公文写作中的常见错误
一、行文中的常见错误
1、滥发文件。
主要表现:(1)所发公文属可发可不发之列;(2)所发公文只是照抄照转上级的公文(翻印即可,不必转发);(3)所发公文内容空洞,无具体措施,不解决问题;(4)行文所涉及的问题可用口头请示,汇报或开会等形式解决;(5)行文所涉及的内容已在报上全文公布过;(6)在部门之间意见分歧,未经协商取得一致时就行文。
2、行文关系混乱。
主要表现:(1)应该党政分开行文的未分开行文;(2)应该一个机关单独行文的搞成几个机关联合行文;(3)该职能部门行文的"升格"为领导机关行文;(4)该领导机关行文的"降格"为职能部门行文。
二、文种使用中的常见错误
1、自制文种。
在正式文种之外,随心所欲,生造公文文种并俨然以正式公文行文。常见的有:"请示报告","工作思路","情况","汇报","申请","郑重声明"等。
2、误用文种。
把属于机关其他应用文,特别是事务文书中的文种,误作为正式公文文种使用的情况。常见的有:把计划类文种"要点","打算","安排","设想"等作为公文文种直接使用,如〘××市委××××年工作要点〙。把属于总结类的文种"小结","总结",以及把属于规章制度类的文种"办法","规程","须知","实施细则"等作为正式文种直接使用。但是,如果将上述应用文用转发或印发通知的形式发布,则是规范用法。如"××市人民政府关于印发市政府1997年工作要点的通知"。
3、混用文种。
不按文种的功能和适用范围去选用文种,而造成临近文种相互混用,导致行文关系不清,行文目的不明,行文性质混淆。常见的有:"公告"与"通知","决议"与"决定","请示"与"报告","请示"与"函"混用。主要表现为将通告误用为通知,将通知误用为通告,将请示误用为报告,将报告误用为请示,将"请示","报告"合用为"请示报告","请示"和"报告"本身是两个文种,将决定误用为决议,将决议误用为决定,将函误用为请示或报告,将复函误用为批复。
4、越权使用文种。
超出本机关的权限行文,如随意制定"条例"。实际上"条例"只能用于党的中央组织制定规范党组织的工作,活动和党员行为的规章制度;按照国务院办公厅发布的〘行政规范制定程序暂行条例〙的规定,在行政机关公文中,"条例"只能应用于特定国家机关制定的法规中,即全国人大常委会制定的法规,国务院制定的行政法规,地方人大及其常委会制定或通过(批准)的地方性法规。如:〘中华人民共和国城市道路管理条例〙。基层单位制定有关规章制度时可用"规定"或者用"细则","办法"等应用文种,并用转发或印发通知的形式发布。
5、降格使用文种。
应该用命令,指示发布的公文而用通知发布,如一些省,自治区,直辖市人民政府发布重要行政规章,不是用令发布而用通知发布。这种降格使用,必然影响行文的权威和效力。
三,版头使用中的常见错误
1、版头混用。
将下行文版头用于上行文;使用"××文件"式样的版头用于向上级报告,请示工作,任免干部或批复等;使用不带"文件"字样的版头用于发布党的方针,政策,重要工作部署或批转下级的重要报告,请示。
2、使用非标准版头。
使用设计或印刷不标准的版头。常见的是:格式不对,尺寸不标准,非红色印刷,发文机关字体不庄重等。
3、使用没有版头的白纸印发文件
四、发文字号中的常见错误
1、年号不全。如:将"1997"省略为"97"。
2、括弧不对。〘国家机关公文格式〙规定发文年度用六角括弧"〔 〕"括入。错用成圆括弧"()",方括弧"[ ]",方头括弧"【 】"。
3、位置不当。 将发文年度位置提前到了机关代字前面。如:将×校字〔1997〕第×号错为〔1997〕×校字第×号。
4、序号累赘。 发文顺序号中多加了"0"变成"0×"。
5、一文多字号。 联合发文时并用了几个单位的发文字号。
6、一字号多文。 用同一发文字号制作两份不同的文件。
7、跳号。 没有按自然数的顺序依次排列,中间出现跳号现象。
8、字第搭配不当。 正确的是"字"在年号之前,"第"在年号之后;前面用"字",后面用"第";前面无"字",后面就不应有"第"。常见的错误是:有"字"无"第"或有"第"无"字"。但"字","第"均省去是正确用法,如:×委[1997] ×号。
9、滥用"发"字。 只有重要文件才采用"××发"字样
10、自制发文字号。 未按规定要求编制发文字号。
五、签发人标注中的错误
1、上行文未标注签发人姓名
2、下行文也标注了签发人姓名
3、标注不规范 签发人标注位置远离发文字号(正确的是它们之间空两个字);签发人标注的字体字号与发文字号的字体字号不一致;"签发人"与签发者姓名之间未加冒号。六、公文标题中的常见错误
1、缺少发文机关或通过决议,决定的会议名称 "决议","决定"等文种的标题不能省略发文机关或通过决议,决定的会议名称。如:"第八届全国人民代表大会第五次会议关于批准设立重庆直辖市的决定"不能简写为"关于批准设立重庆直辖市的决定"。
2、用发文字号代替文件名称 如:"关于××字〔1997〕第×号文的批复",这类标题的事由,除极少数熟悉标题中所述文件的内容的人外,其他人是不能明白的。
