如何管理员工档案案例一：如何做好员工档案的必备信息收集工作？宽学集团李丽刚刚调任到人力资源经理的岗位上，就接受了一个棘手的工作。

随着宽学集团人力资源工作的日益规范，对人事管理的要求越来越高。

根据集团要求实现档案管理规范化，为信息化管理做好准备。

并把这一工作交给了学历最高的李丽。

李丽硬着头皮接受了任务，开始了档案管理的第一步收集个人信息并完善档案。

从一开始的摸着石头趟过河，凭借着李丽对过去档案工作的一知半解，聪明的她居然很快的就摸索出了一套经验，在度过开头的艰难以后，迅速的完成了这份工作。

2012年2月，宽学集团发生了一件匪夷所思的事情，在后勤部仓库的一名搬运工中，居然被上门来的公安机关揪出了一名逃犯。

连董事长都被叫到公安机关了解情况。

这个事情成了开春以来人力资源部最大的笑话。

人力资源部李总受到了责备，愤怒的调查情况，叫来李丽：“你的档案管理怎么做的，你不是刚刚才完善了档案吗，这样的人混在公司你都没有发现，你的档案是怎么整理的”。

李丽很委屈，我就是按照公司过去的档案，从过去的登记里得到的信息里整理出来的啊。

难道不对吗？Q&A：李丽管理档案的信息收集方式对吗？为什么出现这种情况？这个案例看上去偶然，实属必然。

因为李丽仅凭过去的档案信息和一点点所谓的经验，就在做档案管理，明显是不合时宜的。

档案信息收集的工作是一个漫长系统的过程，他既要对档案的信息来源有所保障，又要对档案信息的真实性进行各种方式的复核和鉴别。

这样才能够筛选出去一些虚假的或者不重要的信息，使我们能够通过员工档案真实客观的了解员工的教育背景、家庭背景和工作能力，一份档案看似简单，却也能折射出一个人的成长轨迹。

当然这是建立在档案的真实性和翔实性上的。

如何有效的收集必备信息，更好地管理档案？有效的收集准确的信息和必备材料是管理好档案的第一步，是真正能促使档案管理为企业战略人才管理和以后人才价值评估做好充分准备。

做这个东西我们可以分成收集和鉴别两个步骤来走。

我们先来看收集信息的部分，首先我们要明确这个档案从员工一入职开始我们所需要的材料，一是证件证书有身份证明材料，像身份证、户籍证明，一些特殊岗位（财务、管理、人资等）还需要派出所居住证明材料等；还有就是学历证书、资格证书、职称证书等与其工作相关的证件，这个叫教育背景证实材料。

所有的材料都需要复印件，但一定要到公司复印，或者经过对照后，才能入档。

其次是工作经历信息证明材料，比如实习证明、上一家公司的离职证明和劳动合同等。

最后依据刚刚说说的各项信息证实材料形成入职登记表，入职登记表还应该有家庭背景，家庭地址，常住地址，联络方式，紧急联络方式等等内容。

收集信息的工作完成以后，接下来我们就要对收集到的这些信息进行鉴别，在鉴别通过后，才能形成一份真正完整的、翔实的、准确的员工档案。

鉴别的方法可以这样做：一是通过网络学历查询系统或是通过致电该院校这块的负责人（现在一般是就业指导中心）核实学历的真伪。

值得注意的是，一般96年以前毕业的通过这种方式很难查出结果，对于这块，我们可以用提问对照的方式来做，我们可以问他读书时院长是谁，班主任是谁，教科书是什么谁编的，学院详细地址，同学同学电话等等问题，得到答案再来对照，来检验其学历的真实性。

二是通过网上身份证核实系统核实身份证明的真伪，也可以通过家庭成员的电话调查来进行身份的辅助核实。

还可以出具证明到其所属派出所调查身份背景，对于外来人员较多较杂的部门和一些要害部门人员，就可以采取这种方式。

三是通过背景调查核实工作经历材料。

可以要求员工在填写入职登记表时必须填写清楚曾工作的单位联系人和联系电话，也可以通过网络查找出其曾经工作的单位，致电与他们的人力资源部门取得联系，对其工作能力、工作背景、薪酬、离职原因等详细询问调查。

