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時間管理的架構
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定下期限處理
立刻處理
B C 敢於拒絶 委託他人
A
重 要 性
緊急性
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D
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重 A B C
急
重 要 性
D 緩12
計劃之研擬 技能之提升 公關之促進 問題之調查 健康檢查
設備故障,生產停擺 重傷害急救 員工產生肢體衝突 顧客抱怨 停電 有些電話 有些不速之客到訪 有些會議之出列席 有些無謂的請託 有些臨時的邀約
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You delay but time does not !
- Benjamin Franklin
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人, 為何安於現狀?
• 為何你我都不滿意現狀, 但是卻安於現狀?
1.無奈 2.因為現狀是你我最熟悉的
3.不確定改變之後會更好
• 我們明明時間管理不好, 卻不想要去改善它. 因為忙得沒有時間做時間管理嗎?
把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很對地做完, 叫做效能
時間管理就是事前的規劃或長期的計劃
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時間管理不是什麼?
• 時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有 的時間都是一般地多 • 所以時間管理的問題本身不在於時間多少, 而是在於自己如何善用及分配你自己的時 間.
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1.思考問題 1.花 1 小時寫作 2.寫計劃/ Update Follow up進度 (1hr) 3.Update/Modify 進行中專案
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一週之計在於禮拜天
• 在每個禮拜天要檢視目前專案的進度 • 視情況調整計劃的目標或者是計劃的做法 • 將下個禮拜這些計劃的應完成事項列表出 來. 這就是週計劃 • 寫出下個禮拜七天的備忘錄. 每天一張備忘 錄. 將週計劃安排在適當執行的行程
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時間管理從那裡開始
• 時間管理不是聽了這堂課就會時間管理, 也 不是看了時間管理的書就會了, 而是從你不 滿足於現狀, 或者是想要有更好的時間管理 開始. • 沒有人可教你時間管理, 除了你自己覺得需 要 • 再來是你需要一個新的思考方式. 什麼是新 的思考方式呢?
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每日工作計劃分配原則
早上 中午 13:00~15:00 下午 晚上
活力充沛, 衝勁 與勇氣兼俱 (Do)
思考遲頓, 適合 散心, 放鬆 (Check)
冷靜, 溝通 (Action, Plan)
Relax, 人文, Thinking
1.發e-mail 1.面對面作追蹤 2.電話敲定事情/ 2.到現場走動 做事情 3.溝通與協調 3.給 Leader 方 向/ 畫架構 4.執行進行中專 案
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擬定計劃注意事項(一)
1.要從結果來思考要有什麼樣的做法, 結果只 有一個, 做法卻有無窮多種組合, 只要花最 少力氣及資源, 就是最好的做法 2.要多聽其他人的意見, 特別是專家或者是曾 經做過人的意見, 切忌閉門造車 3.做法的骨架就是計劃的主軸, 一件專案的成 敗, 在這裡已經決定了
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擬定計劃注意事項(二)
4.計劃中也有 80/20 的重要事項, 這些事情是 要最花心思去做的, 因為這 20% 重要事情 做完, 專案進度也完成 80% 了. 5.計劃要有系統面的思考
由上而下思考, 思考如何不遺漏, 不重疊. 如何做 最節省資源
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執行力
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時間管理與工作計劃
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請閉目一分鐘思考這個問題
你的快樂是…
您的成功是… 關心您的人及您所關心的人是…
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找出你心中的優先順序
• 你最關心的人是誰? • 你認為成功是應該完成什麼階段性任務? • 你的成功和你最關心的人有關嗎? 你成功 了你就快樂嗎? • 可是平時當你掉到“忙碌”的陷阱時做的 事情有多少是跟這些人或事情相關的?
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花時間在計劃上才是 最節省時間的作法
不 好
耗用時間
C D P 好 耗用時間
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A
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目標的訂定
• 目標的訂定必須具挑戰性。 • 目標訂定要考慮優先順序, 重要的話就多 花一些資源及時間, 目標跟投入的資源成 正比。 • 目標要分階段性目標, 不要一下子把目標 訂得太高。
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如何展開工作計劃
一日之計在昨天睡覺前 一週之計在於星期天 一月之計在於月底
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一日之計在於昨天睡覺前
• 每天睡覺前把今天完成的事情寫下來, 你會 很有成就感的 • 每天睡覺前把今天應完成未完成的事, 或者 是明天做的事情應調整方向的寫下來, 這是 明天的計劃 • 隨身準備一支筆一張紙, 將想到的 Idea 化 為明天的行動, 你將是最有創意最有行動力 的人
你可知道為何會想不出來?
• 因為你跳不出原來的思維習慣 • 但是假設你已想出來了. 恭喜你, 你可以用 新的角度去思考一個舊有的問題. • 而CF的時間管理方法論就是一個新的思考 方法, 你只要了解它, 接受它, 執行它. 你就 會得到一個良好的時間管理.
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時間管理是什麼?
時間管理就是自我管理 自我管理即是改變習慣, 讓自己更有績效, 更具效能
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每個計劃如何給予評分
• 要執行的計劃由 80/20 法則決定 • 先將所有計劃列出來, 分成短中長期 (自行 定義) • 分成三個項目(也可依自己的價值觀調整), 依照: 重要性, 急迫性及成功機會來給分數. 最好給 5 分, 最不好給 1 分 • 將三個分數相乘, 分數最高者為最優先執行 的計劃
重 要 性
有些交際應酬 有些文件之處理 處理屬下之工作 自我干擾 個人嗜好的沈迷
緊急性
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案例研討
• 檢視李經理時間管理上的問題點為何? • 假如你是李經理，你會如何改善？
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擬定工作計劃
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完成工作的三大要素
• Time 交期 • Quality 品質 • Cost 成本
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每週工作性質分配法則
禮拜一二 禮拜三四五 禮拜六日
活力充沛, 衝勁與勇 思考遲頓, 放鬆, 溝 氣兼俱 通 (Do) (Check)
1.大型專案丟球 2.組內專案丟球 3.給予組員做事方 向/做事重點 4.創造議題 1.Follow Up 一二所 丟的球 2.調整, Update 計 劃 3.議題收尾 4.傾聽溝通