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合同管理系统功能说明

合同管理系统功能说明

1 合同审批

有合同要签订时,可以起草新合同发起审批,提交给相关部门相关领导进行审批,以便检查合同相关信息以及合同条款等是否正确,审批通过之后审批结束。

1.1合同起草

合同信息录入,主要包括合同基本信息、合同正文、合同双方履约义务、合同收支计划以及合同风险这几个部分。

1.1.1.合同基本信息

包括合同的收付方向(收款、付款、收付款)、合同类型、执行人信息(执行部门、执行人、联系电话)、是否关联主合同、核算币种以及金额(收款方向金额、付款方向金额)、合同附件、合同期限(开始时间、结束时间)、合同监控人员、其他相关信息(所属项目、客户信息、供应商信息)。

1.1.

2.合同正文

提供word录入,可以编辑合同正文信息。

1.1.3.履约义务

包括我方履约义务和他方履约义务两个部分。每个履约义务都有对应的履约时间,可以录入多个履约义务。可以设置履约责任人并指定提醒方式(短信、邮

件、RTX),在合同监控中,依据履约时间和履约义务的执行状态(未完成、完成、逾期、逾期完成)发送提醒信息。

1.1.4.收支计划

包括收款计划和付款计划两个部分。收款计划的总金额和付款计划的总金额要分别和合同核算金额一致。

收款计划包括计划收款时间、计划收款金额、实际收款时间、实际收款金额这几个方面。可以录入多个收款计划,在合同起草时编辑计划收款信息,实际收款信息在做收款管理时再进行录入。在收款管理中,依据这个计划收款时间和实际收款信息判断该收支计划的执行状态(完成、逾期完成)。

付款计划包括计划付款时间、计划付款金额、实际付款时间、实际付款金额这几个方面。可以录入多个付款计划。在合同起草时编辑计划付款信息,实际付款信息在做付款管理时再进行录入。在付款管理中,依据这个计划付款时间和实际付款信息判断该收支计划的执行状态(完成、逾期完成)。

可以设置收支责任人并指定提醒方式(短信、邮件、RTX),在合同监控中,根据收支计划的执行状态发送提醒信息。

1.1.5.风险管理

包括风险类型、风险名称、应对措施、风险等级、风险状态这几个方面。合同风险可以录入多个。

在合同监控中,可以对合同风险进行管理,调整风险状态(未发生、已识别、已跟踪、已关闭)。

1.2合同审批

合同起草完成之后,进入审批流程。合同审批项包括:合同基本信息、合同正文、履约义务、收支计划、风险管理、流程跟踪表单。

2 合同履行阶段

2.1合同监控

合同审批流程结束之后,进入合同履行的监控阶段。在合同监控中可以查看合同基本信息以及审批流程、维护合同履约义务执行状态、调整收支计划,调整合同风险状态(未发生、已识别、已跟踪、已关闭)。

2.1.1合同概览

查看合同起草时录入的合同基本信息。

2.1.2合同审批

查看合同审批流程信息。

2.1.3履约义务

对履约义务进行管理。

显示合同起草时填写的履约义务信息,可修改履约义务执行状态(未完成、完成、逾期、逾期完成)。

2.1.4收支情况

对收支计划进行管理。

显示合同起草时填写的收款计划和付款计划信息。收款计划的实际收款信息在收款管理中进行维护,在合同监控中可查看。付款计划的实际付款信息在付款管理中进行维护,在合同监控中可查看。

2.1.5合同风险

对合同风险进行管理。

在合同监控中,可以修改风险状态(未发生、已识别、已跟踪、已关闭)。

2.1.6监控提醒

在合同起草时,指定履约义务与收支计划的被提醒人以及提醒方式,在合同审批结束之后,依据规则,将提醒信息写入至提醒表中。在合同监控阶段,根据提醒表中的记录,实现消息提醒功能。

提供邮件提醒,可扩展。其他提醒方式与具体实现,可由用户根据实际需求进行扩展。提醒规则如下。

2.1.6.1一次性提醒

在履约义务和收支计划到期的前一周,按照合同起草时指定的提醒方式,向相关责任人发送到期提醒,提醒责任人关注。只提醒一次。

2.1.6.2周期性提醒

在履约义务和收支计划到期之后,按照合同起草时指定的提醒方式,向相关责任人发送逾期提醒,提醒责任人尽快处理,每天都进行发送。当履约义务和收支计划的状态已经变更为完成(完成、逾期完成)之后,消息提醒不再发送。

