采购部标准作业流程Ⅰ. 制定标准作业流程的原则采购部连接着客户与供应商之间的供需链，也是贯彻客户意愿和外贸部决策的执行者，为了加强部门之间、部门内部的沟通和执行力，特制定采购部作业流程和管理流程可以认为，制定本作业流程的原则——（1）加强客户与外贸、外贸于采购、采购与供应商之间的沟通，即督促采购任务正确、高效地进行。
（2）加强采购部的执行能力，即督促采购人一团按质按量按时地完成采购任务。
归结为两个字：沟通与执行力Ⅱ. 采购标准流程的内容采购部的作业流程，具体由三个部分组成：（1）询价报价流程（2）下单跟单流程（3）验货出货流程在具体的工作之中，采购员要保持良好的工作习惯（具体见《成功的采购员所必备的八个习惯》）一．询价报价流程询价和报价，在采购员的个人电脑中，反映为“询价”和“报价”两个文件夹。
1.询价要求。
询价要求由外贸员发出，必须是通过信件、雅虎通、要求采购人员记录或者其他书面形式作出，以便验证。
采购员在收到询价要求后要立即“立案”，写入《采购员每日工作记录》并明确答复外贸员报价的时间。
所谓“立案”，是指（1）在电脑中创建“询价”文件夹，客户号+每日以日期为文件名创建文件夹，并将询价要求（邮件、文件）保存到每天的文件夹中（例如：7.1塑料汽车杯）或者（2）对于没有图片的在笔记本中详细记录下询价的内容。
2.比价询价。
市场询价要在理解产品的基础上进行，多比较，多测量，找准价格差，少做无聊的评论（具体要求参考《采购询价的要求》）。
采购员外出到市场询价，须填写《采购员外出记录》。
采购任务多而且市场分散的，在经主管同意、签字后中午可以继续留在市场。
3.报价。
报价表在“报价”文件夹中完成，保存到每天的文件夹中（例如：7.1塑料汽车杯）。
报价表的总体要求是“一步到位”，即尽可能反映出“价格差”和包装、现货等重要信息，以便于客户确认比较，尽快下单。
报价表尽量采用英文，照片拍摄要求合理（拍摄要求参考《验货拍照的要求》）。
报价表做出后，发给外贸员，必须是通过信件、雅虎通、要求外贸员记录或者其他书面形式做出，养成及时回报的习惯。
4.推迟报价。
对于当日没有完成的询价，采购员要COPY到第二天的目录中，杜绝遗漏。
并且明确答复外贸员再次报价的时间。
二．下单跟单流程1.谈判下单。
采购员在谈判之前须与外贸员、财务沟通好货款情况、开票情况、付款方式、送货时间等细节。
谈判过程中，采购员在相关经理（包括采购部经理、采购经理、外贸经理）的辅导下，除了反复的讨价还价，还要确认以下要点：品质、包装、交货期、付款条件。
谈判要求（1）多选一。
在尽可能多的“后备供应商”中进行选择（2）谈判过程由双人相互配合完成（3）综合考虑价格。
从品质、包装、配合度、付款方式等角度来综合衡量价格。
2.签订合同。
为确保品质呵护客户的要求，合同（订单）中的“品质要求”和“包装要求”由外贸经理或采购经理确定。
因此采购员须在拟定合同之前先打一份合同草稿，向相关的外贸经理或采购经理汇报产品的品质和包装细节，并提供样品。
“品质要求”和“包装要求”的基本原则是：细化、量化。
即详细列出产品的价格差及其要求（如金属制品的厚度、塑料制品的克重和石膏比例、容器状产品的容量）；详细列出包装的方式（单个PCS或几PCS一套）、材质、厚度、印刷。
严禁出现“品质良好”、“包装良好”等模糊的要求。
为方便品管员进行验货，我司在《购货合同》之后增加了《验货单》。
两者的“品质要求”、“包装要求”均一致。
《购货合同》和《验货单》一式三份，签字后，一份交采购部经理，一份交供应商，第三份中的《购货合同》交财务。
3.标签唛头。
谈判的前后，采购员须开始准备标签和唛头。
此时采购员须向采购文员书面提供“作标签资料”。
“做标签资料”包括以下信息：（1）进口商信息（须向外贸员确认进口商或者是否有更改）（2）品名（须向外贸员确认）（3）正唛上的PCS数量（4）标签上的PCS数量（5）其他“注意事项”，如“内不再有标签”、电池、警语等特殊标志。
案例共资料“做标签资料”的目录里面（如果是书面形式的资料，则保存到“做标签资料”文件夹内保存），以留给“第二人”复核。
开始做标签。
先按客户分类，更新《所有条码汇总》。
向采购员了解进口商信息是否有变化，如无变化则调用原有的“客户模板”，制作标签和唛头（在旧标签的基础上做新标签的时候，切忌按“保存”把原先的旧标签覆盖掉。
最好刚开始就“另存为”一个新的标签）。
CORELDRAW完成后，一方面要“输出”为JPG格式；另一方面邀打印出来，并在右上角用小字标明“客户代号”和“中文品名”。
JPG格式和打印出的文件，两份资料交到“第二人”手中。
“第二人复核”。
唛头、标签采取“双人复核”。
“第二人”的复核凭据包括（1）原始的“做标签资料”（2）JPG格式（3）打印出的文件。
复核的内容包括：（1）新的条码标签在《所以条码汇总》中有否重复；（2）进口商信息有否张冠李戴（3）正唛和标签上的PCS数量是否有写错（对照合同或者与采购员确认）。
（4）JPG格式和打印出来的文件是否一致。
如发现问题，“第二人”要立即反馈给采购文员，由采购文员确认、修改（这就是所谓的第二人“只查不改”）。
