商务接待管理办法（试行）
第一章总则
第一条为了有效控制成本，塑造良好形象,加强内部管理，规范商务接待工作，特制定本管理办法。

第二条本办法适用于各中心、分公司。

第三条本办法规定的接待范围主要是公司总部及分公司、各中心经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈、陪同参观等方面的安排和工作。

包括：
1.客户、供应商、各渠道上游公司、项目所在地各级党政机关、投资方等来员视察、参观。

2.公司领导的客人、合作单位人员来公司交流、参观、访问。

3.有关业务单位来员洽谈业务。

4.受有关单位安排来访的外宾或考察团等。

第四条经营管理活动所需的拜访同属于商务接待范畴。

第五条商务接待的原则
1.平等原则：对来宾无论职务高低，原则上都应平等相待、落落大方。

一般情况下，接待人员的级别原则上应与来宾的级别基本相等，特殊情况可高规格接待。

2.对口原则：一般性接待原则上由行政服务中心或对口业务部门负责，各职能部门为对口接待部门，并遵循“谁出面接待、谁结账”的原则。

3.节约原则：各类接待原则上以当地特色为主，即要不失礼节，又要经济实惠；酒水餐标按照相对应规格的标准执行。

4.周到原则：接待要做到衔接周密，以礼相待，使客人感受到热情、周到。

5.保密原则：向来宾介绍情况，注意保守公司机密；重要会议要有记录，巧妙回避不宜回答的问题。

第二章管理内容
第六条商务接待管理部门
1.由相关部门主负责，行政服务中心协助接待，特别重要的宾客接待可协调公司领导出面。

2.行政服务中心协助落实宾客的接送、食宿、购票、礼品等安排。

3.相关部门主要负责宾客的会谈、陪同参观、陪同就餐等。

第七条接待部门应根据来宾的具体情况，把握接待工作的基本原则及接待规格等，妥善安排相关部门和领导的参与及其他各项具体活动。

第八条接待工作一般分为会见、会谈、参观、宴请等四类，接待根据来访目的和内容进行安排。

1.会见按其内容可分为：礼节性会见和事务性会见，或兼而有之。

礼节性会见时间较短而内容较广泛。

事务性会见一般涉及工作相关等的内容。

2.会谈是指双方或多方就某些共同关心的问题交换意见，主要是对工作相关内容进行洽谈、座谈、研讨，也可指公务洽谈和业务谈判。

会谈一般说来内容较为正式，政策性或专业性较强。

3.参观分为一般性参观和专项参观，接待时根据不同需要安排参观项目及内容。

4.宴请主要分为礼仪性宴请、交谊性宴请和工作性宴请：
（1）礼仪性的宴请。

如为重要活动而举行的宴请，都属于礼仪上的活动需要。

（2）交谊性的宴请。

为表示友好、发展友谊、交流感情而举行，如接风、送行。

（3）工作性的宴请。

参加宴会的各方，为解决特定的工作问题而举行的宴请，以便席间商谈。

第九条接待费用的管理
1.接待费用实行计划控制，各中心依据接待费用标准进行预算控制，费用总额不足却又有必要的，需公司领导审批追加预算，超预算和超标部分按相关办法或意见进行核算、考核。

2.每一次接待工作以接待费用标准执行，禁止超预算接待、超权限接待和超标准接待。

3.接待费用由负责接待的对口业务部门承担，接待工作中发生的各种票据由负责接待的部门统一汇总后按费用报销流程履行报销手续。

第十条接待标准
（一）接待分类
1.特级接待：省级政府官员;对公司发展影响十分重大者；其它同级别人员。

2.A类接待：市级政府官员；关键客户；国内大型企业、事业单位主要负责人；对公司发展影响重大者；其它同级别人员。

3.B类接待：重要客户；国内一般企事业单位负责人：其它同级别人员。

4.C类接待：一般潜在客户；外单位参观、考察团队；各中心、分公司
层面对接客户；学生团体及其它一般组织或个人。

5.D类接待：各单位来访客户（按业务需要向分管副总经理申请）。

（二）具体接待标准：
第十一条所有来宾原则上公司不承担住宿费，公司接待负责人可代为订房。

确需由公司承担住宿费用的，参照以上住宿标准执行。

第十二条来宾数1-3人的，餐费可按规定标准执行；来宾数4-6人的，餐费可按标准的80%-90%执行；来宾数7-10人的，餐费可按标准的70%-80%执行；11人以上的，餐费按标准的60%-70%执行。

