外来文件管理制度
1.0 目的
为对外来文件进行识别并控制其分发，规范外来文件的管理，特制定此规定。

2.0 适用范围
适用于公司外部所提供文件的管理，包括国家标准、行业标准、法律法规、政策文件、客户资料等。

3.0 定义
外来文件：从公司外部来的文件，不是自己编写的，而且是需要执行的。

可分为以下几类
3.1 技术性文件
3.1.1 客户提供的图纸、产品技术条件、测试方法、产品标准、材料标准、环保标准等。

3.1.2 国家法律法规类：与产品有关的产品标准、行业标准、测试标准、判定标准、材料标准、环保标准等。

3.2 质量类文件
3.2.1 质量标准：与质量体系有关的标准，如ISO9001、ISO14001、计量标
准等； 3.2.2 质量法规类：质量法、合同法、计量法等；
3.3 管理性文件:适用的法律法规，与员工、管理、安全、卫生等相关的政策文件。

3.4 其它证书类：包括体系证书、荣誉证书、产品证书、专利证书、人员资格证书等等。

4.0 部门职责
4.1 销售部门负责客户资料的接收与更新；
4.2 研发部门负责识别、更新技术性文件；
4.3 技术质量总控部--质控负责识别、更新质量类文件，文控负责体系证书、产品证书的保管；
4.4 人力资源部负责识别、更新与员工、安全、管理、卫生等相关的法律法规；
4.5 人力资源部负荣誉证书、专利证书、人员资格证书等证书正本的保管,文控中心负责扫描件的归档管理；
4.6 相关部门的部门负责人负责文件的审核，主管领导或总工负责文件的批准；
4.7 文控中心负责外来文件的归档和资料的发放、回收、保存、销毁等管理工作；
5.0工作程序
5.1 外来文件的获取
公司各部门可通过如下渠道搜集相关的外来文件:
5.1.1 国家、省、市政府及各相关职能部门;
5.1.2 各种会议、专业报刊、杂志、出版社;
5.1.3 互联网、电话传真;
5.1.4 客户
5.2 外来文件的识别
5.2.1技术性文件
5.2.1.1 客户提供的产品图纸、技术要求等文件，销售部门应在两天内移交给研发部门；
5.2.1.2 研发部门对客户文件进行确认，识别与产品相关的图纸、技术要求、产品规格等，并考虑加入到内部技术要求或工艺文件中。

5.2.1.3 研发部门对国家标准、行业标准进行识别，应识别文件的有效性及适宜性。

5.2.2 质量类文件
5.2.2.1 技术质量总控部对与本公司产品品质的检验、量测有关的标准进行识别，以确保所采纳的检验、量测方法正确或更优，并考虑加入内部检验规程中。

5.2.2.2 技术质量总控部对与质量管理体系相关的标准或政策文件进行识别，识别其有效性及适用本公司的条款，并作为质量手册及程序文件更新的依据。

5.2.3凡是国家颁布的与员工、安全、卫生有关的法律法规、政策文件，人力资源部应及时收集并筛选与公司相关的文件，并识别其有效性和适宜性。

5.3 外来文件的转化
如果需要将外来文件转化为内部标准，则相关部门职责人员需要将其进行转化，转化后的内部文件经内部审批、签字。

5.4 外来文件的审批
经过相关部门识别后的外来文件，需经部门负责人审批。

5.5 外来文件的分发
5.5.1 文件审批后，由文件识别部门确定发放范围后，移交文控中心进行分发和存档；
5.5.2 文控中心需对外来文件建立《外来文件登记表》，按《成文信息格式管理制度》进行编号，并按《成文信息控制程序》进行发放、回收和管理；
5.5.3 文控中心对需分发的外来文件，复印后加盖红色的“受控文件”章进行发放，原件需存档。

文件发放时，应《文件发放/回收记录表》作发放记录，
并有文件接收人员签收。

5.6 外来文件的更新
5.6.1各部门对各自负责的外来文件应及时更新，确保为最新的有效版本。

5.6.2各部门应随时关注国家行业标准、法律法规、政策文件，有新出台的文件时应及时收集并识别。

5.6.3销售部门应随时跟踪客户的信息，及时更新客户资料。

5.7 外来文件的使用、保管、更改、回收、作废按照《成文信息控制程序》执行。

7.0 相关文件
《成文信息控制程序》
《成文信息格式管理制度》
8.0 相关记录
《文件发放/回收记录表》
《外来文件登记表》。