所有记录应予以安全保护和保密。 检验活动中的观察结果、数据应在工作中及时记录， 记录包含足够的信息，以便识别不确定度的影响因素 和保证在尽可能接近的条件下复现检验过程。 记录中出现错误时，应按规定的方式进行修改。 记录中必须有相关人员签字，体现相关记录人员。 过期的记录需要清理销毁时，应经主管领导批准后实 施。 检验报告和原始记录长期保存，其他相关记录视情况 定保存期限。
档、借阅、维护和清理销毁等环节的控制。
分工明确：不同部门管理不同记录档案。 以电子形式存储的记录应进行备份，并应防止 这些记录受到未经授权的侵入和修改。
“If it is not documented，it has never happened”
Ø数据可以存在于多种形态： 纸质数据：手工填写和打印出来的电子数据 电子方式存储的字节（电子数据） Ø记录 是数据的组合，同样分为纸质记录和电子记录
纸质记录的基本要求：
Ø应适于长期保持 Ø墨水等应适于长期保存 Ø热敏纸应有复印件 Ø影像资料转换成纸质文件时应确认其准确性 和一致性
数据采集的准确性和完整性
数据采集与数据完整性的法规要求：
药品生产质量管理规范（2010年修订）
l 第一百六十条 应当尽可能采用生产和检验设备自动 打印的记录、图谱和曲线图等，并标明产品或样品 的名称、批号和记录设备的信息、操作人应当签注 姓名和日期。
药品数据管理范（征求意见稿）
l 第三十三条【数据的收集和记录】应有程序规定数 据的收集和记录过程，定义必须的步骤和预期标准。 数据的收集和记录过程应确保可重现被记录对象的 完整历史，其保留形式应确保可理解和读取。
实验室相关的数据和记录
实验室数据包括：
GMP规定的范围
人工观察后进行填写的纸质记录 仪器、设备或计算机系统产生的数据 采用摄影、摄像技术获取的客观数据
原始数据
原始数据是最初观察或试验的结果，应用实验、观察 或资料分析等方法，根据实际情况直接记录或统计形 成的各种数据、文字、图表和声像等原始资料。
基本要求：真实、及时、准确、完整、 防止漏记和随意涂改、不得伪造、编造 数据。 重要性：
纸质文件
Ø对纸质文件的有效管理是GMP的关键部分， 因此，文档系统应满足GMP的要求，确保有 效控制文件和记录，维持其完整性。 Ø纸质记录必须受控，在整个数据的生命周期 中，记录必须保持可追溯性、清晰、不可消 除、同步原始和准确。
分为：质量记录和技术记录
质量记录
内 外 部 审 核 和 管 理
纠 正 和 预 防 措 施
实验室数据系统分类：
简单系统：要求数据打印内容完整、清晰。如：天平 一般系统：具有打印数据和参数。如：紫外、不溶性 微粒仪。 复杂系统：纸质打印无法代表原始数据。如：HPLC/GC Lims系统
需要审计追踪
实验室记录的有效管理
目的：为管理体系运行的有效性提供客观证据，达到
复现检验过程的目的。
范围：质量记录和技术记录的收集、标识、编目、存
制药企业如何有效保证 实验室数据完整性
数据完整性
首先强调的是数据的
“真实可靠性”
在药品整个生命周期中，包括药品研发、生产 以及上市后的监测，相关的数据和记录均要符 合数据完整性的要求。 MHRA：数据完整性要求等同于人工（纸质） 和电子数据
药品数据管理规范（征求意见稿）：
第七条【质量文化】高层管理者应 当重视数据可靠性，倡导公开、透 明的质量文化，鼓励员工遇到数据 可靠性问题及时报告和沟通
数据采集的影响因素：
与数据来源的影响因素类似，数据采集的影响 因素也是主要包括：人员、仪器和操作规程三 个主要方面。仪器的操作和操作规程也是有人 为因素，既然是有人员的参与，那么在记录过 程中的错误输入是不可避免的，错误的输入导 致数据的不准确以及不完整。
FDA警告性以及GMP 检查-----缺陷举例 Ø 2017年4月3日，FDA签发给印度MYLAN的FDA警 告信是基于2016年9月对其工厂的检查。 Ø 2016年前6个月中，MYLAN宣布了139例其初始 OOS含量结果中的101个无效（约占72%），而没 有对这些OOS结果做出充分的根本原因分析。例 如：1个稳定性试验中6个月的含量测定，原始结 果不符合规定，没有进行适当的调查就宣布结果 无效，然后用复测的合格结果替代。
如何实现数据的完整性 l制定完善的质量管理体系并形成文件： ① 质量手册 ② 程序文件 ③ 作业指导书、检验标准和操作规程 ④ 其他质量文件（表格和报告等）
质量文化 所有行为都是需要人来完成的。所以人员是主 体。
