5)产品实现过程与生产和服务提供过程中使用的技术文件、工艺文件（包括顾客提供）由基层各单位技术负责人审核、确认，报质量安全环保部归档备案。
4.4 文件的发放
4.4.1发放受控文件之前，由公司文件治理员填写《文件发放审批单》，报部门负责人审核，经总经理批准后，按确定的发放范围发放，并填写《文件发放/回收登记表》。
4.8 外来文件的操纵
4.8.1适时采集、核查公司使用的法律、法规、国家标准、国际标准国外先进标准、行业、企业标准及相关上级部门下发的文件等，对失效的外来文件按4.6.2条执行。
4.8.2外来文件的收文由公司文件治理部门和相关部门、单位的文件治理员负责实施识不、确认后，将其填写到《外来文件/记录清单》中，并建立相应的治理档案，实施有效操纵。
2)产品实现过程与生产和服务提供所需的作业指导书(包括：操作规程、检验规程、大纲等)由基层各单位组织编写，单位负责人审核批准报质量安全环保部备案。
3)产品实现过程与生产和服务提供中相关的法律法规由相关部门负责收集、整理并确认，确保文件的有效性。质量安全环保部负责汇编。
4)产品实现过程与生产和服务提供过程中引用的外来技术文件(如产品采纳的标准等)由质量安全环保部组织使用部门、单位负责人签字确认，以防误用。
4.7.4文件遗后，应向公司文件治理部门办理遗失申报，补发文件时应给予新的受控号，并注明遗失的受控文件受控号同时作废。
4.7.5文件评审每年至少进行一次，由公司文件治理部门组织各部门、单位文件治理人员对有关内部文件有效性、适用性进行核查、确认。
4.7.6应确保需要保密的文件，特不是公司的产品图样、技术文件和需要保密的外来文件，得到有效的治理和使用，关于其复印、发放，应得到相关人员的批准，严格操纵其发放范围并做好相应的记录，关于泄露公司秘密的人员，按照相关的规定予以处理。
4.4.2各部门、基层各单位收到文件后，由本部门、单位文件治理员填写《收文登记表》以备查阅。
4.5 文件的更改
由文件更改提出部门、单位负责人填写《文件更改审批单》，报公司归口治理部门审核，经文件批准公布人批准后，由公司文件治理员组织各部门、基层各单位的文件治理人员统一更改。
4.6 文件的换版、作废、销毁
4.6.4销毁文件由公司文件治理员填写《文件/记录销毁清单》，文件治理部门负责人批准后实施销毁。
4.7 文件的治理
4.7.1质量安全环保部负责公司的受控文件，建立《受控文件清单》，依照受控文件的增减及修订状况，及时对《受控文件清单》进行核查更改。各部门、单位负责治理本部门、本单位的受控文件，依照公司的《受控文件清单》核查在用文件的有效性，并本部门或本单位的《受控文件清单》。
培训效果评价：
通过培训使参加培训的人员能够理解和熟知：体系文件的审核批准、发放、销毁、作废、更改操纵和外来文件的操纵要求，此次的培训达到了培训效果。
评价人：侯书颖2016年1月14日
保存部门：各部门、各单位保存期限3年
27. 培训记录-1
单位：质量安全环保部 编号：KYA/QMSJL027-2015
27. 培训记录-1
单位：质量安全环保部 编号：KYA/QMSJL027-2015
主持人
侯书颖
时间
2016年1月14日
地点
办公室
记录人
王小军
参会人员
请假人员
无
迟到人员
无
培训内容：
培训记录：
1.文件操纵程序
1目的
对质量治理体系所需的文件进行操纵，确保在文件的使用场所得到有关文件的适用版本，防止使用作废文件。
3.5 治理者代表负责组织编写审核质量手册，批准公布程序文件。
3.6各部门、基层各单位负责与本部门、本单位相关的外来文件的识不、确认与有效操纵。
4工作程序
4.1 文件的分类
4.1.1质量方针。
4.1.2质量目标。
4.1.3质量手册。
4.1.4程序文件。
4.1.5作业文件(治理方法、制度、作业指导书、操作规程、检验规程、标准、法律法规等)。
2范围
本程序适用于公司对质量治理体系文件的操纵。
3职责
3.1质量安全环保部是质量治理体系文件的归口治理部门，负责对质量治理体系所需的文件实施操纵。
3.2 公司各部门负责归口程序文件的编写、审核、修订及各类文件的使用保管。
3.3 基层各单位负责本单位作业文件的编写、审批、修订及各类文件的使用保管。
3.4 总经理负责批准公布质量手册、公司的治理方法、制度、企业标准。
4.7.2文件借阅由借阅人在《文件/记录借阅登记表》上签字后方可借出，文件治理员应按时收回借出的文件。
4.7.3文件使用人不得在受控文件上涂抹，不准私自将受控文件转借他人。当文件破损严峻阻碍使用时，应到文件治理部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件。新文件的受控号仍沿用原文件受控号，文件治理员将破损文件销毁。
4.8.3外来文件的发放，由公司的文件治理部门和相关部门、单位的文件治理员确认使用范围，填写《文件发放/回收登记表》，组织发放。
4.9电子版本为承载媒体的文件操纵
4.9.1各部门、单位相关文件治理人员应识不、确认文件的适用性、有效性，并建立电子版本文件清单，建立的电子版文件与清单保持一致，以备查阅、检索。
4.1.6记录(按《记录操纵程序》执行)。
4.2 文件的编写、审批、公布
4.2.1质量治理手册由治理者代表组织编写并审核，报总经理批准公布。
4.2.2程序文件由治理者代表组织公司相关部门编写，相关部门负责人审核，治理者代表批准公布。
4.2.3作业文件
1) 公司制定的与质量治理体系有关的各项治理制度、规程规定、治理方法、标准等，由相关部门、单位编写审核，总经理批准。
主持人
侯书颖
时间
2015年12月14日
4.6.1公司内部文件通过更改，需要换版时，由文件主管部门的负责人或文件治理人员填写《文件换版/作废审批表》，报文件批准公布人批准。文件换版后，原版文件作废。
4.6.2外来文件通过核查或评审确认作废时，由文件使用部门/单位或文件治理部门提出，填写《文件换版/作废审批表》报有关负责人批准。
4.6.3作废文件由公司文件治理员如数回收，并填写《文件发放/回收登记表》，在作废文件的首页加盖“作废”印章进行标识。需要资料保留的作废文件，应注明“资料保留”字样。