会议资料
• 1.来宾资料：来宾报到时分发的资料，包括：会议文件资 料、会议手册、分组名单、笔记本、文具、代表证、房卡 、餐券
会议资料
• 2.会务资料：组织者处理各项会务所需的资料，包括：接 站表、会议签到表、住宿登记表、用餐分组表、会议讨论 分组表、会间乘车分组表、订票登记表、会务组成员通讯 录
会议物品准备
讨论：常用的会议用品和设备有哪些？
• 任务实施： • 1.以小组为单位，尽可能多的写出会议所需的用品与设备 • 2.小组讨论：会议物品和设备可以分为哪几类，并写在纸 条上 • 3.每组派一位代表将所写的字条进行整理分类
会议物品分类
• 1）文具用品：笔、墨、纸、簿册等 • 2）印刷设备：打印机、扫描仪、复印机 • 3）会场基本设施：桌椅、照明电器、通风机、卫生用具、 安全通道、消防设施等 • 4）会场装饰用品：花卉、旗帜、会标、会徽、画像、标 语、口号 • 5）视听器材：扩音器、投影仪、白板、电子书写板、摄 像机、录音机、磁带、软盘、光盘、同声翻译机
常用文具的准备
生活用品的准备
• • • • 1.茶具：主要指茶杯、茶碗、茶壶、茶盏、托盘等 2.饮料： 1）矿泉水：注意不要使用“运动装”瓶口的矿泉水 2）茶水：第一次续水时间为会议开始后30分钟，以后每 40分钟一次。如果会议持续的时间比较长，在续水三次后 应该为与会者重新泡茶 • 3）其他饮料：果汁、椰汁、咖啡等 • 3.烟灰缸和“请勿吸烟”标志
会议资料
• 3.沟通资料：进行会议内外沟通的资料，包括：会议宣传 资料、会议参考文件、以及各种与会议有关的协议书、合 同书等相关资料
会场基本设施
• 1.桌椅：方桌：布置主席台 圆桌：用于宴会，也可用于 讨论会 椭圆形桌：适用于十几个人工作会议 • 2.讲台： • 3.布件（布草） • 1）台布：一般而言，台布的尺寸以在会议桌上铺好后距 离地面2CM为宜 • 2）台裙：是在铺设好台布的会议桌、桌上增设的装饰， • 3）毛巾：一般使用高温消毒后的湿毛巾 • 4）帘幔：主要指窗帘、门帘和帷幔 • 功能上：遮蔽、调温、隔音 • 审美上：装饰
会议物品分类
• 6）通信设施：传真机、电话机、电视机、计算机以及相 应的通信网络设施 • 7）交通工具 • 8）接待用品：茶水、茶杯、毛巾 • 9）专门用品：颁奖会的奖品与证书、选票、投票箱、彩 带、剪刀 • 10）服务用品：清洁卫生工具、托盘
会议用品与设备的准备要求
• • • •
1）会前制订计划 2）落实专人负责 3）提前准备到位 4）节约成本
休息室
休息室
会场装饰用品
会场装饰用品
会场装饰用品
会场装饰用品
• 3.会标： • 1）会标：即以会展名称为主要内容的会展信息的文字性 标志 • 2）制作会标的方法： • ①粘贴法：按照设计打印好的字形在颜色适当的不干胶纸 上剪出或刻出会议名称，粘贴在横幅上 • ②书写法 • 4.会徽 5.台幕 6.标语条幅 7.画像 • 8.模型标志 • 9.会场的整体色彩与色调
会场基本设施
会场基本设施
会场基本设施
• 4.席位卡 • 5.照明设备：一般情况下，应使用白炽灯和日光灯作为会 场的照明光源 • 6.地毯：地毯的铺法：满铺、散铺、满散结合三种方式 • 7.空调通风设备： • 1）温度：夏天：26度——28度 冬天：24——26度 • 2）相对温度：夏天：50%——70% 冬天：》=35% • 8.安全消防设施
会场装饰用品
• • • • • • 1.花卉：主席台前和会场入口处是花卉布置的重点区域 注意：花卉的品种与颜色要符合会展的整体格调 2.旗帜： 国际性会议中国旗的升技要注意的问题： 同时升挂中外国旗的场合： 2）升挂国旗的规则：旗幅一致；主左客右；不能倒挂或 任意竖挂、反挂；在中国境内，多国国旗并挂时，旗杆高 度应该一致，但中国国旗的位置应置于荣誉地位；在建筑 物上，或在室外悬挂国旗，一般都应日出升旗，日落降旗