行政人事管理的作用一、企业行政管理的功能及其要求行政管理工作可以说就是千头万绪、纷繁复杂。
企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。
但就是,这些事务只不过就是行政管理这棵大树上的枝枝叶叶而已。
概括起来说,行政管理在企业中主要有管理、协调、服务三大功能;其中管理就是主干,协调就是核心,服务就是根本。
究而言之,行政管理的实质就就是服务。
专门的行政管理部门(通常称为办公室、总经理办公室、行政人事部之类)担负着企业行政管理的组织实施、具体操作,就是行政管理工作中的一个部分、一个环节,就是整个行政管理系统中的一个小系统。
行政部门应该兢兢业业、认真细致地做好种种行政事务工作,把领导与员工从繁重、琐碎的行政事务与生活琐事中解脱出来,可以集中精力、轻装上阵,研究国内外市场形势,考虑公司的发展战略,探讨公司的组织架构,任用公司的各级干部,实施公司的经营方针,解决公司所面临的重大问题,以及专心做好每一笔重要业务等等。
为了做好纷繁复杂的行政工作,行政部门的领导不能东一榔头西一棒子,茫无头绪地整天瞎忙;或就是被领导一会儿支到东,一会儿支到西;结果村村起火,处处冒烟,吃力不讨好,不知道自己整天都忙了些什么。
行政部门的领导应该有"泰山崩于前而色不变"的定性,不管风吹浪打,胜似闲庭信步,有自己的主见,能够根据事情的轻重缓急,做好安排,指挥若定。
为了能达到这种境界,必须建立健全与认真执行行政部门的各项管理制度、岗位责任制度、工作程序以及一系列规范化表格、图表等,从而建立起行政部门的"法治"秩序。
更重要的就是,要培养出一支高素质、高效率的行政人员队伍;同时要搞好科学分工、管理层次与合理授权。
一旦行政系统的一系列硬件(如办公设施、生活设施)、软件(如规章制度、工作程序)、人员队伍、分工协作与管理层次等等建立健全起来,整个行政管理体系在很大程度上就会象一部自动机器一样运转,只在较少的场合才需要部门领导与上级领导辅以"人治"。
一个行政部门的的管理能够做到这种程度,可以算就是有一定水平了。
然而,行政部门如果仅仅满足于这样一种管理水平,那还就是不够的。
行政部门还必须在"管理"、"协调"与"服务"三方面再上一个档次,才算就是一个合格的现代企业的行政管理者。
从"管理"方面来说,行政部门不能满足于在日常事务的层次上做好领导的"参谋与助手",还必须在公司的经营理念、管理策略、企业精神、企业文化、用人政策等重大问题上有自己的思考,并且高屋建瓴地在实际工作中加以贯彻落实,成为领导不可缺少的"高参与臂膀"。
这就要求行政部门的领导者不能满足于做一个事务主义者,而就是要做一个有思想、敢创新、有冲力的领导者;换句话说,她不能仅仅满足于做好一个战术家,还要努力做好一个战略家。
很显然,也只有一个有思想、懂战略、敢创新、有冲力的人,才能把行政工作做得更好,做得再上一个档次。
从"协调"方面来说,行政管理者不能简单地以传达领导的命令、完成领导交办的任务为满足;也不能凭借自己在企业的独特地位对各个部门颐指气使,以权压人。
行政部门应主动做好上与下、左与右、里与外的沟通,在充分沟通的基础上做好协调。
没有充分沟通的协调不成为真正的协调。
从"服务"上说,行政部门要甘当幕后英雄的角色。
因为行政服务干得再出色,毕竟就是服务于企业的最终目的的。
行政部门的工作,特别就是后勤服务工作,永远不要奢望成为企业关注的"中心"。
不但不可能,而且不应该。
因为如果一个企业的关注点不幸竟在于行政部门,那只能说明一点,即行政工作做得实在太糟糕,影响了企业各方面的工作,影响了企业最终目的的实现,以致于引起大家的关注。
行政管理的理想境界应该就是"润物细无声"。
行政部门最忌讳处处显示自己的存在,与其它部门抢镜头,争荣誉。
行政部门应该象一部自动化程度很高的机器,这头原料(任务)进去,那头成品(结果)出来;其中的许许多多曲曲折折,都消化在行政体系之内,切忌为自己评功摆好,四处张扬,浪费别人的时间、精力与感情。
要反对利用自己对公司资源的支配权只顾为自己谋取私利或便利的行为,特别要反对把行政部门变成"门难进,脸难瞧,事难办"的官府衙门。
管理就是要执行制度的;但执行制度也就是一门艺术,并不一定要搞得剑拔弩张,刀光剑影。
特别就是在高素质人才集中的地方,更要注意对人的尊重。
行政工作要做得有人情味。
"管理"上做好领导的参谋与助手,在充分沟通的基础上做好"协调",在"服务"上当好幕后英雄的境界,就是行政工作的理想境界。
由于各种因素,并不容易达到,我们只能就是尽力而为之,努力趋近于这种境界。
二、企业行政管理的特点及其要求一般意义上的行政管理主要包括管理、协调与服务三方面的功能;究而言之,行政管理就就是服务。
就这一点而言,企业的行政管理与政府机关大体相同。
但就是企业的行政管理与政府机关仍有很大不同。
这种不同,在我瞧来,归根结底就在于它就是企业的行政管理。
企业的行政管理至少有以下特点:一、企业的行政管理不就是独立自足的,它本身并不就是企业的目的所在。
