• —定期30年（重要的）
• （规章制度、工作计划、工作总结、调研报告、 大事记；会议相关文件材料；会计凭证、会计账 簿、预、决算报告及执行情况等。）
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四、保管期限
• —定期10年（一般的） • （培训相关文件材料、宣传材料、杂志报道；月
度、季度、半年度财务会计报告、银行对账单、 纳税申报表等。）
或签章。 • 检查日期：归档文件检查完毕的日期。
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一本为一件； • 来文与复文（如请示与批复、报告与批示、函与
复函等）独立成件，也可两者合为一件；
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六、排列
• （一）每“件”不同稿本的排列
• 正文在前、附件在后；
• 正本在前，定稿在后；
• 转发文在前，被转发文在后；
• 原件在前，复印件在后；
• 来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；
• 有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前， 收文在后；
文书档案归档 及整理规范
站质管办 2018年7月
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一、整理原则
• 遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料 之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利 用。
• 参照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）
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二、归档文件的范围
• 会议文件材料 • 职能业务文件材料 • 机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会工作
文件材料 • 行政、财务 、基建、住房工作文件材料
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三、分类
•年度—问题分类法
•把文件材料先按年度分开，每个年度的文件材料 再按问题分类，如：
•
党务类
2018年 行政类
•
人事类…
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四、保管期限
• 按文件的保管利用价值等因素来判断可分为：
• —永久
• （通知、意见及批复；领导的重要讲话、会议纪 要、会议总结、公报、文件汇编；机构设置、人 事任免、表彰决定；年度财务报告、审计报告 等。）
后加上“[ ]”,以表明该题名是重拟或经过更改 和简化。
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七、拟写题名
• 例子： • XX市人民政府、XX县人民政府关于防汛、抗洪
救灾工作的通知 • XX单位二O一八年工作总结 • 张三、李四、王五[等]领导同志在XX会议上的讲
话 • XX单位第一届党员代表大会文件
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八、编号
• （一）编页号 • 文件材料中，凡是有图形和文字的页面都必须编
• 三要素：责任者、文件内容、文种
• 责任者→制发文件的组织或个人,发文机关或署名 者
• （3个以内，一一标明,且两个责任者间用顿号相 隔；3个以上，标出主要三个，后边加 [等] 字）
• 文件内容→对文件具体内容的概况 • （一般文件的标题都会注明清楚）
• 文种→指文件类型
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七、拟写题名
• 注意要点： • 第一，没有提名的文件应拟写题名； • 第二，有题名但无实质内容的应重新填写； • 第三，有选择地对文件题名进行适当更改和简化； • 第四，会议记录应拟写提要式题名； • 第五，凡未照抄原文标题的，应在自拟内容的前
写页号； • 文件材料有连续页码时，则无需重复编写； • 无页码或无连续页码时，需要编流水页号； • 空白页不编号；
• 编写位置：正页面右上角，反页面左上角空白处； • 请用黑色铅笔编写；
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八、编号
• （二）编件号
• 按照件与件之间的排列顺序，将文件排列好后， 逐件编写件号，以固定每一件在年度中的位置；
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十、备考表
• 备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情 况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期
• 盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、 补充、移出、销毁等情况；
• 整理人：负责整理归档文件的人员签名或签章； • 整理日期：归档文件整理完成日期； • 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员签名
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五、文件分件
•以“件”为单位进行整理，一般每份文件为一件。 • 正文、附件为一件； •文件正本与定稿（包括历次修改稿）为一件； •文件处理单（阅办单）放在最前面并统计页码； •转发文与被转发文为一件； •原件与复印件为一件；
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五、文件分件
• 简报、周报等材料一期为一件； • 会议记录一次会议为一件，会议记录一年一本，
• 件号从“0001”开始，使用阿拉伯数字编流水件 号；
• 编写位置：文件封面的左上角空白处； • 请用黑色铅笔编写
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九、归档文件目录（式样）
序号
文号
责任者
题名
日期
页数 备注
文号：文件的发文号，若没有，不用标识； 日期：文件材料的形成时间，如：20180408；日期不全的，且考证不出 来的，用“0”填充，如：20180000； 页数：填写每件文件的总页数； 备注：填写需要说明的事项。
• 正文在前，发文稿纸、定稿在后。Βιβλιοθήκη a9六、排列
• （二）“件”与“件”之间的排列
• 前提：同类别→同年度→相同的保管期限
• 成套性的文件集中排列；
• 同一事由的一组文件材料，一般按照成文时间 （或形成时间）的先后顺序进行排列；
• 信息、简报类的，可按其已有的期数编号进行排 列。
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七、拟写题名