公司档案管理制度修订记录目录第一章总则 ............................................................................................................................. - 3 –一、目的 .................................................................................................................................... - 3 –二、释义 .................................................................................................................................... - 3 –三、管理原则 ............................................................................................................................. - 3 –四、适用围 ............................................................................................................................ - 3 –五、管理职责 ........................................................................................................................... - 3 –第二章工作程序 ...................................................................................................................... - 4 –一、档案资料的收集 ................................................................................................................. - 4 –二、档案资料的标识： ............................................................................................................... - 5 –三、资料归档制度： ................................................................... .............................................. - 6 –四、档案保管 ............................................................................................................................ - 6 –五、档案借阅 ............................................................................................................................ - 7 –六、档案销毁 ................................................................................... .......................................... - 7 –七、档案保管规定 ..................................................................................................................... - 8 –八、保存期限： .................................................................................. ........................................ - 8 –第三章奖惩 .............................................................................................................................. - 8 –第四章附则 .............................................................................................................................. - 9 –档案管理制度第一章总则一、目的加强档案管理，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。

提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据；更好地为各项工作服务，特制定本制度。

二、释义（一）档案是指公司过去和现在的各部门及员工从事生产、经营、管理等活动中，所形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、凭证、报表、技术资料、声像、照片、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

（二）档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。

三、管理原则（一）集中统一管理原则。

（二）维护档案完整与安全原则。

（三）利用原则。

四、适用围本制度适用于公司所有部门的档案管理。

五、管理职责（一）行政部为公司档案的归口管理部门，负责：1. 建立与完善档案管理制度、工作标准与流程；指导、监督和检查执行情况；2. 公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理。

3. 公司档案的收集、保管、利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作。

4. 制定档案工作计划并组织实施；5. 收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料6. 指导各部门文件材料的形成、积累、整理及归档工作；7. 提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；8. 组织学习和培训档案管理办法、使用知识。

（二）各职能部门须建立档案，负责：1. 制定档案工作计划并组织实施；2. 按规定向行政部移交合同或文件资料等档案。

3. 配合行政部进行档案管理的监督、指导工作4. 负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档5. 遵守公司制定的管理制度、工作标准与流程6. 负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部；7. 财务管理部负责按财政制度规定独立建档保管财务档案资料、执照及资质年检资料原件、公司各种证书、合同的原件；8. 各部门主管人员批准对自己部门资料或合同复印件的处置。

（三）档案管理人员1.行政部负责人为公司档案管理责任人，负责规划管理本单位档案建设工作和档案管理的综合管理工作。

2.各部门需指定一名员工为本部门的档案管理员，负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档的工作第二章工作程序一、档案资料的收集（一）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。

（二）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交清册》每月度向行政部移交。

- 5 -1．公司召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及要求执行的文件；（主要收集部门：行政部） 2．公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。

（（主要收集部门：行政部） 3．公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结；（主要收集部门：行政部） 4．公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；（主要收集部门：行政部）5. 公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；（主要收集部门：财务部）6．公司部组织机构在工作中形成的重要文件材料和公阶段性文件；（主要收集部门：行政部） 7．公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料；（主要收集部门：行政部）8．公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；（主要收集部门：行政部）9. 公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部门：行政部）10．公司员工任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、解雇（职）等工作及干部奖惩等文件材料；（主要收集部门：行政部）11．公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；（主要收集部门：财务部、行政部） 12．公司营业执照、税务登记证等重要文件（主要收集部门：财务部） 13．各项目完成后的最终纸质版本、电子版（主要收集部门：行政部） 14. 员工名册、考核、晋升、奖惩、劳保福利、职称考评、教育等文件二、档案资料的标识：1. 公司代码—部门—年号—数字流水号以行政为例：ZY—行—2010—001、 ZY—行—2010—001—1 （如一份文件包含多少小项，在数字流水号后添加小编号）2. 行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。

3. 文件立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

4. 文件承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。

5. 档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。