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【精编范文】档案互见号范例-推荐word版 (13页)

6.归档的照片材料由照片形成部门在OA办公自动化照片档案管理模块填写照片资料移交目录,相应的数码照片直接添加在文件目录下同时移交。
7.打印移交清单(一式二份)交档案室,交接双方清点后在移交清单上签字,各保管一份备查。
8.保留档案室集中整理方式,由专职档案人员著录案卷、卷内数据。
三.归档时间:
1.照片资料每年三月——六月归档。
1) 一组(若干张)联系密切的照片按顺序排列后,组合成一组照片,拟写组合照片说明。采用组合照片说明的照片其单张照片说明可以从简。
期限代码、册号、张号和一组照片内的顺序号组成。采用五段式,第一段四位数字表示形成的年份,第二段表示保管期限代码,第三段表示册号,第四段表示流水号,第
五段表示一组照片中第几张的顺序号,编号段间用“—”号隔开,一律采用阿拉伯数字和代码。形成的照片档案编号,用铅笔在照片背面同样写上档号。
例:201X —— Y —— 1 —— 1 —— ⑥
期限—问题进行分类,分类方案应保持前后一致,不能随意变动。
3. 照片的排列
应在分类方案的最低一级类目内,按问题结合时间、重要程度等进行排列。为便
于提供利用,照片排列及入册时应同时考虑不同保密等级照片的定位。
照片册按照全宗号、年度、保管期限、册号的顺序排列,上架保存。
4. 照片的编号
照片号是固定和反映每张照片在分类与排列顺序的一组字符代码。由年度、保管
全引目录
年度
全引目录
年度
文书档案
文书档案
全1册
说明:1、全引目录脊背式样如上,大小自定,效果整齐统一;
2、文书档案分年度组织全引目录,一册能用的注明“全1册”,一册不够的另立多册,每
册注明“第M/N册”。
第 1/3 册
示例一 示例二
篇二:照片档案归档整理规则
照片档案归档整理规则
一.归档内容:
1.上级领导及主要负责人参与本本单位及本系统有关的重大公务活动、视察、考察本单位工作形成的照片。
注:索引表格格式均参照以上。
(三)新文书档案备考表式样
备、是否复印件归档、有无笔迹材料问题等等。 ②备考表内字段式文字均为三号宋体字加粗,内容字体需小于字段式文字。 ③一般地,备考表均距左侧纸边25mm,距右侧纸边15mm,至顶端纸边35mm。
3.归档的数码照片必须是可读文件。在有关设置上演示或检测运转正常,无病毒、清洁、
无划伤,确保文件的完整性和内容的准确性。
4.归档使用照片光盘的性能质量,应分别符合国家有关规定,禁止使用劣质光盘。
5.归档的光盘文件应由文件形成部门编制归档说明。即光盘需简要说明盘中存贮文件的内容。即拍摄时间、地点、活动名称,保证文件的完整性和准确性等。
注:纵向目录表格格式均参照以上。
(二)全引目录式样
0--5大类档案全引目录索引
①一般地,索引表格距左侧纸边30mm,距右侧纸边25mm。以上字段从左至右依次保持宽度为25、25、25、25、30、25(mm), 整表宽度为155mm。
②一般地,索引表格至顶端纸边40mm。表格首行字段部分高度为20,其余表格部分采用18(行)*10(mm)分布。 ③一般地,索引表标题部分小二号宋体加粗,字段部分全部小四号仿宋加粗,条目部分五号或小五号仿宋体(依字符数量 具体情况而定)。
组联号(一组照片中第几张)
照片流水号
册号
保管期限代码
年度
5. 保管期限及代码:
照片档案保管期限分为长期、短期、永久保管。分别用 “Y、C、D”对应代表。 底片分别与照片编号合一,(影像相符的照片编号与底片编号相同)。选用合一编
号法宜以照片、底片齐全为基础。采用照片、底片合一编号法,可不填写底片号。
6.组合照片整理
(四)新文书档案卷盒脊背
档案盒盒脊式样档案盒底边式样
单位:mm
(两种样式取其一,档案盒竖立放置取左,放倒放置取右)
①虚线框及当中“全宗号”等文字均不需写出,请(来自: : 档案互见号范例 )替换为相应名称所代表的实际内容。下文中出现此“虚线框”符号,请依样处理。
(五)新文书档案全引目录脊背
(以下以公司为例,各单位需根据样式换成本单位标识)
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档案互见号范例
篇一:档案目录格式规范
新文书档案目录格式
(一)归档文件目录
归 档 文 件 目 录
①一般地,纵向目录式表格(包括备考表等)距左侧纸边25mm,距右侧纸边15mm。以上字段从左至右依次保持宽度为10、20、 20、70、20、10、20(mm),整表宽度为170mm。
2.反映本单位主要职能活动和工作成果的照片。
3.单位组织或参加重要外事活动的照片。
4.召开党代会、职代会、团代会及各种重要会议形成的照片。
5.记录本单位、本地区重大事件、重大事故、自然灾害及异常现象的照片。
6.单位及各部室组织的各种活动及获奖作品的照片。
7.局领导和各部室深入基层检查、指导工作的重要照片。
8.举行重要表彰和重大纪念、庆祝活动形成的照片。
9.与其他载体有密切联系的照片。
10.重点基建工程奠基、竣工、剪彩仪式和工程主体、内部结构等形式的照片。
11.其他有保存价值的照片。
二.归档要求及归档方式:
1.归档的照片材料,由形成单位负责一率由拍摄人员负责收集,整理后移交档案室统一整理归档。
2.归档的照片材料必须保证其完整、清晰、准确、系统,具有有机联系的,反映同一工作或事件的照片材料应为一组。
②一般地,纵向目录式表格(包括备考表等)至顶端纸边35mm。纵向表格首行字段部分高度为20,其余表格部分采用 15(行)*15(mm)分布。
③一般地,目录式表格表标题部分小二号宋体加粗,字段部分全部四号仿宋体加粗,条目部分五号或小五号仿宋体(依字符 数量具体情况而定)。
④目录中“备注”项,一般填写对文件情况的说明,例如复印件归档、指向原件位置、互见信息等,下同。
2. 照片制作成光盘或数码照片可根据具体活动情况随时归档。
四.整理规则
1 整理原则
照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提
供利用的原则。每一件事分为一组,底片相应和照片一起同时归档。
2. 照片的分类
按照《电力工业企业档案分类规则》(0——9大类)为分类原则。即年度—保管
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