原版已签字...........有限公司公文管理办法司规字第02号第一章总则第一条为做好公司公文处理工作，明确公文的种类、格式、行文规则等，提高公文质量和工作效率，使公文处理规范化、制度化、科学化，特制定本办法。

第二条本办法所称公文是指公司经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法治企和进行经营、管理活动的重要工具。

第三条本办法中的公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条公司综合经营管理科负责各类公文起草的组织、各项制度并指导和监督执行；督促、检查公文运转和办理情况，统一管理公文收发、审核、用印、归档和销毁等工作。

第五条公司文员、内勤应不断提高公文专业知识、技能，专（兼）职负责公文处理工作。

处理公文人员应当忠于职守，遵守职业道德，保守公司商业秘密。

第六条公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，必须做到准确、及时、安全，公文处理必须严格执行有关保密规定。

第二章公文种类第七条公文主要包括命令、决定、决议、通知、通报、议案、报告、请示、批复、函、会议纪要等。

一）命令(令)适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

二）决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关科室及人员，变更或撤销公司的决定事项。

三）决议适用于经过会议讨论、研究、表决通过后制定和形成的意见及要求贯彻执行的事项。

四）通知适用于转发上级有关部门的公文；传达要求公司有关科室、公司周知或者执行的事项；发布规章；任免人员等。

五）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

六）议案适用于向股东代表大会及董事会提请审议事项。

七）报告适用于各科室或公司汇报工作，反映情况，答复股东代表大会、董事会、监事会的询问。

八）请示适用于向上级部门请求指示、给予答复、审核与批准，主要包括：申请开办新业务、新产品，对规章制度有疑问或执行中存在问题，以及人事需求、机构管理、固定资产购置等经营管理方面的事项。

九）批复适用于答复所属公司、部门的请示事项，“批复”与“请示”是互相对应的文体。

十）意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。

十一）会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。

十二）章程适用于按有关法律、法规、条例，规定企业宗旨、组织原则和经营管理方法等事项，由当事人一致同意而达成的具有法律效力的书面文件。

十三）协议、合同是双方或多方为明确各自的权利和义务而签定的法律文书，多用于生产、供应、销售等部门。

十四）发言稿适用于单位领导所作的带有指示性的讲话、重要报告、总结性讲话，会议代表的发言、典型经验介绍等。

十五）函适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间吿知事项、相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等。

十六）规章制度根据经营管理需要，依照有关法律法规等制定的，组织经营过程和进行劳动管理的规则和制度的总和。

也称为内部劳动规则，是企业内部的“法律”。

规章制度内容广泛，涵盖了经营管理的各个方面。

第三章公文格式第八条公司公文一般由文头、发文字号、标题、正文、签发人、成文日期、发文单位、收文单位、印章和文尾等组成，必要时需注明密级、急缓时限和附件等内容。

一）文头文头含字头、发文字号和文头线，字头由发文单位名称加“文件”二字组成。

1、红头字文件包括：公司董事会文件（董字）、监事会文件（监字）、及公司通知（司通字）文件等。

格式：页边距为上、下2.5厘米，左、右3厘米，字头字体为华文中宋48号加粗套红字体，字头位置为段前3.5行，单倍行距，居中排印。

下方为发文字号和年代序号，发文字号由单位代字和文件序号组成，年代序号由年份、序号组成，于段前1行位置以宋体4号加粗字体居中排印，如“司×字第××号”，董事会文件“董字第××号”，监事会文件“监字第××号”。

再下方为公司标和文头线，公司标为红色，亮度为60%，段前1行居中排列，高1厘米，宽1.18厘米。

文头线为红色，粗1磅，长6.6厘米，分列公司标两侧（见附录1）2、黑头字文件包括：公司章程、规章制度、通报等。

格式：页边距为上、下2.5厘米，左、右3厘米，字头字体为宋体小三号加粗字体，字头位置为段前1行，段后1行，单倍行距，居中排印。

下方为标题（见后），再下方为发文字号和年代序号，发文字号由单位代字和文件序号组成，年代序号由年份、序号组成，于段前1行位置以宋体4号加粗字体居中排印，发文字号统一为“司×字第××号”，年代序号为“××××年第××号”。

对于某文件修订后的编号发文字号不变，年代序号按当年发文顺序编制以区别版本（见附录2）。

3、传真：左侧以小四号黑体字标注公司地址、邮编、电话、传真等中英文信息，右侧以四号黑体字标注公司中英文全称并衬以灰底框，公司名称中文采用白字，英文采用黑色（见附录4）。

4、一般请示、报告、通知等采用无字头公文形式。

5、发文字号1）分类及编号原则①文件分类原则按文件性质分为四类，第一类决定决议简称为“决”，第二类为通知通报简称为“通”，第三类为会议纪要简称为“纪”，第四类为规章制度简称为“规”。

②编号原则文号由文件编号和年号组成司规字第 01 号文件（2011 年 01号）注：年序号在第二行居中。

3）编号原则成文部门编制所需发布的文件内容，进过审核、会签后，传送到综合经营管理科统一编号。

二）标题公文标题应当准确简要地概括公文的成文事由或主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文单位。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