制药企业的最高决策者是质量文化的倡
导者和创造者，是成功的关键。没有决策者的 高认知，就没有真正的持久的质量文化。
Ø如何确保数据来源的可靠性和完整性 人员：诚信、资质和相关培训 仪器：使用状态（经过校验或验证） 操作规程：SOP、空白记录的控制、偏差和变
更得到控制
实验室仪器与数据来源的相关性 Ø简单系统（天平和pH计） 只要求定期校准 Ø复杂系统 即需要校准，更需要根据用途进行验证 Ø复杂程度越高，验证工作越复杂
现在，FDA要求MYLAN对所有的OOS结果进行 趋势分析，不管这些结果是经过了确认还是初 始的OOS结果。MYLAN必须向FDA提交每个 OOS结果的详细内容：供试品的名称、分析热 气、分析类型、检测目的、初始结果、复测结 果以及OOS结果未确定的可归结的根本原因。
Ø 辽宁省食品药品监督管理局于2017年5月对东北制药集团沈阳第 一制药有限公司等8家药品生产企业实施了药品GMP跟踪检查， 本次跟踪检查均以飞行检查的形式开展。共20条缺陷。 如： ① 冰柜温度记录，现场检查温度计已破损。 ② 质量控制与质量保证措施不完善：企业未按药典凡例的要求 对原料鬼臼毒素生产使用的丙酮和乙醚的残留情况进行评估。 ③ 人员与培训管理有待加强：QC实验室负责人对系统后台数据 管理不熟悉。 ④ 设施设备管理不规范：粉碎岗位TCG-60天平使用前未进行校 准 ⑤ 部分计算机化系统权限设置不合理：研发与化验室公用 Chromelen7网络色谱工作站，研发人员和QC人员能够互相访 问对方的色谱数据。
系统的确认和验证
使用法规及指南
u CFDA计算机化系统附录 uFDA cGMP uEU-GMP uICH uGAMP4/GAMP5
计算机化系统数据可靠性管理要点：
u系统的确认和验证 u系统之间的数据转移 u系统安全性 u系统审计追踪 u系统数据采集/输入 u系统内数据审核 u电子数据存储、存档和清除
电子数据：以电子、光学、磁盘或类似 手段生成、发送、接收或存储的信息。 在QC实验室中，电子数据一般指数据的 生成、查阅、存储和管理使用计算机化 系统或存储的数字媒体中。
建立与纸质文件相同的质量文化和文件 管理制度。 特别关注：计算机化系统
文件管理系统的设计要能保证计算机系统不会 被意外或故意篡改、修改或者确保不会出现其 他可能影响计算机系统完整性的活动。
电子记录： Ø 系统应经过计算机系统验证 Ø 应设置不同的职能和权限 Ø 每一个检验人员具有独立账号和密码 Ø 具备审计追踪功能 Ø 受控文件打印输出能受控 Ø 数据有可靠的备份和恢复策略 Ø 影像资料确认其准确性、真实性
如果满足以上需求后，电子文件、记录与纸质 记录同效。
QC实验室的数据包括以下内容：
Ø取样记录、检验记录和报告 Ø仪器使用记录 Ø标准品使用记录 Ø色谱柱使用记录 Ø仪器的校准记录、维护保养记录
数据记录的生命周期
MHRA期望：保证数据整个生命周期的完整性。
生成/ 录入 处理 审核 备份
采集
记录
报告
存储
数据来源的可靠性和完整性
人员:无论纸质或电子记录 主要执行者 数据来源 仪器：产生数据，电子记录 的主要产生者 操作规程：决定数据来源是 否正确
质量负责人负责组织编写、修改、审核以及批准文
件的发放范围。
技术负责人负责与技术要求作业指导书、操作规程
等其他技术文件的批准发布。
仪器检测人员负责仪器标准操作规程的编制和修
改工作。
信息中心（Lims）负责检验标准的管理及各类文
件的归档管理
培训
Ø对企业质量文化进行培训（素质教育） Ø数据完整性进行培训（专业教育） ① 数据生命周期内数据可靠性的风险管理 ② 纸质记录 ③ 电子签名/电子记录/审计追踪 ④ 计算机系统的验证等等
建立记录模板，受控。 检验记录：应认真填写，做到原始、真实、齐全、清 楚。应严格按照检验记录书写细则进行记录。 记录应分门别类进行收集、标识、编目归档管理。 保存方式应便于检索、并应明确可以查阅、使用人员 范围和借阅手续。 所有记录应保存在具有防止损坏、变质和丢失的环境 中，保存期视记录的性质确定，并应符合法律法规和 有关部门的要求。
人 员 培 训 和 考 核
申 诉 和 投 诉 处 理
供 应 商 评 价
服 务 和 供 应 品 的 采 购
合 同 评 审
管 理 体 系 控 制 和 运 行
技术记录：检验等技术原作形成的记录
技术记录
检 验
检验 报告
实验 室间 比对 或能 力验 证
分包
质 量 监 督
仪