劣势时，亦能忍让求全，不愠不火，克尽事功。
三、采购部门之建立（一）按物品类别：1-2例如依主原料、一般物料、机器设备、零组件、工程发包、修护与保养。
原物零设料料件备(二)按采购地区：依物品之来源，譬如国内采购课、国外采购课。
(三)按采购价值或重要性：即采购次数但价值高者，交予主管负责；反之，授与基层采购人员。
（四）采购功能：依采购过程，将询价、比价、议价、决定，分由不同人员负责，产生内部牵制作用。
此一方式，实不易为之，除非是诸如公家机关或公营企业，否则不易有如此多的人员编制。
（四）混合式兼采前述（一）（二）（三），混合编组。
1-3器剂要装器、、原材、零染料料零件料、件塑、胶仪制表品、五金四、集中、分散、混合采购制度（一）集中制：即将物品采购集中一个部门办理，做到极点时，分公司、各工厂均无采购权责。
1.优点：（1）立各部门共同物料的标准规格，除可简化种类，互通有无，更能提高采购数量，获取折扣及良好服务。
（2）采购功能集中，减少人力浪费，人才训练，分工专业化，使采购作业成本降低，效率提升。
1-42.缺点：(1)购流程过长、延误时效；零星、地域性，紧急采购状况难以适应。
(2)非共同性物料集中采购并无数量折扣利益,购、用分离，采购绩效（规格确认、物品转运等）较差。
(二)分散制：即将物品采购分散给各需用部门分行办理。
此制机动性较高，但损失数量折扣。
(三)混合制：兼取集中、分散制优点而成。
凡属共同性或采购金额较大者，均集中公司采购办理，小额、因地制宜、临时性的采购，则授权分公司或各工厂执行。
五.采购授权(一)内部授权:采购主管秉承上级主管或公司制度,在一定金额内有决定采购之权限.超过此一权限,仍需呈请上级主管核定.据此,采购主管可能对其管辖的较低偕主管再予授权,此称内部授权.内部授权可缩短采购作业流程,争取时效,并使高级主管专精于价值高的物品采购,以及有时间从事人员督导与政策厘订、作业改善事宜。
1-5（二）外部授权：除了采用混合式采购制度之外部授权状况外，尚有对于执行项目计划人员之授权（不受公司原有采购制度之约束），或采购部认定由使用部门自行办理更为妥当之授权。
金额较大之外部授权，采购部门应保留查核之权，以免发生流弊(譬如非专业采购部门之议价技巧较差).业务接单(计划生产) 业务MRP 计算机开立请购单(PR) MC询价 PUR报价 PUR议价(比价) PUR分配 PUR开立订购单(PO) PUR交货 W/H进料检验 IQC进仓 W/H付款 A/C 1-6貳、采购作业之执行一.采购目的与策略一、采购目的（一）维持正常的产销活动1. 制造业制造业（Ｍanufacturing Companies）的生产过程,是从原料的投入开始.若无适量、适质的原料、物料之适时供给，将使庞大的机器设备及土地厂房投闻置散，生产中断；而现场的作业员亦因停机待料，形同「呆人」，致业者损失不赀.因此,采购的目的,在以合理的方式获得(Procurement)所必需的工业品(Industrial Goods)及技术服务;以维持生产活动不坠.1.买卖业买卖业(Selling Commpanies)的交易活动,是以进货(Purchase)为起点,然后进行转售(Resale),基本上是「先进后出」的型态.因此,采购的目的,在于买方如何掌握来源,按期获得事先所订购的货品,使交易达成,获取买贱卖贵的利益。
「买空卖空」，名利双失。
（二）降低企业的产销成本虽然各行各业不同，是购料支出约占制造成本的50%以上殆无疑义,进货支出占销货成本的百比率更可高达90%以上.因此,如何选用正确的采购策略,达到降低产销成本,提高企业竞争能力,实为采购的积极目的.直接原料 53 50.3 单位:百万元直接人工 12 12制造费用 11 11营销费用 16 16利润 8 10.7销售收入 100 1002-1如上表,若直接原料之购入成本降低5%(53百万元*95%),则利润增加2.7百万元.若获利率维持不变(8%),为获得同额利润增加,则销货收入需达134百万元(增加34%);或直接人工必须降低22%,或制造费用降低24%;或营销费降低17%.显然,降低5%之购料成本比提高销货收入34%容易得多.二、采购策略如前所述，采购目的在维持正常的产销活动及降低企业的产销成本。