另外我们还应该实现档案的动态管理，在收集信息上对员工在企业的发展情况进行入档管理，一是员工的奖惩材料和依据，二是员工的薪酬福利和保险材料，三是员工的换岗轮岗材料，四是员工的转正材料。

这些材料一是能客观的反映员工的发展为其调任升迁调薪形成基础依据，二是为可能发生的劳动纠纷做好防范。

案例二如何通过收集一些可选材料避免因档案管理缺失造成的人事工作失误？任职经历李丽痛定思痛，经过培训“深造”终于明白了档案信息的收集办法，重新开始了档案系统的管理工作，进过一个月扎扎实实的工作，李丽的亡羊补牢初见成效。

档案系统完善后，李丽也正式的兼任了宽学集团档案管理员的工作。

就在李丽对自己的档案管理水平沾沾自喜的时候有一个意外发生了，她的档案管理再一次面临严峻的考验。

宽学集团下属有一个会计师事务所，由于这份工作压力大长期用脑。

集团规定有心脏病、脑溢血等前科的人是不给予录用的。

但是新聘任的一个会计师恰恰因为得过心脏病没有被发现进入了宽学会计师事务所。

在一次大规模的企业合并报表的工作中，由于不堪负荷。

病倒在了工作现场，送到医院急救，下了三次病危通知书。

为了这个事情员工家属将企业推上了劳动仲裁庭，告宽学集团没有对员工的身体负责，在员工患有高危疾病的情况下让员工超负荷工作，危害了劳动者的合法权益。

宽学集团以员工隐瞒身体状况为由进行反驳，可是员工家属称企业从未要求员工体检，在档案材料中就可充分证明一事，驳得公司无法可说。

最终只有私下协商赔偿巨款才将此事化解。

毫无疑问李丽为了档案管理不善的情况引咎辞职。

可是李丽倒走前还不明白自己错在何处，明明是按照规范来做的为什么就会出这么大的错。

Q&A：李丽管理档案的信息收集又出现了什么问题？很显然李丽只是按照常规步骤去做了档案信息的收集工作，墨守常规。

而没有按照企业的特点和特色去收集其他的重要信息。

案例中的事务所需要员工健康状况，这个时候，档案管理中员工的健康证明材料就变得非常重要。

有了这个材料一方面可以避免有些员工为了工作隐瞒病情，一方面可以有效避免因此引发的劳动纠纷。

不仅仅是入职时，包括以后工作中员工的重大疾病治疗康复情况、生育情况、工伤处理情况都应该纳入到档案管理中来。

如何根据企业需要收集相关信息，提高企业档案管理为企业发展服务的水平？在一些成长性要求相对较高的企业，档案对员工的培训材料就应该纳入到档案信息收集中来。

可以通过历次的培训记录中的地点、课题、参与人员、签到表、报名表、点名表来收集员工是否按要求参加了培训的证明材料纳入档案。

可以通过收集保存与员工签订的培训协议进行入档，以备与该员工签订劳动合同需要有培训后限制条款的时候作为补充材料。

可以通过收集考核结果，考试结果等材料料入档作为员工日后升职加薪调岗的依据。

在一些对身体要求较高的企业，档案对员工的健康证明材料就应该纳入到信息收集中来。

可以通过入职体检的方式来收集入职体检表。

也可以要求员工提供近半年以内的体检表来进行收集。

一是对员工的身体负责，而是为将来有可能面临的劳动纠纷做好防范准备。

在一些危险程度较高的企业，档案对员工的劳保措施实施，工伤处置办法，作业准则学习情况等就应该纳入到信息收集中来。

为企业降低劳动风险，规避劳动风险在档案管理上提供有力证据。

另外员工的影像资料也是档案信息中非常重要的一环，这个既便于日后领导通过档案就可以对员工有个直观的了解，也避免以后办理各项福利劳保社保事宜需要员工照片等影像资料时反复向员工索取。

