合同管理三两说

结合这次处工程合同检查的契机我谈谈在合同管理中经常出现的问题和解决的办法。

一、合同管理的作用

我处订立的合同包括施工合同、买卖合同、租赁合同，最主要的是施工合同，施工合同确定工程项目的价格、工期、安全和质量(功能)等目标，规定着合同双方责权利关系。所以合同管理必然是工程项目管理的核心。不注重合同履约，必然影响单位形象，逐渐被市场所抛弃。

二、合同履约阶段存在的主要问题

1、项目管理人员特别是合同签订人员的基本素质不一。对合同内容的不熟悉，只会照抄范本，没有针对每个项目情况逐条认真斟酌，甚至有的项目管理人员，到工程结束都没有去认真翻阅过合同文件，对合同条款的约束力不屑一顾。

2、在项目施工过程中应变更合同的没有变更，应当发出的书函(会议纪要)没有发，应签证确认的没有办理签证确认，应当追偿的权利过了时效，应当行使的权力没有行使，不知依据合同主张索赔权利，这些都是在履约过程中我们必须及时去操作的，是合同动态管理的需要，是合同履约的一种手段，也是单位自我保护的一种招数，可惜这一点往往遭到忽视。《合同(示范文本)》，把双方有关工程的洽商、变更等书面协议或文件视为合同的组成部分。因此必须给予足够的重视。

3、在合同履行过程中。基础资料收集不扎实，各种工程记录不规范、不翔实，或者记录相互矛盾；资料管理混乱，工程实施过程中或竣工后，资料不是缺少就是丢失，直接导致索赔举证难、竣工资料移交难和竣工结算难。

4、合同管理与相关的部门衔接不顺畅。单位各部门各自为政，缺乏沟通，不能够博采众家之长，合同管理与相关的管理相互脱节，造成“1+1＜2”的结果。

5、对劳务分包队伍、供应商、租赁单位、劳务分包单位、运输单位的合同管理急需加强，先干活，后签合同，干完活，再签合同时有发生。

三、主要对策

1、提高项目管理人员素质，特别应提高是项目经理、项目总工、合同管理人员素质。组织好在职学习。抓好职工的继续教育和合同法律实务培训。鼓励员工参加注册造价师、注册建造师、经济师以及司法考试，提高职工拥有执业（职业）资格的比例，同时必须进行职业道德教育，通过以上途径，提升单位管理人员的素质，包括他们的思想水平、法制水平、文字水平和业务能力，从而全面提升单位的管理水平。

2、建立和健全单位的合同管理体系

主要是建立和健全单位合同管理制度。这些环节包括：合同的洽谈、草拟、评审、签订、下达、交底、学习、责任分解、履约跟踪、变更、中止、解除、终止等。单位各层次都应有自己的合同管理制度。处要建立和健全处的合同管理制度，各段也可以作一些必要的补充。段里一般比较重视合同的洽谈、草拟、评审、签订过程，但对合同的交底、学习、责任分解、履约跟踪、变更等往往重视不够。每一个段、项目都应该建立合同交底制度、责任分解制度。合同签订后，合同管理人员应该对各项目管理人员和各项目负责人进行合同交底，对合同的主要内容做出解释和说明，形成合同交底制度。责任分解制度则是指合同管理人员将各种合同时间的责任分解落实到各项目

上，明确其工作范围和责任，通过合同任务的层层分解将任务落实到人，协调各方面积极配合共同实施合同。

3、加强变更、索赔管理，维护单位正当权益。

提高对工期索赔的认识。在项目实施过程中往往只注重费用索赔，忽视工期索赔。由于变更或索赔事件的发生，往往会对总工期造成影响，如果项目部不重视工期的索赔，最终往往导致甲方催工期，逼进度。如果没有工期索赔，只能加速施工（赶工），从而造成施工成本的增加，如果加速施工仍没有按期完工，既落了个逾期完工的罪名，还增加了施工成本。如果重视工期索赔，即使甲方要求加速施工按期完工，项目部还可以主张加速施工的费用补偿和提前完工奖励，工期索赔其效果最终会反映在经济效益和社会信誉上。

充分认识索赔时效的效力。索赔时效有两个方面的效力，一是索赔时效期间届满则索赔权即诉权的消灭，即权利人未在约定的索赔时效期间内提出索赔，其索赔权利消灭；二是索赔时效为有效的抗辩理由，即索赔时效期间届满，请求权的相对人因而取得否认对方请求的权利。索赔时效期间届满后的请求权，因诉权的消灭，变为不可诉请求权。所以我们要及时索赔，避免不必要的损失。

充分认识收集索赔证据的重要性。索赔证据是关系到索赔成败的重要文件之一，工程实践中，项目部即使抓住施工合同履行中索赔机会，但如果拿不出索赔证据或证据不充分，其索赔要求往往难以成功或被大打折扣。