公司文件格式管理规定1总则1.1 为规范公司文件管理，提升企业形象，使公司经营管理类行文、资料处理工作，规范化、制度化、科学化，特制订本办法。

1.2 本办法适用于公司内部所有正式文件、文档及资料，如体系文件、管理文件、制度、通知、通报、红头文件等；1.3 本办法不适用于技术文件，技术文件格式由工程技术中心出具；2职责权限2.1 办公室负责本办法的制定、修改、解释和实施。

2.2 总经理负责本办法的审批。

2.3 各部门负责本办法的宣贯与实施。

3文件格式排版3.1纸张3.1.1公司的文件纸张用标准的A4打印纸；3.1.2体系文件页眉左上角为文件编号，中间为文件名称，右上角为版本号；3.1.3企业管理文件页面左上角为公司logo，右上角为文件编号。

3.2结构层次及编号3.2.1文件在结构层次上由章、条、段、列项、附录组成。

章是文件内容划分的基本单元，条是章的细分。

段是章或条的细分。

列项由一段后跟冒号的文字引出；3.2.2章：每一章均应有标题。

使用阿拉伯数字从1开始对章编号，编号应从“目的”一章开始，一直连续到附录之前；3.2.3条：同一章节或层次下，有2段或以上的内容时方可以设条。

使用阿拉伯数字对条编号，第一层次的条（例如4.1,4.2）可分为第二层次的条（例如4.1.1,4.1.2等），需要时，一直可分到第四层次（4.1.1.1.1）；3.2.4段：段不编号；3.2.5列项：列项应使用数字编号（后带半圆括号的阿拉伯数字）或字母编号（后带半圆括号的小写拉丁字母）在各项之前进行标识；3.2.6附录：按照条文中提及附录的先后次序编排附录的顺序。

每个附录应有一个编号。

附录编号由“附录”和随后表明顺序的大写拉丁字母组成，字母从“A”开始，例如“附录A”。

如果只有一个附录仍应标为“附录A”。

附录编号后跟附录标题。

3.2.7文件编号规则见附录A《公司文件编号规则》3.3字号、字体3.3.1标题编号及标题字号及字体a)文件标题为三号黑体，居中；b)章标题置于编号之后，编号和标题均为四号黑体；c)条标题置于编号之后，编号和标题均为小四号黑体；d)条文字置于编号之后，编号和文字均为小四号宋体；e)列项及其编号均为小四号宋体；f)附录编号及标题均为小四号黑体；3.3.2正文字号及字体a)正文中字体为宋体小四号字，无特殊要求字体颜色均为黑色；b)图表大小可根据需要设定，图表标题用宋体，加粗，小四号字体；图表内容中，标题栏需用宋体，五号字体，加粗；图表其它正文内容文字用宋体，五号字体；c)图表及正文的说明、注解文字用宋体，五号字体；3.4行距、缩进3.4.1文件标题为2倍行距；3.4.2章的编号顶格编排，章的编号与其后的标题之间空一汉字间隙，章编号及标题为2倍行距；3.4.3条的编号顶格编排，条的编号与其后的标题或文字之间空一汉字间隙，回行时顶格编排，条编号及标题为1.5倍行距；3.4.4段的文字空2个汉字起排，回行时顶格编排。

除编号外，其他各项均应另起一行空2个汉字起排。

例如段、列项，均应该另起一行空2个汉字起排。

段的文字为1.5倍行距；3.4.5列项的字母编号均应空2个汉字起排，列项字母编号与其后的文字之间空一汉字间隙，回行时与上一行文字对齐。

列项编号及文字为1.5倍行距。

3.5页边距页面的页边距：上为2.5厘米，下为2厘米，左为2厘米，右为2厘米，页眉顶端距离为1.5厘米，页脚底端距离为1.2厘米；文件应左侧装订，装订线0.5厘米；3.6页眉页脚3.6.1页眉字体为黑体小四，页眉的文件编号下方应标注本文件所代替的文件的编号，若为新增文件，则不标注。

可参见本文件；3.6.2页脚的中间设置页码，页码需体现当前页数和总页数，使用“当前页数/总页数”的格式，字体为Times New Roman五号数字，居中。

3.7封面3.7.1单一文件可以不设置封面，文件汇编、体系文件需要设置封面；3.7.2封面格式要求：a)左上角为文件类别，宋体，小四号字，加粗；右上角为文件编号，黑体，小四字，加粗；b)若文件为修订升级版本，需在文件编号下方标注代替旧版本文件的编号。