复核完毕，由“第二人”将JPG发给相应的采购员、外贸员、客户，进行确认。
如未得到其中任何一方的确认，不得将对外发出。
如果采购员、外贸员、客户要求再修改，仍遵循第二人“只查不改”的原则、采购文员要做好唛头和标签的档案管理，以便于回查和返单。
（具体要求见《采购文员的工作内容》）4.跟单返工合同签订以后，采购员要至少三天跟单一次，反复强调品质、包装、标签条码（供应商不得擅自更改包装方式而造成PCS不符）、送货时间。
对于供应商方面反映的问题，应尽快联系后备供应商，争取补救。
可能影响到出柜时间的问题，要做不出此货的打算，重新排柜。
三．验货出货流程为确保商品的品质合乎客户要求，公司实行“平行验货”和“临时抽检”的制度。
一方面，采购员和品管员分开验货，另一方面，外贸部和采购部主管随时抽检。
1.品质包装。
对于已经下单的产品，采购员向供应商索要两份样品，一份自己留做验货依据，一份交采购文员。
后者将样品连同《验货单》交品管。
货物入库，仓库管理人员清点数量。
采购员和品管应在一个工作日（按八小时计）内分别验货，分别填写《验货单》及各自意见，(品管验货详见《品管验货作业流程》，采购员验货详见《采购员验货作业标准》)。
两份《验货单》分别汇总到采购文员处（采购文员依此上报每日入库的产品），如果两份意见一致，则送财务登记；如果两份意见不一致，则回报相关主管处理。
2.拍照确认。
采购员收货，要拍摄照片，拍摄的内容、技巧及要求见《验货拍照的要求》。
拍摄完成后进行筛选、编号等后期处理，在第一时间导入公共资料“出柜资料”中，按柜号编列；在第二时间传给外贸员、客户进行确认。
3.出柜预算《出柜预算》是以货柜为单位，沟通外贸、采购、财务、仓库、单证五个方面的工作表。
当接收到外贸员或者客户的确认通知后，采购员要开始编写《出柜预算》，并在预计出柜前一星期的法定工作日通知单证员订舱定柜。
（1）《出柜预算》首先是外贸员与客户沟通的平台。
采购员只是要三天更新一次《出柜预算》，并用邮件、雅虎通等书面形式发送给外贸员。
（杜绝使用《出柜预算》时最常犯的第一个错误：如果所定货物的箱数量又说改变，必须及时作出调整并告知外贸员，以避免实际订量与预算订量不符。
）（2）《出柜预算》是外贸员与采购员沟通的平台。
原则上，《出柜预算》由相关的采购员编写和更新。
（杜绝使用《出柜预算》时最常犯的第二个错误：《出柜预算》中的数量QTY、总金额TOTAL必须用公式计算，以保证单价、订量的改变能及时反映到数量和总金额上。
）（3）《出柜预算》是采购员与财务沟通的平台。
每次出柜之前，采购员须将《出柜预算》交财务，以方便财务计算应收账款和向外贸员确认到账情况。
（杜绝使用《出柜预算》时最常犯的第三个错误：《出柜预算》中的价格是外贸员对客户的报价，不是财务作为与供应商结算的价格。
）（4）《出柜预算》是采购员与仓库管理人员沟通的平台每次开始收货之前，采购员须将《出柜预算》交仓库管理人员，以通知仓库预留柜位收货。
(杜绝使用《出柜预算》时最常犯的第四个错误：采购员须根据仓库的实际称量情况及时更新《出柜预算》中的箱规和重量，以保证出柜的体积和重量正确。
）（5）《出柜预算》是采购员与单证员沟通的平台。
出柜之前，采购员须将《出柜预算》交单证员，确定开票货物及《开票资料》。
单证员根据《开票资料》确定如果报关。
装柜结束，单证员根据仓库提供的出柜单最终确定报关单。
(杜绝使用《出柜预算》时最常犯的第五个错误：采购员须与单证员确认《出柜预算》中的品名是否就是开票的品名，以及计算单位、金额等情况。
因此，单证员务必要和采购员共同确认《开票资料》，以此作为报关的根据。
4.装柜报关每一个柜子都有“装柜原则”，包括什么货物先装什么货物后装、什么货物一定要装、什么货物在上什么货物在下。
这一原则由采购员制定，但制定之前须和单证员、仓管进行沟通。
我司装柜有指定的“监柜人员”，监柜人员的职责是：（1）落实：“装柜原则”；（2）协助仓库人员的装柜工作，监督装柜工人安全、文明的装柜；（3）拍好装柜照片，为公司和客户留下装柜记录。
装柜图片需要能展示装柜结束，仓库人员填写《实际出柜单》和《装柜示意图》，监柜员审核并交单证员，单证员依据《实际出柜单》报关。
四.外地验货装柜流程5.外地验货。
是指相关人员到公司（办事处）以外的工厂、仓库验货。
验货员前往外地验货之前，需上报并确定验货时间、《验货标准》。
《验货标准》要详细例举：（1）产品外观要求（2）产品性能要求（3）检验方法。
前往外地验货之前，验货员须向供应商传真《验货通知》，其中包括验货时间、验货内容。
《验货通知》由供应商以签字传回的形式确认。
（注：即便是双方确认了《验货通知》，我司也可以自行安排，提前验货）。
验货过程中，验货员要参照《验货标准》，填写《外派验货报告》（具体格式参考《8.23外派验货报告模板》），拍摄验货照片。
经过抽样的箱子，须用公司的封箱胶带封箱。
验货完毕后，或是验货员自己整理，或是委托公司其他人员整理，于48小时内将《外派验货报告》和验货照片传给客户。
6.外地装柜。
结合义乌仓库验货和外地验货的细节，作为外地装柜的参考。