标题用小2号黑体字打印，段前1行位置居中排列。

三）正文1、正文即公文主体，包括事由、要求、建议、措施等内容。

正文要求语言精练、逻辑清楚、层次分明、词语规范。

2、正文一律从左至右顶格编排，小标题一律用黑体字标注。

正文中表示层次序号时按以下顺序排列：一、；一）；1、；1）；①。

使用过程中可以按此顺序挑选使用，但是不可以违反此顺序使用（如：可以一、；1、；①。

但不可以一、；①；1。

见附件样式）。

3、层次标注不提倡采用“1.1”、“1.1.1”进行标注，在体系文件中采用此法标注时，分层最多到“1.1.1”。

多余此层次时，可采用其他符号标注，如：a等。

4、格式要求格式一：司通字文件正文用4号宋体字横行排列，每行约30字，每页约24行，单倍行距，段距为段前1行。

页边距为上下2.5厘米，左右3厘米。

格式二：其他文件可采用小4号宋体字横行排列，每行约35字，每页约21-34行，行距固定值20-27磅，段距为段前0.5行。

页边距为上下2.5厘米，左右3厘米。

与政府往来公文，按政府规定格式编排。

5、文章分出“章”，“节”的，各章节题目应居中排列，文字加粗，单倍行距，段距为段前、段后各2行。

四）签发人签发人指代表单位审核批准文件制发的负责人。

公司发文需公司董事长签发，签发人标注于发文字号右侧红线上方中央。

签发件只用于存档，不印发。

发放件签名不得采用打印形式，应将签发人签字扫描处理后插入签发栏处。

五）成文日期成文日期以领导签发日期为准，采用中文日期格式标注，将年、月、日标全（“零”写为“O”），标注于文件末尾发文单位署名下方。

六）落款及印章对于没有单位标头的公文，落款应使用全称或规范化简称，标注于正文右下方成文日期之上并加盖公章。

公章压盖于发文单位署名中央，上不压正文，下骑年压月。

对于有单位标头的文件，落款将不再标注发文单位，只标注发文日期。

印章加盖在日期处。

尾页无正文时应在尾页左上方标注“此页无正文”字样。

七）收文单位收文单位包括主送单位和抄送单位，主送单位指文件的主要受理单位，用全称或规范化简称，于文头下段前1行位置，以黑体字顶格打印。

抄送单位指需要了解公文内容的有关单位，标注于公文页尾。

主送单位一般不再在文尾标注。

八）文尾文尾含主题词、报送领导、阅知范围、文件编印、校对、批准人、印发单位、日期及份数，分别用黑线分隔，单倍行距，号字与正文相同，字体为宋体，主题词为黑体。

要求主题词简明扼要，报送对象完整，日期份数准确。

主题词是用于文件分类和检索的标识，由表现公文内容归属、主体内容公文类别的此或词组组成，按照先“内容”后“形式”的顺序排列，一般不超过5个词或词组。

其位置在成文日期之下，阅知范围之上。

阅知范围，包括主送单位、抄报单位（或领导）、抄送单位。

主送单位是公文的主要接收对象，即需要按照公文内容答复事项、办理工作的单位；抄报单位是需要了解公文内容的上级单位或相关领导；抄送单位是需要了解公文内容的下级单位。

九）密级与缓急时限1、国家秘密文件分为绝密、机密、秘密。

按照国家和单位有关规定标注；2、公司商业秘密文件分为“核心商业秘密”、“重要商业秘密”、“普通商业秘密”。

3、缓急时限分为“特急”、“急件”和“普通”，根据需要标注于文头左上角（普通件不标注）。

十）附件附件指附在文件后随同下发的文件或资料、记录。

附件应在正文之后，成文日期之前注明附件名称，多个附件的用阿拉伯数字标明序号。

印发或转发文件、资料不作附件处理。

十一）无字头文件无需文头文尾，其余部分均参照此规定执行十二）页码页码用阿拉伯数字标注，如“-1-”，文件页码标注于印张下方中央。

十三）纸张与装订1、公文用纸为A4规格；2、纸张要求：1）宣传性资料封皮采用120克铜版纸、内容采用120克彩激纸，原则上进行胶装。

2）其他对外文件采用70克品牌复印纸，左侧可采用黑色封条均匀粘贴或胶装。

3）内部文件、资料使用纸张以节约为原则，可采用70克普通复印纸。

4）对外报送的文件、资料，由各部门领导严格把关选择纸张种类。

5）对外报送资料内容应严格把关，排版简洁、大方（对版式、格式有要求的从其要求），同时应使用质量较高的纸张和高档装订方式。

第四章行文规则第九条行文应当确有必要，注重效用。

第十条行文应遵循逐级行文原则，一般不得越级请示和报告。

各科室呈报公文，经综合经营管理科审核后，由文秘人员（或指定专人）负责传递。

公司间行文应遵循对等的原则，“明来明去，密来密去，函来函复”。

涉及国家秘密和企业商业秘密的严格执行相关保密规定。

除综合经营管理科外，各科室原则上不得以本科室名义对外单位正式行文。

第十一条向上级单位行文时，一般不抄送下级单位；向下级单位的重要行文，应当同时报抄上级单位；转发上级、同级单位或不相隶属机构的文件，以公司名义行文，转发公文一般不抄送原发单位。

第十二条“请示”是向上级主管领导到或部门（原为集团）请求给予以批复的文种，应当一文一事，一般只写一个主送单位，同时需要其它单位研究处理的，应采取抄送形式，但不得同时抄送下级单位。