文件编号：ZMSJ GZXMB-003中煤第三建设（集团）有限责任公司广州分公司材料管理制度编制：审核：审批：生效： 2012年2月1日总则为了完善公司管理体制，加强项目部对材料的采购管理、库存管理及使用管理，防止资源浪费，保证生产正常开展，根据国家有关规定，结合我公司具体情况，特制定本管理制度。

本制度的管理范围包括现有和新增的与生产经营有关的材料，如低值易耗品、各类配件及土建材料。

本制度若有与国家或行业现行标准冲突之处，应以国家标准或行业标准为准。

本制度由公司中煤三建广州分公司编制，有关条款的解释由广州分公司负责。

本制度于年月日经公司总经理室批准，并自批准日起开始实施。

中煤第三建设（集团）有限责任公司广州分公司总经理：年月日目录一、管理机构的设置 (3)二、公司部门职责 (3)（一）材料设备部 (3)（二）工程管理部 (4)（三）使用部门 (4)三、管理范围 (4)四、材料管理相关人员职责分工 (5)五、采购计划 (6)六、请购业务 (7)（一）请购部门 (7)（二）请购单的编制及审批权限 (8)（三）请购申请的撤销 (9)七、采购业务 (9)（一）采购部门职责 (9)（二）采购作业方式 (9)（三）采购作业处理期限 (9)（四）询价、比价、议价 (9)（五）呈核及审批 (11)（六）订购与合同 (12)（七）进度控制及事务联系 (14)（八）整理付款 (14)（九）索赔、退货或换货 (15)（十）价格及质量的复核 (16)八、安全运输和装卸 (16)九、质量检验及收货 (16)（一）质量检验及收货要求： (16)（二）项目部进场材料验收规定 (17)十、入库程序 (19)十一、仓库管理 (21)（一）仓库设置 (21)（二）仓库管理要求 (21)（三）库位管理 (22)（四）存货盘点 (22)（五）赔偿处理 (23)（六）库存量管理作业细则 (24)十二、领用 (24)（一）材料领用 (24)（二）退料 (24)十三、借用 (25)（一）借出 (25)（二）归还 (25)（三）遗失或损坏 (25)十四、工具领用 (26)十五、报废 (26)十六、材料出库及库存帐目管理 (26)一、管理机构的设置广州分公司材料管理工作公司材料设备部负责，由公司财务总监主管。

分公司负责材料质量验收的和监督工作的部门为工程管理部。

项目部为材料使用部门，材料使用部门须设立相应的下级机构负责材料在使用场所的存放、收发管理工作。

公司将有权限进行采购的部门划分为不同的采购组织，中煤三建广州分公司主要负责采购大宗的生产材料、维修配件等。

大宗生产材料在项目开工前由项目部提出材料需求计划，由公司选定供应商，在施工过程中按需供应。

不常用的一些材料以及备品备件由项目部在施工过程中提出采购申请，但项目部必须于材料需要进场前五天向公司材料设备部发出材料请购单，以防影响后续工作。

对于公司授权项目部采购部份材料以及项目部急需的材料，项目经理可与公司主管领导沟通后，由项目部采购员提出申请，经过项目经理审批即可由项目部自行完成。

视工程项目管理方式的改变，或因项目施工地域因素，分公司可授权项目部成立相应的采购组织。

二、公司部门职责（一）材料设备部1、建立和健全公司的材料管理制度、仓库管理办法和安全技术操作规程，并对执行情况定期进行检查；2、组织对使用部门负责材料管理的机构进行业务技术教育，组织必要的管理培训；3、具体实施材料的采购管理工作，并监督指导项目部的采购工作。

（二）工程管理部1、负责部分采购材料的验收；2、制订安全监督规范；3、组织有关部门定期对仓库的仓存和材料的使用情况进行安全检查，负责安全事故的处理。

（三）使用部门1、根据本制度制订仓库管理的相关实施细则和管理办法；2、组织对本部门涉及仓库管理的有关员工进行安全技术教育。

3、负责材料计划的编制、申报。

4、负责进场材料的管理。

三、管理范围本制度所指的材料主要是指公司用于工程施工耗用而持有的各项材料（不属于固定资产的），包括下列各项：（一）原材料：指公司用于工程施工的外购品，以及工程施工相关的辅助性材料，包括原料及主要材料、外购半成品、修理用备件、燃料和物料等，具体指一次性使用后即消耗或不能复原的材料，如金属、非金属的各种原材料、燃料、试剂等。

（二）低值易耗品：指单位价值在国家限额以下，或使用年限在一年以下的不属于固定资产的劳动资料，包括企业在库以及在用的低值易耗品。

低值品是指凡不够固定资产标准又不属于材料范围的用具设备，如低值仪器仪表、工具量具、科教器具等。

易耗品是指容易破碎或消耗的材料（有的单价可能超过固定资产最低价格界限）如元器件、零配件等。

以上具体指3000元以下（不含3000元），能独立使用，耐用年限在一年以上的物品。

四、材料管理相关人员职责分工相关材料的采购人员，必须具备良好的职业道德和专业知识，懂得国家有关法律法规要求。

仓库材料的管理人员，必须由工作负责，业务熟悉的人员担任，仓管员必须明确和坚守岗位职责，仓管员要相对稳定，不得任意调换。

材料使用人员应了解所用物品的性质，掌握相关使用技术和事故处理方法。

1、供应商或采购员：负责按照采购通知单/会签单/合同要求送货至项目部；2、收料员/仓库：收料员负责对三大材、普通地材等清点数量，办理入库手续；仓库负责对低值易耗、常用的零星材料清点数量，办理入库手续（以点数、过磅、测量等方式进行验收并做好相关记录，同时收齐产品合格证、准用证明、检测报告等资料）。