如本文件“代替RR-HTS-BG-01-2015”；c)如需说明“保密等级”“紧急程度”，在文件编号下方标注“保密等级”“紧急程度”，字体为黑体，小四号字，加粗，1.5倍行距；d)文件标题是宋体，一号字，加粗，居中；e)标题下方标注：“编制”“审核”“批准”，楷体，三号字，居中；f)企业管理文件封面下侧标有：执行部门、抄送部门、责任部门、印发时间，字体为宋体，四号字，加粗；g)体系文件封面下侧标有：发布时间，实施时间，字体为宋体，四号字，加粗；h)体系文件封面格式标准见附录A；i)企业管理文件封面格式标准见附录B。

3.7.3无封面公司内文件格式要求：a)在文件末尾处增加“编制”“审核”“批准”，字体为四号，宋体，居中，加粗，编制前空2个汉字起排，编制、审核、批准两者之间留8个汉字的空格，与正文保持2行距离；b)企业管理类文件最后设置“执行部门”“抄送部门”“责任部门”“印发时间”，宋体，加粗，小四号字体；c)企业管理类文件落款标注时间并加盖公章，字体用宋体小四号字，右边对齐，年月日要标识清楚，年份用4位数表示，日、月用两位数表示；d)如需说明“保密等级”“紧急程度”，在首页右上角标注；e)本文件为无封面公司内管理文件，无封面公司内文件格式可参照本文件。

4附注4.1本规定由综合办公室中心起草、归口管理并负责解释；4.2本规定自下发之日起开始执行，原RR-HTS-BG-01-2015《规章制度管理办法》和原RR-HTS-BG-02-2015《行文管理办法》同时废止；4.3附录：附录A：公司文件编号规则；附录B：文件格式模板；附录C：请示/审批表；附录D：红头文件；附录E：体系文件封面规范模板；附录F：文件汇编封面规范模板。

编制：审核：批准：执行部门：公司所有部门抄送部门：无责任部门：综合办公室2015年10月16日印发附录A ：公司文件编号规则1) 公司文件编号规则：***-CS-DN-NO-YYYY ***-CS ：代表公司名称DN ：代表部门名称，部门名称简写代码如下表NO ：部门文件的流水号编号，按部门所编文件总数自定，如01、02等按顺序给出。

YYYY ：代表本规章制度发布的年代号，例如2015. 2) 部门代号表3）各部门文件的记录（表格）统一编号规则公司文件的记录（表格）编号规则：***-CS-DN-NO-NO公司全称部门名称简写代码 部门文件表格的编号 部门文件的流水号编号4）各部门申请文件的统一编号规则公司各部门申请文件的编号规则：***-CS-DN-NO公司全称部门名称简写代码 部门文件流水号编号5）各部门红头文件的统一编号规则 卡卡 中文简称 字〔20××〕第××号附录B：文件格式模板XXXXXXXXXX（黑体三号，居中）1目的（章：黑体四号，顶格编排，编号与标题间距1个汉字符）1.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；（条：宋体小四，顶格编排，编号与标题间距1个汉字符，回行时顶格。

）1.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；2范围本规定适用于XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX;不适用于XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXX。

（段：宋体小四，段前空2个汉字符起排，回行时顶格。

）3职责3.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；3.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；3.3XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；4工作程序4.1XXXXXXXXXXXX(条标题：黑体小四，顶格编排，编号与标题间距1个汉字符)4.1.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXX；（条,也是正文，宋体小四，顶格编排，编号与标题间距1个汉字符，回行时顶格，1.5倍行距）4.1.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

4.1.2.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；4.1.2.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

4.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

4.3XXXXXXXXXXXXXXXX:（列项，由冒号引出）a)XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXX；b)XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

5相关文件（可不要）5.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；5.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；6相关记录（可不要）6.1XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；6.2XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX；编制：审核：批准：执行部门：XX抄送部门：XX责任部门：XX XXXX年XX月XX日印发附录C：请示/审批表附录D：红头文件*******公司文件****XX字[20XX]第XX号关于XX：*******公司XX年XX月XX日附录E：体系文件封面规范模板（编号+名称）体系文件***-CS-DN-NO-YYYY质量手册版本: A/B受控号:归口部门:编制:审核:批准：XXXX年XX月XX日发布XXXX年XX月XX日实施*************** 公司10/ 11附录F：文件汇编封面规范模板保密等级：XX★紧急程度：XXXXX制度汇编编制:审核:批准：执行部门：抄送部门：责任部门：XXXX年XX月XX日印发11/ 11。