2.2收款管理

对已经审批完成的合同,依据收支计划中的收款计划,对收款流程和收款情况进行管理维护。

收款信息包括:执行人信息(执行部门、执行人)、相关合同信息、收款金额、核算币种、收款时间、收款方式(现金、支票、电汇、其他)、发票信息这几个方面。

一个收款流程,可以对应多个合同的多条收款计划,收款计划的金额总和必须和收款金额一致。合同每条收款计划不能被重复使用。

在收款流程结束之后,根据收款信息,更新合同收款计划的实际收款时间、实际收款金额以及状态,实际收款金额应与计划收款金额一致。

2.3付款管理

对已经审批完成的合同,依据收支计划中的付款计划,对付款流程和付款情况进行管理维护。

付款信息包括:执行人信息(执行部门、执行人)、相关合同信息、付款金额、核算币种、付款时间、付款方式(电汇、银行委托、现金、虚拟、其它)、供应商信息、发票信息这几个方面。

经过审批和财务确认之后,进行实际的付款操作,付款完成之后结束付款流程,并根据付款信息,更新合同付款计划的实际付款时间、付款金额以及状态。

2.4交货管理

对交货确认流程和实际交货情况进行管理。

对已经进入履行阶段的合同,有实际产物要进行交付时,可以发起交货确认申请。填写交货内容、相关合同信息、我方信息、他方信息等发起交货流程进行审批,审批通过之后,由实际交货人编辑交换清单(交付物、规格、数量等信息)结束交货流程。

2.5开票管理

对开票申请流程和实际开票信息进行管理。

对已经进入履行阶段的合同可以发起开票申请。需要对合同做开票时,填写开票内容、相关合同信息、开票金额、交税金额等信息发起开票申请进行审批,审批通过之后,由实际开票人编辑开票清单(开票时间、发票号、发票金额)结束开票流程。

3 统计查询

查看、检索合同信息以及合同已经履行的收支、开票信息。

3.1合同明细

列出合同的概要信息,可根据合同信息进行搜索。

3.2合同统计

以合同为依据,列出合同的已收款金额、已付款金额、已开票金额。可根据合同信息进行搜索。

3.3合同收支明细

以合同为依据,列出合同的收支明细信息,包括计划收款时间、实际收款时间、执行状态、收款金额这几个方面。可根据合同信息进行搜索。

4 合同模板管理

提供合同模板的上传、下载功能,实现对合同模板的管理维护。

4.1合同模块管理

对合同模板进行管理,可以添加新模板,编辑、删除已有模板。

4.2合同模板查看

可以查看所有的合同模板,用户可以下载所需的模板。

5 信息管理

5.1供应商信息管理

5.1.1新增供应商信息

编辑供应商编号、供应商名称、供应商地址、联系人信息、传真、邮编、供应商类型,可以新增一个供应商。在合同起草时,可以从供应商列表中进行选择。

5.1.2供应商信息维护

对已有的供应商进行维护,可以更新地址、联系人等信息,可以设置供应商的状态(是否启用)。可以删除。

5.2客户信息管理

5.2.1新增客户信息

编辑客户编号、客户名称、客户地址、联系人信息、传真、邮编、客户类型,可以新增一个客户。在合同起草时,可以从客户列表中进行选择。

5.2.2客户信息维护

对已有的客户进行维护,可以更新地址、联系人等信息,可以设置客户的状态(是否启用)。可以删除。

5.3项目信息管理

5.3.1新增项目信息

编辑项目编号、项目名称、项目执行部门、项目负责人,可以新增一个项目。在合同起草时,可以从项目列表中进行选择。

5.3.2项目信息维护

对已有的项目进行维护,可以更新项目的状态(是否启用)。可以删除。

6 与其他系统的接口

6.1ERP系统

供应商、客户等合同管理中所需的信息不在本系统中进行管理时,可以根据第三方提供的数据接口获取信息。

6.2财务系统

收款管理、付款管理方面,需要与财务系统进行交互的,可以根据第三方提供的数据接口获取信息进行流程审批操作。提供数据导入入口,在流程审批之后,将相应的收付款信息导入至财务系统。

6.3单点登录

企业内部有多套IT管理系统时,可以配置单点登录,方便用户在各系统之间切换。

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