因此，如何选用采购作业策略，寻求适合的品质、充分的数量、合理的价格，以达到采购目的，兹分述如下：（一）数量策略1．现用现购（零星采购）（1）优点：a..定节省仓储与资金成本b. 产品变更时，不发生呆料（2）缺点：a. 采购作业费用较多b. 分批采购,无法获得数量折扣C. 无库存数量,货源短缺即行停工(二)适用状况:1.按订货生产的企业2.供应来源畅旺不断c. 价格看跌之物品3.易腐蚀物品4.预购备用(1) 适用状况:2-2a. 生产稳定的企业b. 存量管制的物品c. 耐久性物品且储存空间小者d. 固定购入成本3．投机采购（1）适用状况：a. 物品价格看涨b. 预期来源短缺c. 财力雄厚的企业4. 长期合约（1）优点:a. 期约交货,来源稳定b. 量值巨大,交易条件较佳（2）缺点：a. 价格协商不易，合约形同虚设b. 合约数量固定，难以配合生产调整（3）适用状况a. 主要原料及必需品，长期使用者b. 品质或规格标准化之产品c. 竞争者众多d. 价格有计算公司或合理市价依据5．短期合约(1) 适用状况a. 非经常需要物品b. 补充临时性短缺数量6.多家供应（1）优点：a.卖方竞争，交易条件较佳b.来源分散，不虞中断c.市场情报较多，有利于掌握趋势(2) 缺点：a.分散采购，损失数量折扣b.买卖双方缺乏依存关系,没有供应责任c.增加交货管理的负担(3) 适用状况:a.. 主要原料,需用数量庞大b. 卖方无法提供长期供应承诺7.独家供应(1) 适用状况:a.买卖双方利害与共b.来源管制或独占事业产品(三)成本策略1.国外采购:a.外国产品国内无法制造b.外国产品国内仿制品品质不佳c.外国产品国内无独家代理商,但金额较大或经常性需用物料d.外国产品国内有独家代理商,但国内售价偏高e.国内供应数量不足f.国外价格比国内售价偏高2-42.国内采购:(1). 适用状况:a.外国制品国内有代理商,但金额小且非经常性需用者b.外国制品因紧争需用者,而国内代理商有库存品d.内、外购品质到厂价相同时，以国内采购优先（2）.优点:a.库存水标准低b.交易过程,手续简便c.售后服务较佳3.联合采购(1)优点:a.统筹供需,实施计划性采购b.联合采购,成本降低,价格优惠c.促进同业合作,达成经济外交(2)缺点:a.采购作业程序,手续复杂b.采购时机,条件未能配合个别需要c.[政策性]采购未能符经济利益(3)适用状况a.进口管制下发生紧争采购b.卖方市场,买方势单力薄4.个别采购(1)适用状况:a.自由竞争之企业2-5b.有独立采购能力之企业5.统筹采购(1)优点：a.价格一劳永逸，节省重复作业时间及费用b.价格安定,交货迅速(2)缺点:a.价格及交易对象固定,采购功能降低b.使用部门直接叫货,采购预算较难控制(3)适用状况a.经常性需用品,种类繁多b.价值不高,价格安定c.品质容易认定6.批购(1)适用状况a.非经常性需用品b.价值高,价格变动频繁者c.品质认定困难7.直接采购(1)优点:a.品质保证b.免除中间商mark-upc.交货准确迅速d.建立长期供需关系e.售后服务较佳 2-6(2).缺点a.无法零星采购b.承办交货过程的手续复杂(3).适用状况a.大宗原料b.精密制品,需要技术服务c.买卖双方交易频繁8.间接采购(1).适用状况a.零星交易b.标准化制品c.买卖双方交易条件不同(三).品质策略1.自制采购(1).优点a.控制品质与符合特殊设计需要b.确保数量及交货进度c.保守技术机密d.提高产销量值,减少税利支出e.控制进货成本(2).缺点:a.需求不足,制造成本偏高b.增加投资支出,技术能力并非专精(3).适用情况:2-7a.专利品或机密零件b.需用数量庞大,财力雄厚c.供需双方关系不良d.利用闻置设备e.禁止外包2.外包采购(1)适用状况:a.缺乏自制设备或产能不足b.专业化产品c.来源众多,成本合理d.临时性需求增加二.价格、品质与交货之控制(一) 价格之控制1.价格之意义物品或劳务之交换价值之货币表示之特定数值即是价格.基本上来说,价值高者,价格亦较高;反之亦然.但是「价值」是主观的效用认定,相同的东西对不同人,在不同的时间或地点有不同的效用,因此「价格」也会因人、因地而波动变化。