用Word制作标准格式公文公文制作不仅要求内容准确、表达简洁，而且要求符合《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012，以下简称《格式》）的制作规范。

以最常用的文字处理软件Microsoft Word 2003为例，制作符合《格式》要求的标准格式公文，即我们俗称的“红头文”。

一、安装常用字体WinXP系统需要安装小标宋体字体。

方法：从网络下载“方正小标宋简体”。

首先打开C：\WINDOWS\Fonts 文件夹；然后打开“文件—安装新字体”；在“驱动器”栏目中选择字体文件所在文件夹，当字体名称出现在“字体列表”中的时候，点击“全选”，最后点击“确定”。

Win7系统不仅需要安装小标宋体字体，可能还需要安装“仿宋_GB2312”和“楷体_GB2312”，方法同上。

字体示例:方正小标宋简体仿宋_GB2312 楷体_GB2312二、版面的设置（一）版面尺寸设置。

1．新建一个word文档，单击“文件—页面设置”，打开“页面设置”页签，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。

- 1 -2．选择“页边距”页签，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7厘米，下3.5厘米，左2.8厘米，右2.6厘米。

最后点击“确定”。

（二）排版规格设置。

如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。

2012版国家标准中，一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。

3号字的字高约为5.54 毫米，3号字的一行就约等于10.3875 毫米。

1. 首先点击“文件—页面设置”，在“文档网格”页签中选择位于左下角的“字体设置”，在弹出的“字体”页签中，先将“西文字体”设为“(使用中文字体)”，再将“中文字体”设为“仿宋_GB2312”、将“字号”设为“三号”，点击“确定”。

2.自动回到“文件—页面设置—文档网格”页签中，选择“指定行和字符网格”，设置为每行“28”，默认跨度为15.8磅，每页“22”，默认跨度为28.95磅。

3. 进行效果验证。

输入文字验证是否每面排22行，每行排28个字。

如果以上两个步骤严格按照顺序来操作，就会实现每面排22行，每行排28个字。

如果出现每行27或29个字的情况，可以调整字符间距。

点击“格式-字体”，点选“字符间距”页签（高版本Word，则点选“高- 2 -级”页签），将“间距”选为“紧缩”或“加宽”，磅值设为0.1磅（或0.035毫米）。

（三）页码设置。

公文页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 毫米。

单页码居右空一字，双页码居左空一字。

1.设定页脚。

打开“页面设置—版式”标签，在“节的起始位置”中选“新建页”；在“页眉和页脚”中选“奇偶页不同”，可实现单、双页码分置左右；在“距边距-页脚”中设定数值为2.8厘米，可实现一字线距版心下边缘7毫米2.插入页码。

通过设定页脚，已实现了单、双页分置左右。

现在需要插入页码。

选择“插入—页码”，在“页码”页签中选择“位置”为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”选“外侧”，勾选“首页显示页码”。

然后在左下角点击“格式”，打开“页码格式”页签中，“数字格式”中选择“-1-，-2-，-3-”，“起始页码”为“1”，点击“确定”返回“页码”，再点击“确定”。

3.设置奇数页的页码。

选择“视图-页眉和页脚”，使页眉页脚处于编辑状态，点击第1页右下角的页码“—1—”，出现可编辑的图文框，涂黑选中页码，将其字体设为“宋体”、字号设为“四号”。

接着选择“格式—段落”，“缩进”部分中，将“右”缩进改为“2字符”，即实现单页码居右空一字- 3 -4. 设置偶数页的页码。

选择“视图-页眉和页脚”，使页眉页脚处于编辑状态，点击第2页右下角的页码“—2—”，出现可编辑的图文框，涂黑选中页码，将其字体设为“宋体”、字号设为“四号”。

接着选择“格式—段落”，“缩进”部分中，将“左”缩进改为“2字符”，即实现双页码居左空一字。

5.高版本Word的页码设置。

则直接选择“插入—页码—底端外侧”，双击右侧“1”，出现小文本框，直接选择“修改页脚”，从样式中选择“-1-，-2-，-3-”；选择页码，设置为“宋体”“4号”，然后单页向右、双页向左拖动文本框位置，实现单页码居右空一字，双页码居左空一字的效果。

6. 验证页码效果。

可以打印后进行测量，用Ctrl键+箭头键对文本框的位置可以进行微调。

也可绘制一个高度为7毫米的文本框，移动到文号下方，移动红色分隔线与文本框下线重合，最后删除文本框，就实现分隔线在发文字号之下7毫米。

7.保存为Word模板。

“版面的设置”部分完成之后可以保存为Word模板，今后制作标准格式公文和一般事务性文件都可以使用。

二、版头部分的制作通过公文格式的Word模板，新建一个Word文档，敲击回车键15次以上，增加足够的空行。

选中这些空行，“格式—段落”中，将“行距”选择为“固定值”，将“设置值”设定为“28.95磅”。

（一）标注份号、密级和保密期限、紧急程度。

制作方法：第1～3行用于标注份号、密级和期限、紧急程度- 4 -三个要素，均设为三号黑体字，Word模板中默认行距为固定值28.95磅。

即使无需标注这三个要素，也要保留这三行空行。

示例：┘┘┘┘┘000001000001000001000001机密★1年机密特急特急（二）制作发文机关标志。

发文机关标志的大小，2012版《格式》仍然没有明确规定。

由于中央文件发文机关标志大小约为28毫米×17毫米（高×宽，中共中央文件），22毫米×15毫米（高×宽，国务院文件），一般以此为高限。

一般行政发文机关标志，县处级16毫米×12毫米，科级14毫米×11毫米。

同级党的发文机关标志更大些。

联合行文中，如有“文件”二字，置于联署发文机关名称右侧时，比发文机关名称相比较大些。

制作方法：1. 增加第3行段后间距。

第4行用于制作发文机关标志，按规定发文机关标志上边缘至版心上边缘为35毫米（99.23445磅），行距为28.95磅，35毫米需要3.43行距，因此在第三行后要增加0.43行距。

