合同档案管理规定

1、总则

1.1 目的

为加强企业档案管理，明确职责、强化职能，维护档案的完整、准确、系统，便于更有效的为本企业服务，特制定本办法。

本办法规定了档案收集归档、组卷装订、借阅使用、保管期限、统计、销毁及其制成材料的质量要求，企业档案管理遵循统一领导、分级管理的原则。

1.2 范围

本手册适用于南京中建化工名义签约的购销合同。购销合同主要包括：独立的构件供应合同、风力塔架设备销售合同、压力容器供货合同、分包合同和其他经济合同等。如承接工程施工合同，按照安装公司名义承接的项目施工合同模式。

1.3 管理原则

（1）合法合规原则；

（2）诚信履约原则；

（3）全过程合同风险管理原则。

1.4 术语和定义

（1）合同管理

本手册所称的合同管理，是以合同文本为载体，以签约把关、履约监控为基础工作和基础目标，以合同风险防控、合同效益提升为核心价值的，风险与效益兼顾、合约与法务融合的复合型企业管理工作。

（2）工程分包招标

企业在其内部向具备相应施工资质或劳务资质的施工单位发布招标信

息，通过竞争，选择分包单位，并与之签订分包合同的行为。

（3）重大合同

具备以下情形之一的合同：

购销合同额在3亿元（含）以上的合同；

以八局名义或中建安装公司名义签订的购销合同；

（4）风险合同

购销合同额在3亿元（含）以下，且属于以下范围之一的合同：预计合同履约过程中最大净现金流出超过合同总价的10%的项目；

供货加工完成时净现金流出大于合同总价的5%的项目；

以现金支付履约担保的；

合同工期、质量罚款无上限，无条件禁止供货的。

（5）一般合同

指除重大合同、风险合同以外的合同。

（6）经济合同

本篇所述经济合同指除劳动合同之外的工程承包合同、工程分包合同、材料设备采购合同、联营合同、法律类合同、非法律服务类委托合

同、对外投资合同（股权收购、房地产、基础设施等）、融资合同、合作

协议、租赁合同、担保合同、技术合同、设计合同、借款合同、综合授

信协议、银行承兑汇票协议等。

2、档案管理人员职责

各级专、兼职档案管理人员（各部门资料员为部门档案管理人员）应忠于职守、遵纪守法、保守秘密，应接受专业知识的继续教育和培训，具备必要的档案专业和相关专业知识，定期接受公司的评比和考核。

3、文件的归档范围及质量要求

（一）凡公司各项生产、经营、科研等活动中直接形成的具有保存价值的文字材料、图表、声像、软件及实物荣誉等。

（二）归档文件的质量要求

1.归档的纸质文件资料必须是原件，正文附件应齐全完整、字迹清楚、图样清晰、图表整洁、规格统一、签字盖章手续完备。

2.文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

3.文件中文字材料幅面尺寸规定宜为 A4 幅面（297mm ×210mm）。图纸宜采用国家标准图幅。

4.文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。

5.所有竣工图均应加盖竣工图章。

4、归档文件的立卷

(一)立卷的原则和方法

1.立卷应遵循文件资料的自然形成规律和成套性的特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

2.工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、

施工文件、竣工图、竣工验收文件，每个部分也可再按照单位工程、分部工程、专业等组卷。

（二）立卷的要求

1.案卷不宜过厚，一般不超过 40mm。

2.案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。

（三）卷内文件的排列

1.文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

2.图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

3.既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料在前，图纸在后。

（四）案卷的编目

1.编制卷内文件页号应符合下列规定：

⑴卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。

⑵页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。

⑶成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

⑷案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

2.卷内目录的编制应符合下列规定：

⑴卷内目录式样宜符合本规范附件 2 的要求。

⑵序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1 依次标注。

⑶责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选

4择两个主要责任者，其余用“等”代替。

⑷文件编号：填写文件原有的文号或图号。

⑸文件题名：填写文件标题的全称。

⑹日期：填写文件形成的日期。

⑺页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。

⑻卷内目录排列在卷内文件首页之前。

3.卷内备考表的编制应符合下列规定：

⑴卷内备考表的式样宜符合本规范附件 3 的要求。

⑵卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。

⑶卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

5、档案文件的移交

1.企业在本年度工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，由各部门进行收集、立卷，装订成册后于次年6 月底前统一向档案室移交，归档。

2.工程档案在工程竣工后一个月内，经过系统整理后移交。移交双方根据移交目录清点核对，并履行交接签字手续。

合同档案是记载合同履行全部情况的文字资料，合同档案管理制度是合同管理制度的组成部分，也是单位为维护自身的合法权益而采取的必要手段。通过对合同的档案管理，可以完整保存与合同相关的证据材料，如果有纠纷一旦发生，可以及时运用档案记载的内容，依法维护单位的权益。

其主要内容包括:档案的期限、档案的管理部门、合同档案的归档与借阅、档案利用、档案管理责任等。