档案管理常见问题（一）1.在平时的档案管理中，如何避免在查阅和利用时才发现没有要查找的文件资料？答：这个貌似没法彻底避免。

只要不移交齐全就有这样的现象。

而要移交齐全需要我们不断的提醒配合部门，配合人员。

要他们的资料清单或者台账。

当他们移交档案时一一核对。

这样一般可以避免你说的这个问题。

但是，也不能完全保证没有任何遗漏。

说到底是档案意识的强弱。

2.房地产开发公司，公司各部门、各项目部，合同、资料，管理混乱，收集不全咋办？怎样实现统一有效管理？答：分类：文书类档案（政府公文、公司文件）公司内部资料类档案（公司注册信息、证照；公司人力资源档案；公司管理文档）、资质证书类档案（公司各类资质证书、公司人员资质证书、其它证书）、合同类档案（工程类合同；设计类合同；材料设备类合同等）编号：可按照“公司名+档案大类+分类细项+日期+顺序号”来进行分类的。

3.多份会议记录可以归为一件吗？答：如果你不是很会起文件题名，我建议还是各归各的。

如果文件题名可以准确的反映文件内容。

那就可以。

不过，文书一般以件为单位。

我觉得还是分开的好。

答：也可以，你的题名一定要准确反映归档内容。

4.09年一月完成的2008年度的统计表放在哪一年啊？答：放在09年里。

为什么这样做呢。

因为一般情况下,上一年的统计表，下一年才能做出来。

而放在08年里日期是不符的。

5. 基建和设备档案归档时间大概都是什么时候呀？答：负责基建类档案归档管理的部门，指定专（兼）职人员在平时做好基建项目材料的收集、积累，按竣工年度归档。

但施工时间短的，在基建项目验收后两个月内，按立卷要求分类整理装订；施工时间跨度长的，可采取分阶段归档。

房屋产权档案在每户办理完手续后一个月内按立卷要求整理装订。

设备档案：一般的办公设备应随时归档，设备仪器安装调试完成后即可归档。

6.单位的档案是什么时候移交？是每个部门集中一起每年一次移交，还是任何时候都可以啊？答：是这样。

工程档案是竣工后一个月内。

财务档案是2013年移交2011年度的,也就是财务档案在财务部门保存一年。

其他档案呢,看自己具体管理的需要来协商。

三个月移交一次或者更久一点都是可以的。

看你整理和归档方便。

7. 目前有几种文书档案整理的方法，分别是什么？答：一般按一事一件的原则整理，并可整合文件（如请示与批复，转发文与被转发文，正文与附件，正文与定稿整合归档）.8．请问“请示”和“批复”怎样来存，是做为一件还是分别来存？答：同一事件批复在前，请示在后。

作为一件存档。

9．档案库房修建时应注意什么?答：档案库房应尽可能选择1楼，不可选地下室，如2楼以上要考虑楼板承载。

办公室选择阳面的的房子，库房选择阴面的房子，窗子不要太大，避免日光。

库房内不要走上下水管道，消防、暖气管道很重要。

如使用密集架，应将密集架轨道植入地板，方便书车推动。

消防要选气体消防。

10. 跨年度的会议记录应归到哪个年度?答：跨年度的会议记录应归到会议的闭幕年。

11.许多单位会议上形成的领导讲话、工作报告,会后往往又以红头文件颁发,这类文件内容基本相同,归档时该归哪一份?答：归会后的红头文件。

这个是正式的文件。

12.请教一下机要文件是否需要归档?答：机要文件肯定需要归档。

13.会计档案必须要全部装进档案盒吗？答：是的，会计档案要保持它的完整性。

档案部门一般只给每一凭证盖上档号章，录入系统，录入财务原有凭证号,打印备考。

装盒粘上脊背即可。

14.请教一下，基建档案档案室都收哪些？答：整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）的全过程中形成的、具有保存价值的各种形式的历史记录，包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料以及其它形式与载体的文件材料。

15. 三室具体指的是什么啊？答:三室：库房、办公室、阅览室。

16.准备升级的新建设档案室需要配备哪些必需品？答：通常需要梯子、书车、密集架、防磁柜、温湿度显示仪，空气消毒机、西北需要加湿器，南方、中原需要除湿机。

17.我们公司说所有档案实行电子化，不再归档纸张版。

这行嘛？档案法上也没有明确归档一定要归档纸张版。

答：公司这样做在档案管理上应该是不规范的，电子文件和纸质文件在归档问题上将长期并存，形成电子文件和纸质文件的同时归档，即双轨制，也叫双套制。

双套制的实现可以是对电子文件制作纸质拷贝；也可以是对纸质文件进行数字化。

双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。

“双套制”归档的意义与成因除了出于对电子文件与纸质文件的优势互补的考虑以及基于电子文件自身特点而采取的策略外，更重要之处在于它是档案完整性与真实性的保证。

如果把电子文件与纸质文件视为同一份文件的两个部分，那么二者的地位和价值就显得同等重要，将二者同时归档保存乃理所当然。

这是采取双套归档的根本原因。

就目前的科技水平，建议实行双轨制，纸质和电子同时存在。

不建议取消纸质档案。

18.谁知道购买一台档案库房加湿器，应该买多大型号的，大约要多少钱啊?答：加湿机的加湿量是需要按库房的面积核算的，不同品牌，不同型号价格不同。

19.编写全宗介绍时,应注意哪些问题?答：一、介绍本全宗的历史概况。

简要地叙述单位成立的时间、人数、机构设置情况，主要领导的配备，单位的性质、任务及主要职能活动情况，隶属关系以及全宗历史的沿革等。

二、介绍本全宗内档案内容和管理情况。

这是全宗介绍的主体部分。

包括有：档案管理组织机构、档案管理网络、本全宗的分类方案，立卷说明，档案号编制说明，归档范围，档案数量等。

三、本全宗内工作形成的各种记录，包括资料移交记录、查借阅审批记录及利用登记表、库房温湿度记录、档案销毁记录等；四、本全宗内信息化工作开展情况的介绍；五、本全宗内编研材料种类、数量等情况介绍；20.单位成立10多年了,文件材料从未整理过,最近,从下属单位抽调了几个人员,进行突击整理。