3、文字累赘 如:〘××××人民政府关于认真贯彻落实×政发[××××]××号文件精神,积极动员群众大力开展抗旱播种保苗,保证今年农业夺取丰收的情况的报告〙,发文机关可省略,所引文件的发文字号应删掉,事由可概括,改为〘关于春耕播种情况的报告〙就简明了。此外,在标题中常出现文字或词义重复的现象,如〘关于贯彻××××通知的通知的通知〙,应为〘关于贯彻××××通知的通知〙;又如〘关于请求解决××××的请示〙,应为〘关于解决××××的请示〙,后面有请示,前面用请求就是多余的。
4、滥用标点符号 除批转法规性文件外,公文标题中一般不加书名号。常见非法规,规章名称用了书名号,如〘关于认真贯彻〖×××决定〗的通知〙,〘关于批转〖××××报告〗的通知〙,〘关于〖××××请示〗的批复〙,标题中加书名号是错的。
5、缺少文种 如〘××市人民政府批转市教委关于建立高等院校学习基地的报告〙,误把被转发部门的"报告"当作本公文的文种,应在其后补上"通知"这一文种。另外,在公布事项,工作要点的公文中也常缺少文种,如:〘××大学一九九×年重点抓的八件实事〙就缺少"决定"这一文种。
6、发文机关简称不规范 如:〘××市计委二〇〇×年工作计划〙,"计委"容易引起歧义,如果是"计划经济委员会"应简称为"计经委",如果是"计划生育委员会"应简称为"计生委"。
七、主送机关中的常见错误
1、缺主送机关 除公布性文件外,一般文件都必须标明主送机关。但有的文种如会议纪要等,主送机关一般放在文尾末页下端。
2、主送机关表述不规范 未按党委,人大,政府,政协,法院,检察院,军队,有关部门的顺序排列;未用全称或规范化简称,如"市府"应为"××市人民政府";分类排列时未按类内用顿号,类间用逗号的原则办理;随意使用统称,如"市内各单位"。
3、多头主送 主送机关不止一个。向上级机关行文,只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送的形式,但不得同时抄送下级机关。 4、主送个人 公文不得主送领导者个人。
5、越级主送 一般不得越级请示,特别情况下必须越级请示时,应当抄送被越过的机关。
八、正文中的常见错误
1、错别字 主要表现:(1)因粗心大意,将"宏观"错成"客观","拨款"错成"拔款","突击"错成"突出"……;(2)因辨析不准,将"淡薄"错成"淡簿","渎职"错成"赎职","严厉"错成"严励"……
2、标点符号错误 常见顿号与逗号混用,逗号与句号混用,方括号与六角括号混用,书名号与引号混用……
3、数字使用不规范 应该用阿拉伯数字的用了汉字,如"20世纪90年代"错成"二十世纪九十年代";应该用汉字的用了阿拉伯数字,如"党的十四大"错成"党的14大"。正文中的数字,部分结构层次数和词,词组,惯用语,缩略语,具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写,其余的应当使用阿拉伯数字。
4、随意简称 如将"社会主义精神文明建设"简称为"社精文建设","高速公路公司"简称为"高速公司"。
5、引文标注错误 未按所引用公文的发文时间,标题的发文字号的顺序引用。如"你校×校字[1997]第×号文件(关于×××的请示)收悉。"
6、随意使用字体字号 正确的是使用3号或4号仿宋体。 7、随意设定字距行距 正确的字距为0点距(电脑打字点距下同);行距为24点距。
九、无正文说明标识中的常见错误
常见错误是落款和发文时间已正好排满一页,而在另一页的文尾部分的抄送机关等之上标明"此页无正文"。这种情况无须注明"此页无正文",因为公文的正文是指主送机关以下,生效标识以上具体反映公文内容的部分。
十、附件标识中的错误
1、有附件不标注
2、附件名未标全称
3、标注不规范 只标了一个"附"字(正确的是标"附件"二字);附件未全部标注;附件标题末用了标点符号。
4、内容不适 在印发,转发,批转公文的通知中,错将所印发,转发,批转的公文作为附件特殊说明。印发,转发,批转通知和所印发,转发,批转件是共同组成一件公文的,且已在标题中说明,无需作附件标注。
十一、发文机关标识中的错误
1、发文机关未用全称或规范化简称
2、位置不当 常见的错误是居中标识或靠右边顶格标识。正确位置一般是从全页垂直中线起向右书写,而且发文机关最后一个字比正文缩四个字或与成文日期标识协调(成文日期的最后一个字比正文缩两个字)。在下列两种情况下发文机关标识可越过中线:一是发文机关全称字数多,从中线向右写,一行写不下时;二是联合发文单位多,竖列太长影响美观时。
十二、成文日期标识中的常见错误
1、将拟稿日期作为成文日期
2、将打印日期作为成文日期
3、汉字和阿拉伯数字乱用 在发文机关署名后标识成文日期时,用阿拉伯数字书写,如:"2005年3月20日",在题注域内标识时用汉字标识。
4、标识不全 只署月日不署年份,如:"三月二十日",只署月日不署年份。正式公文成文时期必须将年月日标示完整。
5、位置不当或与落款不协调 党委发文时,正确位置一般应是成文日期第一个字与发文机关第三个字(或中间)对齐,向右排印。总的原则是,成文日期的标识是与发文机关标识协调,以保持文面的美观。
6、将月日写成"分子式" 如把一月一日写成"1/元"或"1/1"。
十三、机关印章使用中的常见错误
1、当用不用 干部任免通知等重要文件应该用印而未用印。
2、不当用却用了 印制的有特定版头的一般普发性文件