(一)电子文件的含义
文件的定义： 文件的定义：
指国家机关、社会团体、 企事业单位或个人在社会活动中 为处理事务、交流信息而使用的 各种文字、图表、声像等记录材 料。
电子文件（ Electronic Records）指在数
字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁 带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字 设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的 文件。 这一定义按照电子文件形成、管理、利用 的顺序对电子文件作了界定，它形成于数字 设备（如计算机、扫描机、数码相机），并 有相关环境（硬件环境和软件环境）支持； 以数码形式存储在外存储器上；读写、操作、 传递需设备。
2.按作用类型分 2.按作用类型分： 按作用类型分 • ——草稿类电子文件，以纸质文件为主， 一旦纸质文件发布后，通过打印起草的电子 文件还具有查找作用，现在多数不保存； • ——辅助类电子文件，为提高办文效率， 先发电子文件，后发纸质文件，这类电子文 件具有参考价值。现在是当收到纸质文件后 对电子文件随意修改、删除； • ——正式电子文件，有的单位实行无纸办 公，通过网络只发电子文件，不发纸文件或 将电子文件打印到纸张上作辅助类文件。
• 指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体 上，向档案部门移交的过程。
(五）电子文件的相关概念
• 电子文件真实性 、完整性 、有效性 • 真实性
• 指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后， 确认其与形成时的原始状况一致。
• 完整性
• 指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无 缺损。
• 有效性
• 指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括 信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好 性和兼容性等。
完整性，真实性，有效性的保 证 电子印章，
电子签名 文件是完整 的，真实的 吗？
文件利用者
骇客
二、办公自动化环境下 电子文件归档管理
• （一）电子文件管理的现状 • （二）电子文件归档与电子档案管理 电子文件按计算机文件格式分 1.按计算机文件格式分： 按计算机文件格式分 • （1）文本文件 文本文件（Text，代码为T） 文本文件 见文件实例 • （2）图形文件 Graphic 2 图形文件 图形文件（Graphic，代码为G)用 G) 计算机辅助设计或绘图软件获得的静态图 像文件。（如工程图纸） • （3）图像文件 图像文件（Image，代码为I)用扫 图像文件 描仪、数码相机等外部设备获得的静态图 像文件 。（数码照片）
(五）电子文件的相关概念
• 背景信息
• 指描述生成电子文件的职能活动、电子文件 的作用、办理过程、结果、上下文关系以及 对其产生影响的历史环境等信息。
• 元数据
• 指描述电子文件数据属性的数据，包括文件 的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件 处理软件、字处理和图形工具软件、字符集 等数据。
电子文件的背景信息和元数据
(三)电子文件的产生 )
• 1.办公领域中电子文件的产生 • 2.生产领域中电子文件的产生 • 3.电子商务中电子文件的产生
1.办公领域中电子文件的产生
• （1）办公自动化系统
• 事务型、管理型、辅助决策型
• （2）网络环境下的电子政府
• 政府信息服务系统、国家公安与执法网络、 政府的电子邮件系统、用电子方式提供政府 福利
2.生产领域中电子文件的产生
• 计算机辅助设计与制造（CAD/CAM）
3.电子商务中电子文件的产生
• 电子商务中的网络交易合同 • 电子商务中的电子支付
（四）电子文件的特性
• • • • • • 1.电子文件信息的非直读性。 1.电子文件信息的非直读性。 电子文件信息的非直读性 2.多种信息媒体的集成互动性 2.多种信息媒体的集成互动性 3.逻辑上的自由组合性 3.逻辑上的自由组合性 4.信息存储的高密度性 4.信息存储的高密度性 5.物理空间的自由移动性 5.物理空间的自由移动性 6.信息共享性及不安全性 6.信息共享性及不安全性
（一）电子文件管理的现状
• 1.草稿性电子文件被忽视 1.草稿性电子文件被忽视 • 2.辅助性电子文件处于混乱状态 2.辅助性电子文件处于混乱状态 • 3.正式电子文件归档程序不够完善 3.正式电子文件归档程序不够完善 • 4.电子文件存贮载体不安全 4.电子文件存贮载体不安全
（4）视频（影像）文件（Video，代码为V)用数 视频（影像）文件（Video，代码为V)用数 码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。 （5）音频（声音）文件（Audio，代码为A)用音 音频（声音）文件（Audio，代码为A)用音 频设备获得并经计算机处理的文件。 （6）数据（库）文件（Database，代码为D)采用 数据（ 文件（Database，代码为D)采用 数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关 辅助文件。 （7）程序文件，亦称计算机文件(Program,代码 程序文件，亦称计算机文件(Program,代码 为P） （8）多媒体文件（Multimedia,代码为M)用计算 多媒体文件（Multimedia,代码为M)用计算 机多媒体技术制作的文件。
电子文件归档与管理
海南师范大学信息学院周瑞琼
2010-6-29
电子文件归档与管理
• 一、电子文件的概述 • 二、办公自动化环境下电子文件归档管 理 • 三、琼兰档案管理系统文件管理模块简 介 • 四、电子文件行业标准介绍 • 五、数码照片归档管理简介 数码照片归档管理简介
一、电子文件的概述
• • • • • (一)电子文件的含义 电子文件的含义 (二)电子文件的种类 (三)电子文件的产生 ) (四)电子文件特性 (五) 电子文件的相关概念
背景信息 这份文件是谁起草， 哪些人参加办理过 程，做过什么样的 修改，在什么时 间？… 元数据 计算机文件的格 式，大小，用什 么编辑、查看软 件？…
附件
(五）电子文件的相关概念
• 逻辑归档
• 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式 和位置而实现的将电子文件的管理权限向档 案部门移交的过程。
• 物理归档