验收合格后，验收人员必须在验收单中签字确认，材料进场当日仓库必须开具入库单，二至三日内办理完入库签字手续，对于地材必须开具地材收据。

3、项目部门卫：负责参与进场材料的清点，并做好进出场相关记录（如材料名称、规格型号、数量、车辆进出场时间、车牌号、入库单编号等）；4、质量员：负责对到场材料的质量验收（如黄砂的含泥量、粗细比例；混凝土的粘稠度、是否离析等）；5、采购员：负责复查入库手续并签字确认，负责验收入库的变更手续。

五、采购计划材料的购置必须制订计划。

各项目部及有关部门根据需要向分公司材料室提出物质需求计划，材料设备部根据库存情况制定各类物品的采购计划。

1、各项目部在项目之初应向公司材料设备部提出项目总体需求计划；2、跨年度项目应依据实际需求数量、库存定额及经费情况制定年度采购计划；3、月度所需物品计划必须在每月二十五日报材料设备部，材料设备部根据库存常备量制定月度采购计划；4、项目部及有关部门急需的物品则在任何时候可临时计划申购，或填写请购单上报材料设备部。

编报物品购置计划时，对名称、规格、数量、用途必须填写清楚，如因填写错误造成差错，由编报单位负责。

项目材料总计划项目月度材料需求计划填报单位：计划编号：年月日材料编码材料名称规格型号及品牌计量单位数量进场时间质量要求使用部位备注材料员: 项目生产副经理: 项目经理：审核意见：年月日审批意见：年月日注：由分公司财务总监签审核意见，由分公司总经理签审批意见。

六、请购业务（一）请购部门请购由相应的使用部门提出，具体如下：1、主管工程施工的各项目部2、公司有需求的各有关部门中煤三建广州分公司材料请购单（公司采购）材料编码材料名称规格型号及品牌单位申购数量用途进场时间备注申请部门：申请人：材料采购员: 项目经理：审核意见：年月日审批意见：年月日注：由分公司财务总监签审核意见，由分公司总经理签审批意见。

中煤三建广州分公司材料请购单（项目部采购）材料名称规格型号及品牌单位申购数量用途进场时间备注申请部门：材料采购员:年月日项目经理：年月日（二）请购单的编制及审批权限1、请购经办人员应依据存量管理基准、用料预算，参酌库存情况开立请购单，并注明材料的品名、编号、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核；2、需用日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应以请购单附表，一单多品方式，提出请购；3、紧急请购时，由请购部门于“请购单”的备注中注明原因，并说明“紧急采购”；4、总金额在3000元以内的材料，由项目部经理最终审批。

（三）请购申请的撤销1、请购申请的撤销应立即由原申请部门通知采购部门停止采购；2、原相应请购单无法撤回时，采购部门应通知并送回原请购部门。

七、采购业务（一）采购部门职责采购材料原则上由分公司材料设备部负责办理，采购人员必须遵守国家有关材料政策和规定，熟悉市场供求信息，根据批准的计划进行采购工作，努力争取物优价廉，及时采购，保证供应。

（二）采购作业方式除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购：1、集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。

2、长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大宗的材料，采购部门应事先选定厂商，议定长期供应价格，呈准后通知各请购部门依需要提出请购。

（三）采购作业处理期限采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需，分类制定材料采购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应立即修正。

（四）询价、比价、议价1、采购经办人员接“请购单(内购) ”后应依请购事件的缓急，并参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，除经核准得以电话询价之外，另需精选三家以上的供应商办理比价或经分析后议价。

2、若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应检附资料并于“请购单”上予以证明，经主管核发后，先会使用部门或请购部门签注意见后呈核。

3、属于买卖惯例超交者(如最低采购量超过请购量)，采购经办人员于议价后，应于请购单“询价记录栏”中注明，经主管签认后呈核。

4、对于厂商的报价资料经整理后，经办人员应深入分析后，以电话等联络方式向厂商议价。

5、采购部门接到请购部门以电话联络的紧急采购案件，主管应立即指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般采购程序优先办理。

产品询价单按下表形式填写：（五）呈核及审批采购经办人员询价、议价完成后，以“物资采购比价表”形式呈报主管审核，并经总经理审批通过后，方能具体实施。

材料采购比价表采购单位：使用单位：工程名称：年月日报价单位：联系人：联系电话：报价单位：联系人：联系电话：报价单位：联系人：联系电话：报价单位：联系人：联系电话：报价单位：联系人：联系电话：（六）订购与合同1、采购经办人员接到经核决的“采购订单”后应以此单向厂商订购，并以电话或传真确定交货(到货)日期，同时要求供应商于“送货单”上注明“采购订单编号”及“包装方式”。

要求厂商在接到订购单后以传真或书面形式给予确认。

2、需与供应厂商签订长期合同者，采购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购合同会审核决权限呈核后办理。