员工入职登记表上应有照片便于核查。

员工入职时就应该向员工要求，并收集。

一般的情况下应该是一寸和两寸的照片各两张，同时要求提供电子版照片两分。

案例三：如何做好员工档案的存放工作？随着业务的拓展宽学集团选调了一批精兵强将准备去重庆开发新的市场，由于每个人都不愿去外地发展，人力资源部做了大量的工作才把员工的思想谈通。

于是开始在人事关系上准备各项手续，可是在万事俱备的情况下却少了“东风”。

原来在所有手续全部办好了以后，当需要把员工档案转到重庆事业部的时候，却发现存放的档案大量的遗失了。

即使是有部分档案在档案柜里，也是材料严重不齐全。

档案哪去了？贼也不会偷这个啊。

分析过来分析过去最后确定的原因是由于人资并没有设定专门的档案管理人员，档案的存放一般都是由招聘专员兼任，而随着这些人的离职和轮岗换岗，大家有都没有在这块办好交接，档案也就成了一个千古谜案，再也没有谁能够说的出来它到哪去了。

由于档案的存放出现了问题，这次集团的大动作只有暂停下来，人力资源部承受着巨大的压力，一边是集团领导的斥责和催促，一方面受到档案的约束，人事关系迟迟不能转到那边去。

换岗员工本来就不愿去，这下更找到了理由，前期大量的沟通工作不得不又重新开始再做一遍。

Q&A：宽学集团员工档案存放问题在哪里？通过案例我们可以直观的体会到档案存放的重要性，在轮岗换岗，劳动关系出现异地变迁，包括我们做员工分析，人力资源规划等等工作的时候都会用到档案，档案是人力资源工作重要的基础。

而宽学集团显然忽视了档案管理尤其是档案存放的重要性，既没有制定专门的责任人保管档案，更谈不上对档案管理人员的专门培训。

对档案存放的转交、保管迁移等等都没有明确的制度和流程。

档案自然会随着这些因素越来越少，越来越烂。

自然就会影响到日常的工作，所以说我们思想上必须高度重视，档案存放事情虽小，却关系重大。

如何做好档案存放工作，提升档案管理质量？一般的来说档案都是纸质的档案，那么我们就从保管纸质档案的流程来细解这份工作。

为了便于将来的查找和咨询，我们要做的第一个工作就是把档案按照岗位、部门分个大类，在此基础上为了便于翻阅我们要制定一个排序法，方便将来查找档案，通用的采用姓名拼音的首个字母，按照这个顺序进行存放，查找非常方便。

第二步，档案存放环境的选择一定要阴凉、干燥、通风，有条件的话最好找一个比较密闭的地方存放，避免档案受到自然条件的影响出现破损。

同时存放档案的秘密性也应该考虑周全。

最好是有一个保险柜专门用来保存档案，即使是没有这个条件也不能往普通的文件柜或办公桌里一放了事。

接下来我们就要对档案管理人员进行培训了，第一我们要指派专门的人员进行档案管理即使是为了节约人力成本也要找一个责任心强、心细，规范的员工来兼任档案管理员，当然工资上也应有所考虑，以鼓励积极性。

第二对选拔的人员采用讲解，帮带的方法进行物品存放常识的培训，进行档案安全培训，进行档案保密培训。

档案管理员必须通过培训后的考核合格才能参与到该项工作之中。

每一份档案从制作完毕到存放时间最好不能超过一天，档案的借阅必须由专人签字授权，借阅的时间不能超过一天。

遇到特殊情况如转档、异地迁档等时间应该在到达新的存放地点后立即交接并登记存放。

对于特殊人员的档案，由于其岗位的特殊性以及私密性更强，我们还需要进行特殊的保管，保管时也应该注意他们是有有对应的材料。

想hr人员是否有保密协议等内容，因为他们的工作性质涉及到公司的新政秘密较多。

财务人员受否有背景调查材料和户籍材料等，因为财务人员涉及到公司的资金安全，采购和销售人员同理。