书面化的运行体系亦可避免由于人员的流失 而导致经验的流失，从而造成动作上的因难。
体系文件编写的重要性
（5）改善人际关系
由于工作的依据全部在书面上有明确的指令，在执行上大大减 少了口头式的命令和沟通，同时降低了同事之间的磨擦的机会。
（6）员工的责任心和荣誉感
执行工作人员透过文件知道自己的工作权责和内容，明确了自 己的工作范围从而提升了工作的责任心和荣誉感。
体系文件的架构
QM 一阶文件
QP 二阶文件
WI 三阶文件
FM 四阶文件
按标准描述质量环境管理体系 描述各部门有关活动 详细作业文件 各部门作业记录
类别
一阶文件 二阶文件 三阶文件 四阶文件
名称
手册类 管理办法类 指导书、操作规范 图表、记录
代号
例举
QM 《环境质量手册》
QP 《制程检验程序》
WI 《曝光作业指导书》
课程介绍
课程目标：
通过培训，掌握公司文件的架构、编写和技能，做到：
1、了解公司文件的架构，能区分文件性质 2、会按标准格式编写公司程序文件； 3、会审核文件格式的标准化； 4、会办理公司程序文件的制/修订及发行流程；
目录
1、体系文件编写的重要性………………………………………………… 2、体系文件的架构………………………………………………………… 3、体系文件的机密等级…………………………………………………… 4、体系文件的结构………………………………………………………… 5、体系文件编写…………………………………………………………… 6、体系文件的书写规定…………………………………………………… 7、体系文件条文的规则…………………………………………………… 8、体系文件的编号………………………………………………………… 9、体系文件的审批………………………………………………………… 10、体系文件制/修订及发行的流程……………………………………… 11、体系常用表单的使用说明……………………………………………
一阶（QM）文件格式
下图为QM文件格式的文件正文页
上图为QM文件格式的封面与次页
二阶（QP）文件格式
三阶（WI）文件格式
操作规范文件
部门作业指导书
四阶（FM）文件格式
文件制订/修订/作废申请单
内部联络单
QC 工程图文件格式
文件编写的内容（ 1.0目的）
FM [内部联络单] [异常单]
体系文件的架构说明
1．一阶文件——手册类(QM) 对于一个国家来说，宪法是根本大法，任何法律
的制订都必须依宪法的要求来拟制，而对于一间公司 来说，手册即是公司在管理制度上的根本大法，它会 叙述公司在体系运行上的大纲要求，简言之，手册即 要求我们应该要做哪些工作。
2．二阶文件——管理办法类\程序(QP) 程序即是明确规定工作进行的途径，就是说，针
体系文件编写的重要性
体系文件在ISO9000、ISO14000管理体系建立和运行 的过程中扮演着相当重要的角色： （1）符合标准要求
在ISO9001和ISO14001的条文中，均要求组织“建立 并保持局面的体系，以全面满足此标准的要求”。
（2）工作的依据 建立体系文件最重要的作用即是所有的工作有所依循，
体系文件的结构（次页）
次页：文件的修订记 录，仅限一页，如右 图（注：仅限一、二 阶文件使用）
体系文件的结构（正文页）
正文页：文件的内容页 含目的、适用范围、定 义、权责、内容、参考 文件及资料、使用表单， 可多页，每面标示页次， 如右图
体系文件的结构（附件 ）
附件：系指本文件相关的图表 说明，可多页。如下图
一般对于图纸、设备说明书、国内、国际的件的机密等级
可分为三类：
即通用文件：允许各部门依需要经文管中心登记后复印
使用，或在内部网络上公布，公开宣导。如：《文件控制程 序》。
即机密文件：由发文单位设定权限范围，由文管中心控 制发行。如一般技术文件、人员升迁、薪资调整等。如《品管 部薪资制度 》。
课前友情提醒
1、手机请调至震动档或关机状态 2、请准备好笔记本和笔
3、请确认自己是来互相学习的
每天“多做”一点点，就是“”的开始 每天“创新”一点点，就是“领先”的开 始 每天“进步”一点点，就是“”的开始 每天“谦虚”一点点，就是“被接纳”的 开始
与您共勉
质量/环境管理体系
——体系文件编写
品管部——张耿华（体系工程师） 2011年5月
对手册要求的工作和要求程序需详细描述。文件化的 程序通常包括活动的目的和范围；做什么事情和由谁 来做；何时、何地和由谁来做；应使用什么材料、设 备和文件，如何对活动进行控制和记录等。
体系文件的架构说明
3．三阶文件——指导书、操作规范(WI) 工作指导书是工作的明确指示，它需详细叙述某
一具体的工作如何来执行和操作，很多公司亦称为工 作指引或作业标准书。
保持一致和稳定的工作方式，以避免不同的人在操作相同 的工作时出现不一致的工作方式和标准，或者由于口头交 待沟通工作的方式和方法欠明确和清楚。
体系文件编写的重要性
（3）提升管理技术水平的基础 当所有的工作要求都文件化后，公司即可在
此基础通过日常工作，不断地完善管理和技术的 要求。 （4）防止经验的流失
即绝密文件：只限于责任人与企业最高主管之间的机要
文件，正本不受文管中心控制，但需在文管中心登记名称，正 本由责任人保管。如核心技术、对外重要项目的申报等，如
《高新技术企业申报表 》。
体系文件的结构（首页）
首页：含拟稿、审核、 批准、分发号、持有 人、受控状态、机密 等级等内容，仅限一 页，如右图（注：仅 限一、二阶文件使用）
4．四阶文件——表单（图表、记录）(FM) 格式化的记录清晰明了，易于保管，所以
在编撰文件时，就应适当的设计用以做记录的 表格，值得注意的是大量的或设计复杂的表格 会令工作复杂化，降低效率，所以设计表格应 力求共享，在表达明白的前提下，精简填写项 目和内容。
体系文件的架构说明
一般来说，一项工作涉及到多个部门则我们写文件时编制成 程序，例如：采购程序、纠正和预防措施程序等，而工作只和 自己部门有关的作业在编制文件时做成指导书的格式，例如： 设备使用指导书、指导书产品检验指导书等。