公司公文制作格式
一、常用公文文种
(一)命令(令):依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
(二)决定:对重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(三)公告:向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(四)通告:公布各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(五)通知:批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
(六)通报:表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(七)报告:向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
(八)请示:向上级机关请求指示、批准。
(一文一事,必须有签发人)
(九)批复:答复下级机关请示事项。
(十)意见:对重要问题提出见解和处理办法。
(十一)函:适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(十二)会议纪要:用于记载、传达会议情况和议定事项。
(不盖公章)
二、公文用纸
A4型纸,成品尺寸:210mm×297mm
在菜单文件下选页面设臵:
设臵页边距(上白边)为:37mm
(下白边)为:25mm
公文用纸订口(左白边)为:28mm
(右白边)为:26mm
版心尺寸:宽156 mm×高225mm
三、公文结构与排版格式和字号要求
公文结构分为眉首、公文主体、公文版记三部分。
(一)公文眉首部分是指公文首页红色反线以上的各要素,本学会的发文标识、发文字号、签发人、红色反线等部分;
发文字号:在发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数字标识;年份用六角“…?”括入;序号不编虚位。
签发人:上报的公文需标识签发人的姓名,平行排列于发文字号右侧,发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3
号楷体字标识签发人姓名。
(二)公文主体分为首页红色反线下到主题词以上的各要素,公文标题、主送机关名称、正文、附件序号及附件标题、成文日期、印章使用等部分;
公文标题:红色反线下空1行3号字的行间距,用小2号华文中宋加粗正体。
多行回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
正文中小标题:
第一级用“一、”左空2个字,用3号黑体字或仿宋体加粗。
第二级用“(一) ”左空2个字,用3号仿宋体加粗。
第三级用“1、”左空2个字,用3号字仿宋体。
第四级用“(1)”左空2个字,用3号字仿宋体。
主送机关名称:标题下空1行3号字体的间距,左侧顶格用3号仿宋体字,回行时仍顶格:最后一个主送机关名称后标全角冒号。
公文正文:主送机关名称下1行,每自然段左空2字,回行顶格,数字、年份不能回行,用3号仿宋体字,每面排22行,每行排28个字。
(可设行间距固定值29,字间距紧宿0.5磅)
附件:公文如有附件,在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数字(如:“附件:1.××××”),附件名称后不加标点符号。
附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。
如附件与公文正文不能一起装订,在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
附件标题采用小2号黑体,居中排布。
附件正文采用3号仿宋体(与公文正文字体、字号一致)。
附件文中小标题采用3号仿宋体加粗(如是表格内容的,又必须在一页内排,可灵活用字号)。
成文时间:用汉字将年、月、日标全;“零”写为“○”。
印章使用:制发的公文在落款处不署单位名称,只标识成文日期。
成文日期右空4字,加盖印章应上距正文1行之内,端正、居中下压成文时间。
(三)公文版记部分在公文最后一页,排列次序按主题词、分栏线、抄送机关、印发机关和印发日期、印发数量等部分。
主题词:用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号:词目用3号华文中宋体字;词目之间空1字。
抄送机关:公文中如有抄送单位,在主题词下1行;左空一字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用顿号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关标句号。
如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关。
印发机关和印发日期:位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位臵;用3号仿宋体字。
印发机关左空1字,印发时间右空1字。
印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。
版记中的反线:版记中各要素上下均加一条反线(线条
的上下均设为1.5磅,中间线设为0.75磅),宽度同版心。
页码:用4号宋体标识,左右各空半个空格放一条4号
一字线。
单页码居右空1字,双页码居左空1字。
空白页
和空白以后的页不标识页码。
四、公函式格式
学会发出的公函式公文,如有函号的,发函号在距武
文线下一行,居右空1字,用3号仿宋体字将学会简称及
函号、年份、序号用阿拉伯数字标识;年份用六角“…?”
括入;序号不编虚位。
(例如:中房学函…2009?××号)。
信函式公文标题:距函号下空1行3号字体的间距,用小2号华文中宋加粗正体。
多行回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
页码:首页计算页码,但不显示页码。
其他格式同上要求。
五、公告格式
公告发文字号:公告字号在红色线上行,距红色线之上4mm 用3号黑体字,居中排布,“第××号”,的公告号。
公告标题:红色反线下空1行3号字的行间距,用小2号华文中宋加粗正体。
多行回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
页码:首页显示页码。
公告结尾有学会名称落款和日期,不加盖公章。
其他格式同上要求。
六、会议纪要格式
会议纪要不加盖印章。
其他格式同上要求。
七、数字表示
公文中的数字,除成文日期、结构层次数字外必须使用汉字外,其他数字应当使用阿拉伯数字,在同一公文中,数字使用应保持前后一致。
八、公文的印装要求
印刷标准:印刷字面清晰,字迹清楚,印品着墨实、均匀,字面不花,前后一致。
无掉字、无断划、无破页、无白页、无倒印、无错印。
装订标准:左侧装订,整齐牢固。
无多页、无颠倒、无混装、无漏订、无重订、不粘面。