会议管理规定（试行）
一、目的
为规范公司会议管理，提升会议质量，降低会议成本，加强部门间沟通与协作，本着“会而有议、议而有果、果而有行、行而有效”的原则，特制订本规定。

二、适用范围
适用于公司各类会议、各部门组织召开会议的管理。

三、术语和定义
无
四、引用文件
无
五、职责
1. 会议提拟人或主办部门负责会议的组织和实施工作，对会议纪要确定的内容进行持续跟进，并有权对违反本规定的行为进行爱心捐助。

2. 会议相关部门应根据会议要求做好会议的协助工作。

3. 相关部门及人员应准时参加各项会议，并严格按照会议纪要内容执行。

六、业务/管理标准、流程
1.会议要求
1.1会议组织遵照“谁提拟、谁组织、谁负责”的原则。

1.2会议组织部门应提前一天向行政管理科提出会议室
使用申请并按本管理规定要求进行合理使用和维护。

1.3会议安排的原则为：小会服从大会、局部服从整体、临时会议服从例会、先通知者优先。

1.4部门会议由各部门自行安排，不得与公司级会议冲突。

1.5会议组织部门应提前做好会议签到表、会议文件、会议课件等会议资料的各项准备工作。

1.6会议组织部门按照会议性质、参加人员范围以OA协同、微信或短信方式至少提前一天通知与会人员（公司临时通知召开的会议除外），并确保与会人员收到通知。

1.7各项会议按照会前通知、会时签到、会中记录、会后落实四项要求执行。

1.8会议时间：常规性会议和例会控制在1.5小时之内，专题会议控制在2小时之内，会议最长不得超过
2.5小时，如当次会议未能解决，可组织下次会议。

2.会场纪律
2.1会议参与人员应准时参会，并在《会议签到表》上签到，未经批准不得缺席会议。

2.2会议过程中应根据会议要求积极发言，言简意赅、紧扣主题、抓住重点。

2.3不做人身攻击，不打断他人发言，尊重他人发言。

2.4按照会议主持人对会议议程控制的要求执行。

2.5应将手机调到振动、静音或关机状态，未经支持人同意不得接听电话，经主持人同意接听电话时应到会场外接听，并控制声音。

2.6会议期间应认真做好记录，不得出现玩手机游戏、浏览网页及交头接耳、大声喧哗、随意走动、睡觉等不良行为，保持良好的会场秩序。

2.7保持良好的会议环境卫生，不得乱扔水瓶、水杯、果皮、纸屑、吸烟、口香糖等不文明行为，会议结束后主动收走并投入垃圾箱。

2.8会议结束后，应收拾好个人物品，将桌椅归位，有序退场。

2.9事关公司经营数据、技术参数、设计、工艺、质量等要求在有限范围知晓的相关信息应做好保密工作，会议参与人不得向无关人员透漏。

2.10会议结束后由会议组织部门清扫会场卫生，桌面和地面无杂物、干净整洁，桌椅物品归位，关闭设备、空调、灯、门窗等设施，恢复到会前状态。

3.会议记录
3.1各类会议均应以专用记录本进行会议记录，详细记录会议的进程以及确定的重要事项。

3.2公司级重要会议由会议组织方整理会议纪要，并经与会人员签字确认，根据公司需要由总经理审批后转经营企
划部下发。

3.3部门级重要会议由会议组织方整理会议纪要后，与会人员签字确认，根据会议的重要性在OA或以其他形式下发。

3.4各项会议纪要应作为重要档案妥善保管，保管期限2年。

4.会议考勤
4.1迟到：与会人员在会议规定时间未到的。

4.2早退：与会人员未经主持人同意在会议结束前离开的。

4.3缺席：与会人员未经请假擅自不参加会议或请假未获批准而不参加会议的。

4.4请假：与会人员如因特殊情况迟到、早退或缺席，应提前2小时向会议组织部门请假，获得批准后请假方可生效。

七、激励机制
1.无正当理由迟到、早退，公司经营层每次爱心捐助100元、中层人员每次爱心捐助50元、其他人员每次爱心捐助20元。

2.无正当理由缺席、不参加会议的，公司经营层每次爱心捐助200元、中层人员每次爱心捐助100元、其他人员每次爱心捐助50元。

3.凡因通知原因造成应与会人员迟到或缺席的，以上爱心捐助由会议组织部门负责人承担。

4.出现大声喧哗、交头接耳、随意走动、会议中响铃、睡觉等扰乱会场持续的行为，每人每次爱心捐助100元。

5.出现乱扔果皮纸屑、水瓶、水杯、桌椅未归位等不文明行为，每人每次爱心捐助100元。

6.会议组织部门未对会议室进行整理清理的，每次给予部门负责人爱心捐助50元。

7.未严格按照会议纪要的要求执行的，给予相关责任人每次爱心捐助100元。

八、附则
1.本规定自发布之日起实行。

2.本规定由行政管理科负责解释。