企业的行政管理即使搞得象一朵花似的,如果不利于充分利用与合理调配企业的人力、物力、财力、技术等资源,不利于调动广大员工的积极性、主动性与创造性,不利于开源节流,提高企业的经济效益,加快企业的发展,那也就是没有价值的。
简言之,企业行政管理服务于企业的根本目的即:通过为社会提供商品与服务而谋取尽可能大的经济效益。
政府机关的行政管理,就政府体系本身而言,可以说就就是它的目的本身。
也就就是说,政府机关之所以存在,目的就在于实行行政管理。
这就使政府机关的行政管理往往给人一种"为管理而管理"、不尽情理、不合实际的印象;这种情况如果发生在企业里,就会比较触目惊心,使人难以容忍。
二、由于上述特点,因而也就派生出企业行政管理的又一大特点,那就就是它比政府机关的行政管理更注重内容与实质,而尽量减少不必要的表面文章、繁文缛节、形式主义。
企业的行政管理往往根据公司实际需要,对行政管理的诸多制度、程序、环节、形式、图表、文件等进行剪裁与调整,使之变得精练、实用、简洁、便利、省时、省钱。
三、企业行政管理的第三个特点,在于它或多或少地与企业的经济效益相联即更讲究实效。
虽然我们不能说要直接用企业经济效益来衡量具体的行政管理行为,也就就是说,不能直接对某个具体的行政行为问"您这种做法能为企业赚多少钱";但就是,企业的行政管理还就是比较直接地与企业的经济效益相联系。
企业行政管理的着眼点在于充分挖掘与最大限度地利用公司的各种资源,提高员工工作积极性,开源节流,提高企业经济效益,加快企业发展。
四、企业行政管理的第四个特点,在于要比政府机关的行政管理来得灵活。
政府机关的行政管理中所采用的一系列制度、程序、图表等,与管理对象的实际情况有一定距离甚至严重脱节;为了照顾方方面面的关系,"多一事不如少一?",一般都有较长时间的延续性,有的甚至几十年一贯制的老面孔。
因此,政府机关的行政管理往往不可避免地带有保守、僵化、死板、生硬、不近人情、不合时宜等特点。
而企业的行政管理往往根据公司实际发展需要经常进行变革、增删、剪裁、变通,因而带有很强的灵活性,比较能符合时代的发展与公司实际。
五、企业行政管理的第五个特点,在于它"为企业的前线服务"的色彩比较明显。
企业行政管理部门及其人员在企业中比较"低调",不象政府机关的工作人员那样往往高高在上,趾高气扬。
当然究其实质而言,政府机关的行政管理也应该就是为企业、为社会、为民众服务的;但在实际情况中,由于政府机关距离每个具体的服务对象比较远,受到服务对象的影响与制约都比较间接,客观上就使这种服务与被服务的关系往往被"异化"、被颠倒过来了,"公仆"变成了"主人"。
而在企业中,一般不会允许这种情况出现,行政部门为技术、业务等一线部门服务的关系一般比较明确。
企业行政管理的上述特点就给企业的行政管理人员提出了这样一些要求:企业的行政管理必须时刻着眼于为企业的经济利益服务,反对"为管理而管理";必须坚决摈弃形式主义,切实讲究实效;必须大力讲究勤俭节约,反对大手大脚;必须根据公司实际需要与可能采取灵活变通的方式方法,一切以公司利益为最高原则,反对泥古不化、因循守旧;最后,企业行政管理最终要落实到确立服务观念,克服老爷作风与衙门习气,切实搞好服务上来。
三、反对企业行政管理中的"游击作风"与"衙门习气"在企业的实际操作中,往往存在两种倾向。
一种就是完全摈弃"机关习气",完全凭主观意愿办事的"游击作风"。
企业中没有系统完整的规章制度、上下左右的明确分工、明确而充分的逐级授权与环环相扣的工作程序;或无章可依,或有章不依;凡事完全瞧老板或各级负责人的当时意愿,一拍脑袋决定任何大小事项,没有科学的研究、决策、落实程序;决策只凭当时灵机一动,正确与否全凭运气。
机构、部门、各级负责人都形同虚设,上级对下级大小事务插手过多,搞得下属无所适从。
往往就是老板忙得昏天黑地,干部员工却有劲使不上;老板总觉得干部员工拿得太多,做得太少;干部员工又对老板一肚子怨气,怪老板不重视自己。
这样不但无法调动干部员工的积极性、主动性与创造性,而且易于造成劳资双方的隔阂与对立。
由于没有制定出成文的"公道"与"规矩",造成企业中"公说公有理,婆说婆有理",互相扯皮,互相推诿;尔争我夺,辩论不休;或遇事不议,或久议不决,或决而不行,或行而不果;重复讨论,重复决定,重复劳动;朝令夕改,朝秦暮楚。
企业处于一片"打乱仗"状态,严重影响工作效率与员工士气,造成人、财、物的极大浪费。
另一种倾向,就是一些"机关作风"较重的企业行政管理干部,完全不考虑公司的实际需要与企业行政管理的特点,完全照搬党政机关行政管理那一套,搞形式主义、表面文章;繁文缛节、按部就班;清规戒律、条条框框;文牍主义、官样文章;公文旅行、笔墨官司;纸上谈兵、咬文嚼字;高高在上、颐指气使;脱离实际、不讲实效。
这样一种行政管理,既浪费精力,又浪费时间;既浪费人力,又浪费钱物;哗众取宠,华而不实;僵化死板,不近人情;把一个企业的行政管理部门变成了旧时代?"衙门"。