如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。
商务信函一般用Dear Miss Brown，Dear Mr. Smith。Dear纯属公务 上往来的客气形式。
写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或My dear再加上表示 亲属关系的称呼或直称其名。例如：My dear father，Dear Tom等。
英文信函编号写法
❖ 如果信函上有编号，收件人和发件人都能快速了解所指的是 哪一封信。这样既便于文件存档，又便于日后查阅。
❖ 信函编号常见的书写形式有两种： ❖ 一种比较简单的形式“Re: XXX”，例如, Re: Invoice 12345
或Re: Your letter dated January 20, 2006。
❖ 一种比较常用的形式“Your ref: XXX, Our ref: XXX”，提供 一组缩写信息，包括：文件编号、起草人、录入人的姓名缩 写和部门代号等。例如一封由我方Jutta Brawn 起草，由 Hugh John Davies 录入的信函编号为“Our ref: JB/HJD”
英文日期写法
第一讲 英文信函写作基本格式
文信组成部分示意图见下 图。
英文信头写法
❖ 信头也称信端，其内容包括发件公司的名称、标 志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。 书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自 何处，并为回复提供联系方式。
❖ 很多公司都会印制带信头的信纸。一般来说，人 们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，将复杂 的信头放在信纸的右侧或上下两端。在使用这种 信纸打印信函时，一定要注意为信头留出足够的 空间。
文称呼写法
如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：“Dear Sirs,” （英式）或“Gentlemen:” （美式）。在不能确定收信人性别 的情况下，还可以使用To Whom It May Concern或Dear Madam or Sir。不过这两种称呼应尽量避免使用，因为人们觉得它们不能显示足 够的友好。在写信给特定的组织时，更愿意使用Dear Member, Dear Customer, 和Dear Human Resources Manager这样的称呼。
英文请某人注意行写法
❖ 请某人注意行（on，缩写：Attn.）用于写信 人在把信寄给一个单位时，希望把信递交给某人或 某部门处理。
❖ Attention位于信内地址下空一行，加上底线；写法 分英式和美式两种，例如：For the attention of Mr. David Schiller（英式），Attention: Mr. David Schiller（美式）。使用Attention时，因为信函实际 上是寄给公司的，所以开头的称呼（Salutation）为 Dear Sirs,（英式）和Gentlemen（美式）。
文主题写法
❖ 书写Subject能便于收件人迅速了解信的主 要内容。一般来说如果信内有Reference Number，就不一定再写Subject。
❖ Subject位于Salutation下空一行。一般有三 种书写形式：直接书写、Subject:和Re:。 为了突出还可以加底线、加粗、全大写等， 例如：
信函开头常用句型
❖ With reference to our order dated ____ (date) we inform you, ❖ that .... ❖ 根据我们于____（日期）的订单，我们告知您...... ❖ We refer to our previous correspondence and would like to inform ❖ you of the following: ❖ 根据前次的沟通，我们通知贵方如下： ❖ We refer to our previous letter. ❖ 此函涉及我们前一封信函。 ❖ We thank you for your inquiry. ❖ 非常感谢贵方的询盘。 ❖ This is to confirm our fax sent to you earlier today. ❖ 特此确认我们今天发给您的传真。 ❖ Thank you for phoning me yesterday to say. ❖ 非常感谢您昨天的电话通知。
❖ INVOICE 12345
❖ Re: Invoice 12345
❖ Subject: Invoice 12345
英文信正文写法
❖ 正文是信函的核心内容。一封内容得体的商 务信函，不仅能够达到把事情办好的目的， 而且还能促进双方的友谊。在商业界人们通 常用5个C来衡量一封信函的好坏： Conciseness(简洁)、Clarity(明了)、 Correctness(正确)、Completeness(完整)、 Courtesty(礼貌)。
英文信内地址写法
致公司中某职位： The Manager Eagle Press Inc. 66 Martins Lane London EC3V 7BH
英文信内地址写法
❖ 致公司某人： ❖ Mrs. Jutta Brown ❖ Eagle Press Inc. ❖ 66 Martins Lane ❖ London EC3V 7BH
英文信内地址写法
由于不同国家书写地址的习惯不同，收件人地址应 按照对方公司信纸中的信头书写，切勿擅自更改。 写国际地址时，不要忘记在最后一行写上国家名。 航空投递的信函，要在信内地址之上注明。以下为 几种信内地址的写作实例： 致某公司： Messrs. Lake Kane＆ Co.，Ltd. 66 Martins Lane London EC3V 7BH
英文信头写法
❖ 对于私人商务信函，如求职信等，信头通常写在信纸的右 上方。
❖ 如果信函的长度超过两页，那么从第2页开始就不再需要 信头了，只需写上页码、收件人姓名及日期。
❖ 英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从 小到大的原则。特别值得注意的是，地址中的标点符号需 正确使用。当前的习惯做法是，行末一般不加标点符号， 但行中间该加标点的地方，还是不应省略。门牌号码与街 道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须用 逗号分开。
❖ 商务信函必须写日期，它对于文件存档及信息查考都有重要 意义。
❖ 书写日期应注意以下几点： ❖ 1.“年”应完全写出，如2006，不能简写成 06； ❖ 2.在正式信函中“月”最好不用缩写，而是完整地写出来； ❖ 3.书写“日”可以用序数词，但最好用基数词；
❖
❖ 英式信函日期按日、月、年的顺序，且中间没有逗号，如： 12 July 2006；美式信函日期按月、日、年的顺序，中间加 逗号，如：July 12，2006。