2、明确收集范围
落实了收集责任后，也就明确了收集工作的主题，解决了收集工 作宏观层面问题。接下来就要解决应该收集那些文件和怎么收集 的问题。
电子文件的收集范围应当以国家发布的纸质文件归档与不归档范 围为依据，结合各单位对电子文件信息的现实需要，确定本单位 的电子文件收集范围。具体来说，纸质文件应归档的，其相应的 电子文件也应归档；纸质档案不属于国家归档范围的，应根据单 位需要确定是否列入收集范围。在各单位电子信息相对匮乏的现 阶段，我们制定电子文件收集范围要比纸质文件的收集范围稍大 一些，以便为单位的办公自动化系统多积累些电子信息。但这部 分电子文件不应归档，可以作为办公自动化系统上公开的信息资 料，满足各方面查询利用需要。
第三条 本办法所称电子文件（electronic records ）是指在数字设备及环境中生成，以 数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在 通信网络上传送的文件。
本办法所称的电子公文是电子文件的一种，专指各单位通过统一配置的电子公文处理系 统形成的具有规范格式的公文的电子数据。
一个二进制位表示两种状态，两个二进制位表示四种状态，则N个二进制位表示2n种 状态，
2)八个二进制位称为字节(Byte=8bits),用B表示，它是数据处理和数据存储的基本单 位。自左至右顺序排列，最左一位是最高位，最右一位是最低位。8位二进制可表 示2的8次方=256种状态。
除字节外还有千字节（KB）、兆字节（MB）以及十亿字节（GB）等表示存储容量。 换算关系为：1B=8bits
第六条 各单位应把电子文件纳入本单位文件管理体系，把电子文件的 归档管理工作纳入本单位信息化建设工作体系，纳入本单位办公自动化 系统，并建立健全各项管理制度，逐步建立起科学的电子文件管理系统。
第七条 各单位办公自动化系统或电子文件管理系统应符合国家有关 文件处理管理规定，并设置如下功能，保证电子文件真实性、完整性、 有效性：
电子文件属性
数字化的信息形态：----这是电子文件的基本特性，其它特征都是 在此基础上引申而来的。
对设备及标准的依赖性 载体的非直接识读性 物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性 信息与载体的相分离性 信息共享性 信息的易更改性 不安全性
第五条 电子文件归档管理工作应遵循以下原则：
金桥工程：全国经济信息网
金卡工程：金融信息网
金关工程：外贸海关信息网
金智工程：教育科研网
计算机简介
定义：计算机是对各种信息进行存储和高速处理的工具或电子机 器。1）不仅是计算工具，还是信息处理机；2）不同于其它任何 机器，能存储程序，并按程序引导自动存取和处理。
计算机分：数字电子计算机、机械计算机、矢量电子计算机等。 1946年2月15日，标志着人类计算工具历史性变革的巨型机──第
DD 申博
电子文件 归 档 与 管理
数字化，是指利用计算机信息处理技术把声、光、电、磁 等信号转换成数字信号，或把语音、文字、图像等信息转 变为数字编码，用于传输与处理的过程。
信息化：就是借助现代信息技术，大力开发各类信息资源， 提高信息对经济发展社会进步的贡献率。要实现信息化这 一目标既要做好信息化基础建设，更要做好信息资源建设。 在现代信息技术环境下，电子信息将成为未来信息资源的 主流形式。信息资源建设的重要工作：电子文件的收集管 理和历史文件档案数字化。
（三）前端控制原则。在电子文件管理系统的设计阶段就要充分考 虑电子文件生命周期各个阶段的管理要求，在电子文件形成处理 阶段考虑电子文件归档管理和长期保管的要求。
文件： 形成 ——处理——鉴定——整理——编目
前端
中端
保存
销毁
末端
（四）真实性保障原则。采取措施确保电子文件的内容、结构和背景信息经过传 输、迁移后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。
辅助教学软件 游戏软件等
硬件系统
数据：是对事实、概念或指令的一种表示形式，可以由人工或自动装置进行处理。
信息：数据经过解释赋予一定的意义后，便成为信息。
计算机的数据存储单位
bit,Byte,MB,GB的数量概念 1)一个二进制的位称为比特(bit)，用b表示,它是数据最小单位。一位可以表示0和1两 种状态。
（二）单位文书处理部门、各业务部门或项目组应指定专 人负责本部门、本项目形成的电子文件的收集、积累和 整理归档工作。
（三）单位档案部门应参与和指导本单位电子文件的形成、 处理、收集和归档等各工作环节。
第三章 电子文件收集与积累
第十条 各单位应根据国家有关规定制定本单位的电子文件归 档范围。凡是反映本单位工作活动，具有查考利用价值的电 子文件都应收集归档。
★真实性 authenticity指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与
形成时的原始状况一致。 完整性 integrity指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 有效性 utility指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存 储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。
