会计档案管理制度
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杭州娃哈哈集团有限公司管理制度
WHH-CW-02-06-00
会计档案管理制度
发布日期：2008—11—27 实施日期：2008—11—27
杭州娃哈哈集团有限公司
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会计档案管理制度
第一章总则
一、目的
为了加强会计档案管理，统一和规范公司会计档案管理，根据财政部和国家档案局发布的《会计档案管理办法》、《中华人民共和国档案法》，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于整个集团按规定应当建帐的各部、分公司会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理规定。
三、职责
1、总经办档案室和集团财务部共同负责会计档案管理制度的制（修）订，及会计档案工作的指导、监督和验收。
2、总经办档案室负责杭州总部会计档案的接收、库房管理和借阅利用、销毁组织等管理工作。
3、集团财务部负责指导、监督、规范下属各财务机构会计档案的组织、立卷、存放保管等工作，并进行检查考核，保证会计档案的完整性。
4、各会计机构（财务部、财务科）按规定建立和移交会计档案。
第二章管理规定
一、会计档案的内容
会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映公司经济业务的重要史料和证据。
具体包括：
(一)会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
(二)会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。
(三)财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
(四)其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册等。
二、会计档案整理规则
1、各类会计档案代号及案卷号的填制
会计档案代号：P-会计凭证；Z-会计账册；B-会计报表；F－增值税发票抵扣联（如销售公司数量大则单独编号，其它会计主体量少可并到Q类）；Q-出库单、入库单、领料单、其他。
案卷号格式：识别码—代号－年份－顺序号。
识别码为各会计主体的代码，且是唯一的代码，由集团财务部统一分配并通知。
例如：2000年杭州娃哈哈饮料有限公司（该会计主体代码为3151）会计档案一共有7卷（册），其中凭证有3册，账本有2册，报表有1卷，其它有1卷，则编号依次是：3151-P-2000-1、3151-P-2000-2、3151-P-2000-3、3151-Z-2000-1、3151-Z-2000-2、3151-B-2000-1、3151-Q-2000-1。
2、会计档案的装订和卷盒封面的填制要求
1)要求装订整齐，规范。
无论凭证、报表每本不得超过200张，要求装订者在封面上盖章或者签字。
2)档案盒封面填制要求：内容栏内填写盒内会计档案的种类如：******公司会计凭证、总帐等，并填写盒内会计档案反映的时间和盒内卷数、保管期限。
3) 档案盒脊背写法：脊背最上端加盖会计主体名称的蓝色印章；全宗号和目录号空白，由档案室人员填写；案卷号按照会计档案编号规则编写，如一盒里面有两卷或两卷以上的案卷，则所有案卷号都必须在此处注明。
如果凭证等需要标明月度等便于查找的，一律填写在案卷号下方的空白处。
即盒内所有的内容都应该反映在卷盒表面。
3、会计档案保管清册、会计档案保管期限
1）会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，分为永久、定期两类。
定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。
各会计机构可视经营需要适当延长保管期限，但不得低于规定的期限（具体参见附表一）。
2）各会计主体每年形成的会计档案，应当由会计机构（财务部或财务科）按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册（具体参见附表二）。
会计保管清册纸质材料一式两份，一份由移交的会计机构永久保存，一份同会计档案移交时一并交与档案室。
3）会计档案应装入国家统一的会计档案盒内，档案盒封面和背脊面按规范书写清楚各项内容，以便于保管和利用查找。
不同保管期限的会计档案不得装在同一盒内。
三、会计档案归档移交
1、当年形成的会计档案，在会计年度终了之后，可暂由本单位的财务部门保管一年，也可以第二年就移交，具体视保管条件和利用情况而定（杭州总部会计档案统一移交集团档案室保管，外地公司由财务科或档案室统一保管）。
同一会计年度产生的会计档案要求一次性移交完整，不得分成几次移交。
2、各会计部门向档案室移交会计档案时，应编制会计档案移交清单（具体参见附表三）一式两份，并在移交前先向档案室提供移交清单和保管清册的电子文档。
档案室审查电子表格信息（规范、完整）符合要求后再予通知接收会计档案实物。
3、档案接收部门对移交的会计档案案卷质量、手续严格把关，不符合要求的退回重新填写整理，合格后再予办理移交手续。
并对照档案保管清册逐项核对无误后，按会计档案分类方法排列上架，办理移交清单签字手续，纸质移交清单、会计档案保管清册双方各自保留一份，以备查考。
四、会计档案借阅
1、本公司财务人员可以查阅与其工作有关的会计档案，若工作需要须带出档案室，必须办理借阅登记。
借阅人要注意保持档案整洁，严禁在材料上圈划、涂改，不准折叠、拆换、抽出、增添和损坏档案材料，不准交无关人员翻阅，不得泄露或擅自向外公布档案内容。
2、其他人员查阅会计档案的，要讲明查阅目的，并经会计主管人员同意，方可借阅，但不得将会计档案带出档案室，审计单位除外。
五、会计档案销毁
1、保管期满的会计档案，由总经办档案室会同相应的会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
经集团公司财务部、总经办会审，集团总经理批准后予以销毁。
2、销毁会计档案时，应当由档案室（外地办公室）和财务部（科）门共同派员监销。
监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，销毁清册存档，并将监销情况报告档案室和集团财务部备案。
第三章附表/图
1、《会计档案保管期限表》
2、《会计档案保管清册》
3、《会计档案移交清单》
归口管理部门：财务部、总经办档案室
制度相关部门：各部分公司
修订次数：0次
发布日期：2008年11月27日
实施日期：2008年11月27日
表一：
会计档案保管期限表
表二：
会计档案保管清册
表三：
会计档案移交清单。