选中页面的第3行，“格式—段落”中，选择“缩进和间距”页签，“间距”中“段后”设为“0.43行”。

- 5 -2.输入发文机关名称。

以“历下区语委”这个县处级单位为例，首先在页面第4行输入“历下区语委文件”，居中排列。

在“格式-字体”中，字体选择“方正小标宋简体”，字号选择“46磅”，字体颜色“红色”。

然后在“字符间距”选项卡中，在“缩放”中选择百分比“75%”，使单个字的宽度缩小为高度的比例。

其次在“格式—段落”的“缩进和间距”页签中，设置“行距”为“46磅”。

最后根据发文机关标志字数的多少，点击“格式-字体”，在“字符间距”页签里，通过“缩放”百分比调整字宽、通过“间距”磅值调整字间距，使之醒目、美观、庄重。

示例：如果是制作“历下区语委办”这个科级单位的发文机关标志方法相同，只是字号选择为“40磅”，百分比为“79%”，行距设为“40磅”。

（三）标注发文字号、签发人。

需要在发文机关标志之后空2行标注发文字号和签发人。

因此，第5、6行用于调整发文机关标志与发文字号、签发人之间的间距，在第7行标注发文字号和签发人。

函、意见、通知、批复等平行文、下行文中只需要标注发文字号这一个要素。

则在第7行的位置用3号仿宋体字标注发文字号，居中排布。

报告、请示等上行文则需要同时标注发文字号和签发人两个要素。

当单一机关或两个机关联合上行文，则在第7行位置居左空一字编排发文字号，签发人编排在发文字号的右侧，与发文字号处在一同行，右空一字。

- 6 -三个及三个以上机关联合上行文，应使用主办机关的发文字号。

在第7行位置起居右空一字编排签发人，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

如果姓名是两个字，则中间空一个字。

如果是四个字及以上姓名，则单独排列。

三到四个签发人要排列在第7、8行，发文字号则在第8行位置居左空一字编排发文字号；五到六个签发人要排列在第7、8、9行, 则在第9行位置居左空一字编排发文字号；总之，发文字号总与最后一个签发人姓名处在同一行。

（四）制作版头中的分隔线。

1.在发文字号之下画一条分隔线。

选择“插入—图片—自选图形”中选择“线条”工具，拖动鼠标画出一条直线。

高版本Word中，选择“插入—形状—线条”中选择“直线”型。

2.设置分隔线大小和颜色。

选中直线，点击鼠标右键，选择“设置自选图形格式”，在“颜色与线条”页签中，将线条“颜色”设为“红色”、“粗细”设为“1磅”。

（注：分隔线的高度推荐使用0.35 毫米～0.5 毫米，即1磅～1.4磅），在“大小”页签里，将“宽度”设为“15.6厘米”。

3.移动分隔线。

拖动分隔线使之横向与左右页边距对齐，纵向位于发文字号、签发人两个要素之下4 毫米。

可以绘制一个高度为4毫米的文本框，移动到文号下方，移动红色分隔线与文本框下线重合，最后删除文本框，就实现分隔线在发文字号之下4毫米。

- 7 -第91页(五)版头设置效果验证。

验证方法还是通过画文本框的方式来验证，文本框可以复制，移动文本框并调整大小使之上下套住相关要素，共需要3个文本框：模拟的版心、套住发文机关标志的文本框、套住发文字号和签发人的文本框。

文本框画好后，打印出来，用尺子测量一下，验证一下效果。

(六)制作“红头”模板。

将验证后的版头部分，只保留“发文机关标志”“红色分隔线”，可以印制后留存，方便使用。

三、主体部分的制作一般事务性公文，俗称“白头文”。

与党政公文在格式上最大的区别就是没有“版头”和“版记”这两个部分。

一般事务性公文可以党政公文的主体部分为参考进行编辑和排版。

（一）设置标题。

1.输入标题。

标题编排于红色分隔线下空二行位置，因此第8、9行用于调整红色分隔线与标题之间的间距。

除了需要三个及三个以上的签发人这样特殊情况之外，一般在页面的第10行位置输入公文的标题（因为公文标题一般较长，需占用两行至多行的位置），并设置成2号小标宋体，居中排布。

2. 调整行距。

在已设行距28.95磅的基础上，公文标题的行间距为三号字高的7/8，约14磅（三号字高为16磅），二号字体高度为22磅，标题行距为36磅。

具体操作是选中除标题后，- 8 -选择“格式—段落”中，将“行距”选择为“固定值”，将“设置值”设定为“36磅”。

（二）设置主送机关。

自标题之后的公文主体依然是3号仿宋体字，行距仍为28.95磅。

标题下面空出1行，用来调整标题与主送机关之间的距离。