第十三条接待A类、B类来宾，在本办法规定的用餐标准上，可上浮30%报销，但每10次不得超额3次，如超标报销超过3次或出现超过上限30%标准的，一律报经董事长审批后方可报销。

若未经董事长审批，其超标费用
的50%由负责接待的业务部门自行承担。

第三章管理程序
第十四条接待审批程序
1.接待部门接到上级单位或客户来访的来函、来电及领导的指示后，了解基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务、来访意图、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班等。

2.接待部门指定专人制定接待工作方案，详细了解来宾是否需要车辆接送、是否需要安排住宿、是否需要安排宴请、礼品等，然后在OA填报《业
务招待申请表》工作流，相关部门根据《业务招待申请表》中的需求信息协调、配合、落实接待工作。

3.C类、D类来宾的接待申请，由接待部门的主管副总审批；A类、B类来宾的接待申请，由总经理审核，报董事长审批。

第十五条接待执行程序
1.迎接
安排于机场或车站迎接来宾时，司机应至少提前十五分钟到达指定地点，以便引导客人顺利到达停车点并帮助客人提拿行李。

对身份较高的贵宾来访必须安排迎接陪同人员，一般情况下，由与来宾身份相当的对口业务接待部门主管领导迎接，特殊情况下可请董事长出面迎接，接待主管人员原则上应陪同前往。

2.入住
一般情况下，行政服务中心提前预定好酒店客房后，由负责迎接的司机协助来宾办理入住手续。

A类、B类宾客的接待，必须由接待部门相关人员
提前在酒店迎候并协助客人办理入住手续。

3.会谈
会谈时我方人员应提前到达，并在门口迎接。

对会谈场所、座位应事先精心安排，留定座位，桌上放置记录所需纸笔和饮用水，A、B类接待还应订做桌花、摆放果品等，必要时还应准备座位牌。

4.参观考察
根据来访目的、性质、来宾意愿和兴趣，选择有针对性的参观考察项目，安排身份相当的陪同人员引导和解说。

5.宴请
根据活动目的、来宾身份、经费预算等因素确定宴请地点，用餐标准按第十条规定执行。

6.送别
根据来宾意见，预定车票、机票，结清客人食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站或机场。

对身份较高的贵宾必须安排送别陪同人员，原则与贵宾迎接相同。

第十六条费用报销程序
1.报销各类接待费用，均须将《业务招待申请表》、餐饮及住宿发票等作为报销附件。

2.接待费用按“一事一清”原则，在接待消费后7个工作日内办理报销手续，不得累积报销。

3.实行签单方式结算的，以月为结算周期，由行政服务中心统计后按费用所属事业部开具发票，由各事业部、中心分别填制报销凭证并按财务管理
规定报销。

4.因各分公司、项目公司业务需要所发生的招待费，由各分公司、项目公司自行承担。

第四章接待礼仪
第十七条接待礼节
1.见面：主动、热情、礼貌、递交名片
2.接待：主动起迎，问明来意
第十八条安排交谈地点
1.根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈。

2.比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另定时间。

3.切忌让客人久候而无人问津。

4.客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。

第十九条引见指南
首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名），引见顺序如下：
1.把年轻者介绍给长者。

2.按社交礼仪需求，依次介绍一行来客。

3.职务相同，先介绍年长的。

第二十条行路要求
1.陪同客人行路，请客人行于自己右侧。

2.乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开、关门。

3.自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。

第二十一条座次安排
参见《商务接待中的座次安排规范》。

第二十二条其他
1.穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度。

2.主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士。

3.尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。

4.接待人员必须第一时间到达现场，组织实施接待活动。

第五章附则
第二十三条各中心、分公司在执行接待任务时，未严格按照本办法规定执行的，除按违反公司办法规定进行处罚外，对公司造成经济损失或负面影响的将追究当事人相关责任。

第二十四条本办法自发布之日起实施，公司其他办法或规定与本办法冲突或矛盾的，以本办法为准。

第二十五条本办法由行政服务中心制定并负责解释，报董事长批准执行，修改、废止按同程序运作。