⑵、完整性要求 电子文件的完整性包括两个方面的含义，一是作为 记录社会活动真实面貌的具有有机联系的电子文件及其它形成的相关 文件数量齐全；二是每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺 损。电子文件的软硬件环境、元数据一同收集起来。
4)字长：一个字中的字符数量或二进制的位数称为字长。常用的16位、32位、64位 等字长是计算机的一个重要指标。
山东省电子文件归档管理暂行办法
第一章 总 则 第二章 电子文件归档管理体系 第三章 电子文件收集与积累 第四章 电子文件整理归档 第五章 归档电子文件保管利用 第六章 电子文件送交、寄存、进馆 第七章 附 则
对电子文件的操作者进行严格的身份识别与权限控制，并 采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。 对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任 的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求 的电子文件暂存存储器中，以防散失。
（四）设置符合安全要求的操作日志，实时自动记录实施操作的人员、时间、设备、 项目、内容等。
输入/输出设备
输出设备 (打印机/显示器/绘图仪)
1.2.2 计算机软件
计算机软件一般可以分为系统软件和应用软件两大类。
操作系统系统软件ຫໍສະໝຸດ 语言处理程序软件系统
工具软件
文字处理软件
计算机系统
应用软件
各种应用软件包
面向问题的各 种应用程序 运算器 控制器 存储器 输入设备 输出设备
.5.
表格处理软件
图形处理软件 图文排版软件 防病毒软件
第四条 各级档案行政管理部门负责对本行政区域内电子文件归档管理工作实行规划、 协调和监督、指导。加强与有关部门协作，建立健全与各单位的指导和联系制度，及时 协商解决电子文件归档管理中出现的问题。 ★文件的定义：国家机关、社会团体、企事业单位或个人在社会活动中为处理事务、交 流信息而使用的各种文字、图表、声像等记录材料。
3、明确收集要求 只有收集要求明确了，收集责任人才能做好收集工作。收集总的目标
是：既要保证电子文件的完整系统，又要保证其原始性、有效性。具 体要求体现在三个方面：
⑴、时间要求就两个字：及时 如果是网上签发的，应该在签发后由 办公自动化系统自动将已经过签发过程的文件转到文件的收集库，交 文件收集人员管理。
密等级要求相符的防范对策。
第八条 各单位办公自动化系统中的或单独的电子文件归档 管理系统应通过省档案局组织的专业验收。
第九条 各单位应建立电子文件形成、收集、积累、整理归 档的岗位责任体系，保证电子文件从形成、收集、积累 到归档管理，都有专人负责。
（一）电子文件的形成制作质量由文件的起草者、审核者、 签发者、缮印者负责。
（五）采取相应技术措施采集电子文件的背景信息和元数据，登记文件起草者、修改 者、审核者、签发者等处理过程中相互衔接的各类责任者，打字者、发文者、收文 者、存储管理者等各类操作者，批示、签名、印章、代码等责任凭证信息，以及电 子文件传递、交接过程中的其他标识，建立完整的电子文件元数据库。
（六）设置数据备份和数据导出功能。 （七）设置足够容量、安全的外部存储器，随时存放处理完毕应归档保存的电子文件。 （八）具有针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取的与系统安全和保
（一）设置相关功能，满足电子文件归档与管理需要。 （二）设计完整的责任体系，确保电子文件从生成、处理到归档管理
每个环节都有保障其真实性、完整性的责任人。
（三）采用相应技术，确保电子文件真实性、完整性。 对电子化的印章、数字签章等采取防止非法使用的措施。 对具有凭证作用的电子文件逐页加注可靠的防错漏和防调 换的标记。
高一倍，而价格下降一半。
中国计算机的发展状况
超级计算机已进入世界先进行列 出现了众多知名计算机品牌
计算机硬件系统构成
硬件系统
运算器
中央处理机（CPU）
控制器 存储器
内存储器 外存储器
输入设备 (键盘/鼠标)
只读存储器（ROM) 随机存储器（RAM） 快速存储器（CACHE） 磁带 硬盘（HARD DISK） 磁盘 光盘 软盘（FLOPPY DISK）
1KB=1024B =210B
1MB=1024KB=1024x1024B=1048576B =220B
1GB=1024MB=1024x1024KB=1024x1024x1024B=1073741824B=230B 3)字：在计算机和信息处理系统中，当存储、传送或操作时, 作为一个单元的一组字
符或一组二进制位，称为字(Word)。字是计算机进行数据存储和数据处理的运算 单位。
背景信息 context指描述电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结 果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。
元数据 metadata指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、 硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。