请问他们整理的案卷,备考表中立卷人、检查人项目该由谁签名?答：立卷人是当时整理档案的人员。

检查人是档案室负责人。

比如主管。

或者现在你那里有帮忙的人，你可以让她们谁整理的谁签立卷人。

你签检查人。

这样就可以。

一般比如部门经理虽然管理档案这一块工作。

备考表那么多。

部门经理一般是不会签字的。

答：立卷人是整理的人员签名，一般指档案管理员。

检查人是负责检查整理归档文件质量的人员签名，一般是档案管理部门的领导。

21. 全宗卷包括哪些内容?答：全宗卷是对全宗管理的重要工具和手段，它是由在全宗管理过程中所形成的管理记录性材料构成的一个案卷，实质上是档案管理活动中所形成的“档案”，是档案管理活动的原始记录，是围绕全宗的管理活动形成并以一个个全宗为单位组合成案卷。

全宗卷是全宗的“档案”，但不是全宗内的档案，在管理上应单独存放并实施统一管理，不能与全宗混在一起，也不能将其作为全宗内的一个案卷对待。

全宗卷包括：档案交接凭据、立档单位与全宗历史考证、整理工作方案、档案实体分类方案（分类表）、移进移出记录及手续（凭据）、对全宗档案进行检查、清点的历次记录及所发现的问题记录，以及档案受损害、遭破坏的情况记录和实施补救性措施的记录材料、档案销毁清册等。

凡是在档案管理活动中形成的对全宗状况及全宗历史有原始记录意义的文字、图表等材料均应归入全宗卷中。

全宗卷的主要内容具体包括：1、档案收集：档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。

2、档案整理：整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。

3、档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。

4、档案保管：档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况汇报等。

5、档案统计：档案收进、移出登记，案卷基本情况和重要利用统计表等。

6、档案利用：全宗指南（全宗介绍），开放利用和控制使用范围说明，档案汇集和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益和经济效益的典型事例等。

7、档案管理新技术应用：缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。

22.对材料题名的补充，该用什么符号？因为有的标题太广泛，不便查找。

答：档案人员自拟内容用[]中括号。

23.档号章里的内容手写不大好看，有没有更好的办法？答：建议保管期限直接刻制，档号中分类号、件号等数码使用打号机。

24.特殊载体档案在录入的时候都录入哪些必须字段？答：这得看你们的软件设置了那些。

一般录入年度，档号，保管期限，题名，起止和终止日期。

25.基建档案如何整理？答：一、整理原则1、遵循基建档案的自然形成规律，保持档案材料之间的有机联系，便于保管和利用。

2、充分利用原有的整理基础。

3、区分不同项目，保持各工程项目文件的成套性。

同一工程项目内，应包含工程的前期准备、设计、施工、竣工验收、管理使用、维修、扩建、改建的全过程。

二、整理方法与步骤一般分两个过程完成：1、文件材料形成之后，由基建部门或基建人员在本单位综合档案室档案员的协助下进行整理—组织保管单位进行基本编目—向综合档案移交归档；2、移交之后，由本单位综合档案室档案人员对保管单位进行排列、编制档案分类目录以及零散文件的补充整理。

基建档案的整理工作包括以下步骤：对文件材料的鉴别、分类、组织保管单位编目、装订、排列编号等。

1、对文件材料属性的鉴别⑴文件材料属性的鉴别就是将基建文件同其它文件，如房地产权文件（包括房改文件）、党务政务文件、设备文件、科研文件、教学文件及科技资料等区分开来。

应注意：凡与某项目基建工程联系密切的管理性文件材料，应纳入该项工程与相关文件材料一并整理归档。

关于基建、设备的一般管理性文件，如不涉及具体工程项目或设备，应纳入文书档案整理，有关基建项目的诉讼材料应纳入文书档案。

⑵完整性的鉴别项目文件材料应严格依照归档范围收集齐全、完整成套，在一套工程项目文件材料内不能缺项，在一份文件材料内不能缺张少页。

⑶准确性的鉴别档案的准确性指档案的内容真实反映工程竣工时的实际情况和建设全过程。

⑷保存价值的鉴别目录确定保管期限，依照基建文件材料保管期限表进行。

2、分类⑴单位基建项目少，形成的文件材料也少，只设基建档案大类，可与房地产权档案合并称基建房产档案。

如果基建项目较多，且工程复杂，形成的文件材料较多，在大类下按工程性质或项目设置二级类目。

⑵编码：大类采用汉语拼音字母法。

基建档案---J；二级类目采用阿拉伯数字。

大类与二级类目代码一律连定，如J1、J2。

类目代码与案卷号在同一行书写的，其间一律用“- -”隔开，如J- -5、J1- -3；分成两行书写的不使用间隔符号。

3、组卷方法⑴按子项工程分别组卷。

如主档与裙档、土建与水电安装、装饰、消防、人防、排污工程等分别组卷。