文件、档案管理程序
（ISO9001-2015）
1.0目的:
为了规范公司档案管理工作，形成管理型、信息型、服务型循环管理体制；有效地保护和利用资料，制定本制度。

2.0范围：
适应于公司及其下属子公司/分公司的运营与管理中涉及的所有文件、档案的控制及管理。

3.0定义：
3.1 文件的定义：凡公司内部留存，内（外）部流通的制度规定类、文件指示类、保存资料类、档案、合同及证照类其他相关信息的载体；
3.2 档案的定义：凡承载公司相关信息的原始载体，可以是纸张、光盘、照片、电子媒体或标准样本等；
4.0档案管理机构与职责分工：
4.1文控中心为公司档案管理的统筹机构，负责文件档案的鉴定、编排检索目录、利用、统计、发放、回收文件档案资料及其日常监控；
4.2各部门主管或部门主管授权兼任本部门资料员的职员，负责本部门日常业务工作中产生的文件、资料的收集、整理，并按制度管理档案，每年一次统一归档上交文控中心（
5.3项所述文件资料除外）。

5.0文件档案的归档要求：
5.1 公司标准化文控系统包含的红头文件、一级文件、二级文件、三级文件、
管理表单、E类部门文件、公司证照文件资料等统一直接归口到文控中心管理控制，由文控专员负责办理签发、归档、变更、销毁手续。

5.2 公司统一每年元月份做上年度1—12月份运营文件、资料的收集、整理与归档工作，各部门资料员必须按照制度管理并列出文件清单目录，登记在《文件归档登记表》，连同文件资料原件（有电子版的要求电子版文件同步整理）一并上交文控中心（注意各部门上交的《文件归档登记表》上交的同时要自留一份备查），特殊文档按5.3规定处理。

5.3 特殊文档处理：
5.3.1 董事会、监事会、股东会、公司成立、变更、注销、公司红头文件等机要档案由董秘负责整理归档并管理，但每年归档填写的《文件归档登记表》一式三份，提交董事长、文控中心各一份备案，董秘自留一份；
5.3.2 产品核心技术的机要文件由技术授权责任人负责每年一次收集、整理、归档并填写《文件归档登记表》一式三份，提交董事长、文控中心各一份备案，自留一份存查；
5.3.3 年度内的财务凭证、财务账本、财务报表及其财务分析报告等资料由相应的责任会计负责收集、整理、保管，按年度归档由主管会计负责管理。

5.3.4 公司OA办公软件、ERP等系统软件资料每半年一次由IT用光盘备份一套交文控中心归档。

5.3.5 薪酬专员负责公司员工工资资料的日常收集、整理并自行归档，每年度整理一次离职人员工资档案与各月度工资报表、当年调薪资料等归档入卷。

5.4所有归档的文件资料，原则上必须是原件，原件用于报批或其他特别用处确实不能归档时，文控中心保存复印件，并加以标注说明。

6.0文件档案分类及编码保管原则：
6.1按保密程度划分，将文件划分为四个级别：
绝密文件：印“绝密”标识，经总经理签字批准方可调阅；
机密文件：印“机密”标识，文件所属部门最高负责人签字批准可调阅；
秘密文件：无密级标识，须经批准才能公布，文件所属部门人员及其他部门经理级以上管理人员可调阅；
无保密等级文件：无密级标识，可直接发文公布，公司内任何人可以调阅。

6.2档案类别（下列为举例说明，最终以各部门沟通后的确定版为准）：
6.3编码规则：
6.3.1卷宗编码：由卷宗分类号加年份组成。

如：2020年入卷的外来文件类，卷宗编码为：05（2020）；
6.3.2卷内文件：（1）企业标准类的文件编号及管理按《文件管理控制程序》执行；（2）其他文件编号为: 卷宗分类号\文件分类号\小类号\序列号。

如：入档一份厂房3的建筑合同，编号示例为： 06A（01）001。

号
序列号
7.0企业标准类文件的管理：
7.1经审批发布的文件企业标准类文件，正本手签原稿文件统一由文控中心保管，不得外借。

电子档可以给制定部门负责人。

7.2 如非制定部门需要使用文件的，可向制定部门申请，由制定部门根据其实际情况，适量打印或复印发放副本文件，严禁非制定部门拷贝任何正式发布的文件电子档。

7.3现场使用的文件需要放置在适当的作业场所，非现场使用的文件由各部门指派专人负责集中归档管理，确保文件的正确、整洁、清晰、完好，如有损坏，及时向部门负责人报告处理。

7.4由部门保管或正式下发的文件，保管部门负责宣导和执行理解，确保文件制度等得到正确执行；
7.5文件使用过程中，如各部门需借（调）阅正式文件作为参考，须先填写《档案借阅申请表》，并获核准后，再向档案室借（调）阅，且须在限期内归还，届
时档案室做好借（调）阅登记和在文件存放位置暂放《文件代替卡》，标明文件编号、借阅时间、借阅单位/人，以便查阅和催还。

7.6借出档案材料的时间不得逾期。

过期未还的由档案管理员催还或办理续借手续。

需要长期借出或借出不还的，须经分管领导批准并做好签领手续。

8.0外来文件的管控：
8.1外来文件由文控中心负责统一接收，如其他部门接收到的，应及时转交文控中心以《文件入档登记表》列帐保管，以供各部门借阅参考，除有实际生产或使用需求经申请核准分发外，原则上不予发放；
8.2文件时效在半年内的（如开会或培训的通知、广告类），由文控中心的分管领导审批后交相关部门接收此文件，无需编号及存档。

8.3对接收到的有关法律法规、标准、资料及其它文件，由文控中心通过电子邮件方式分发到相关部门，同时做好发放记录，但不予以更新和回收；
9.0其他类档案的管控：
9.1秘密及以下密级文件档案借阅参考流程：申请人填写《档案借阅申请表》——申请部门第一责任人审核——文件档案对应部门第一责任人签核——文控中心授理。

9.2机秘密及以上密级文件档案借阅参考流程：申请人填写《档案借阅申请表》——申请部门第一责任人审核——文件档案对应部门第一责任人签核——副总经理签核/总经理签核——文控中心授予理/指定保管人员授理。

9.3其他无密级文件，按上述第7条执行。

9.4由公司对外签订的经济合同，应保留三份原件，文控中心保存一份，财务科及合同执行（或签订）部门各保存一份。

特殊情况只有一份原件时，由文控。