采购合同管理制度

总则

1.为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使

其符合采购管理的要求及公司的利益，特制定本制度。

2.本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。

采购合同的编写

1.供应部是采购合同的对口管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理

事项。

2.公司一次性采购物品金额高于元，必须签订采购合同；外地采购（XX市外）必

须签订合同。

3.采购合同的编写程序。

1)选择供应商。必须是公司认可合格供应商。

2)进行谈判。供应部应与合适的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物料的价格、数量、

质量、供货方式、货款支付等方面的谈判，并根据谈判所形成的方案选择对公司

最有利的供应商。

3)拟定草案并评审。供应部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，高价值原料、

单批量价值≥40万元报送集团法律顾问审核后，按公司签批流程上OA进行签批。

4)拟写正式的采购合同。供应部应根据各相关部门、法律顾问及各级领导的意见对采购

合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同。

4.正式的采购合同必须包括以下九个方面的主要内容。

1)合同签订双方的姓名、地址和联系方式。

2)采购物品的单价、总价。

3)采购物品的数量与规格型号。

4)采购物品的品质和技术要求。

5)采购物品的履约方式、期限、到货地点。

6)采购物品的验收标准和方式。

7)付款方式和期限。

8)售后服务和其他优惠条件。

9)违约责任和解决争议的方法。

5.采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。

采购合同的签订

1.与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果

委托别人代签，供应部应审验其委托证明。

2.公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。

3.对于金额在40万元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，即公司将合同拟订

好后传送给供应商，供应商进行盖章签字后回传，公司盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。

4.签订后的合同由供应部保管。

采购合同的执行与控制

1.合同签订后即具有了法律约束力，供应部应及时向供应商发送订货单，使供应商及时准备

公司所需的物品。

2.供应部应配合使用部门做好采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定

的质量要求时，供应部应积极联系供应商进行处理。

3.供应部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登记，并保

存好能够证明合同履约的原始凭证。

4.对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工过程周期长、变数多、监控过

程比较复杂的现象，要求供应商提供进度安排，供应部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到公司。如果供应商提供的物料将延缓公司的生产，供应部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。

5.在合同的执行过程中供应部要处理好与供应商的关系，将供应商视为公司的战略发展伙

伴，便于在生产旺季加大物料采购时能够及时供应，在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。

6.供应部应本着经济型的原则做好物料的采购进度控制工作，既保证仓库中的采购物料库存

最低，同时还能保证采购物料满足生产的需求。

采购合同的修改与终止

1.在合同执行过程中，因供应商的原因造成无法按量供应的采购物料，供应部经调查核实，

可与供应商签订新的采购物料的数量规定，作为采购合同的附件进行执行。

2.在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化（例如原材料价格或市场行情出现上涨或下

跌，）供应部可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。

3.在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，供应部经过核实后，可与供

应商进行协商签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件执行。

4.有下列情形之一者，视为合同终止。

1)因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。

2)因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。

3)出现违背合同条款的状况。

4)逾期没有履行合同约定的。

5)发生符合合同条款中合约解除的事项。

合同纠纷的处理与合同管理

1.当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时，采取如下处理方法。

1)与供应商协商解决

2)请第三方协调解决。

3)由仲裁机构进行仲裁。

4)通过法律途径解决。

附则

1.本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。

2.本制度自XXX办公会议审议后执行。