关于合同管理的几点建议

市场经济主体作出的市场经济行为，均需通过书面合同的形式将双方的合作内容固定下来，并以此作为双方充分履行的保障。一旦产生纠纷，已生效的书面合同则成为双方权益保障的护身符。因此，有效的合同管理成了现代企业经营管理的重要内容。

下面结合本人实际工作经验，介绍一些合同管理中易出现问题之处，供大家参考：

一、具备高度的规避企业风险意识。

合同风险显现有明显的滞后性，签订合同时我们根本无法预知在哪里或什么时候会出现风险，有些甚至几年后才显现出来，导致部分人产生合同管理无用论的错误想法。事实上合同管理人员需具备高度的规避企业风险意识，努力将每一环节的风险控制到最低，这样才能保障企业未来面临的风险最小，企业才能稳健的发展。具备高度的规避风险意识是做好合同管理最根本的前提，也是合同管理人员应具备的最基本素质。

二、对方资信的调查。在签订合同之前，经办人员要调查核实对方的资信情况，不得与实际不存在的企事业组织或身份不明的个人签订合同，不得与不能独立承担民事责任的组织或个人签订合同。有时候我们发现对方只是一个没有独立法人资格的分公司；有时候会发现谈判时是集团公司，签合同的却是其子公司。分公司不能独立承担民事责任，而子公司的履约能力明显低于母公司，这都是我们需要注意的。

三、合同文本的拟定与审核。合同文本须包含八要素（1、当事人的名称或者姓名和住所；2、标的；3、数量；4、质量；5、价款或者报酬；6、履行

期限、地点和方式；7、违约责任；8、解决争议的方法）。有些合同会缺失质量条款、违约责任和解决争议的方法这三个要素，一旦涉诉，要追究对方的违约责任将非常困难。

对于对方提供的合同存在明显不对等或不公平的条款要坚决予以修改或删除，对于重大的合同可以交由法律顾问出具审核意见。

四、合同的签订。合同得由公司的法定代表人签订，或由其授权的代表在授权范围内签订。实际操作中总是存在超越权限的情况，所以时常会发生合同要付款时要交由法定代表人补签名的情况。因为超越权限范围签订的合同是效力待定的合同，须通过法定代表人追认才有效。

五、合同的盖章。有些印章管理责任人员将印章保管及盖章的工作交由没有经验的下属办理，以致会出现一些常识性的错误，比如盖章就盖最后一页，没有骑缝盖，盖的章看不清楚等情况。出现纠纷，这类合同基本上属于白签。

六、合同原件的保管。保管存档的合同一定要是双方签名盖章的原件，不能是复印件、传真件，因为诉讼中复印件是没有证明效力的。关于这点，始终有人不明白，要引起大家的重视。

七、合同的变更、终止。当市场环境发生重大变化，导致原合同的合作条件明显不公平时（如价格），需要及时与对方协商，用补充协议的形式变更合同条款。当双方赖以合作的前提不复存在时，需要及时与对方协商，提前终止合同，将损失降到最低。做到这些，需要的是高度规避风险的意识及责任感。

八、双方函件的往来。当双方合作不下去，拟提前终止合同时，通常经办部门会自行发一些函件给对方。对于对样的函件，最好交由法务人员来处理，因为除了函件的内容如何表述非常关键外，如何证明你在什么时候发了一封什么内容的函件对给方也是至关重要的。诉讼中我们需要的是一条

证据链，环环相扣，无懈可击。

以上这些是我们在合同管理中认为有待改善的地方，也希望借此对于如何进一步提高公司的合同管理水平提供一些参考。

总经办王芳

2010年11月20日