深圳市建装业集团股份有限公司合同归档管理流程图
各合同承办部门收到有效
合同（含纸质、电子版）
商务中心负责签收登记、
建立台账
拷贝留存，并根据实际需
要拷贝N份
复印件按需发给相关部门
合同原件交财务管理中
心、行政档案室签收归档
合同档案管理办法 兴进公司管理标准 BP/CB010-2009V1.0-L3 合同档案管理办法 2009-11-16 发布2009-11-16 实施——————————————————————————— 兴进公司发布
前言 为规范公司合同管理，明确在合同制定、审批、履行和存档等各环节中相关部门的职责以及工作流程，特制订系列管理规范文件，本文件是为规范合同档案管理的指导性和标准性文件。 本流程由成本管理中心负责制定、解释。 本流程主要起草人：于卉 本流程主要审核人：王敏、韦萍、李华、黄敏、张玲、林海、卢屹、张斌、陈明 俊、曾敬涵、沈淳、曾杰、潘燕杏、霍燕、刘瑛本流程批准人：罗欣 本流程首次发布日期：2009 年11 月16 日 本流程发送部门：公司各部门 更改历史 版本更改日期 更改说明 （关键点、原因） 编制审核批准 王敏、韦萍、李华、黄敏、 张玲、林海、卢 1.0 2009 年11月16 日新建于卉屹、张斌、陈明俊、曾罗欣 敬涵、沈淳、曾杰、潘 燕杏、霍燕、刘瑛
目录 1 目的·······································3 ···· 2 适用范围···································3···· 3 职责······································3···· 4 合同的保管方法·································3···· 5 支持文件····································6···· 6 相关记录····································6····
合同授权审批制度 第1章总则 一、为明确企业合同审批权限，规范企业合同订立行为，加强对合同使用的监督，防范和降低因合同的签订给企业带来的风险，特制定本制度。 二、规范企业合同的拟定、审批及签章工作，以符合《中华人民共和国公司法》和《中华人民共和国合同法》等法律法规及规范性文件有关规定，确保合同的顺利履行，维护企业的合法权益。 第2章适用范围 一、本制度所称合同指企业与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的合同或协议。 二、本制度适用于企业所有的书面合同审批，包括冠以合同、合约、协议、契约、意向书等名称的规范性文件的审批。 三、本制度中所称部门指代表企业洽谈、签订合同的各业务、职能部门。 四、本制度中所称业务经办人是合同谈判、签订及履行的第一责任人，并有责任保证合同最终文本与经各级审批后的合同文本在条款内容上的一致性。 第3章授权审批职责 一、合同分类 1．一般性合同：合同标的在xx元资金支出或xx元资金收入以下的合同。 2．重大合同：合同标的超出xx元资金支出或xx元资金收入的合同。二、企业对外签订合同均由总经理代表企业行使职权。
三、总经理职责。 1．审批企业所有格式合同和各部门的合同文本。 2．负责企业对外重大合同的签章，并审核超出各部门负责人审核权限的合同。 3．授权业务经办人员代表企业签订合同。 四、法律顾问职责 1．草拟企业主营业务格式合同或企业重大、特殊合同。 2．监督、指导各部门起草及修订合同文本。 第4章授权审批流程 一、原则上，在业务谈判、双方达成一致意见后，各部门应尽可能使用企业制定的格式合同或部门合同文本。 二、法律顾问草拟的格式合同应经法务部经理、总经理审核批准后形成正式书面，变更程序亦同。 三、各部门草拟的合同文本应经法律顾问审查、法务部经理审核、总经理审批，然后形成正式书面，变更程序亦同。 四、业务经办人员与合同对方拟定的一般性合同，须经所属部门负责人初审、法律顾问审查后正式订立合同，变更程序亦同。 五、业务经办人员与合同对方拟定的重大合同，须经所属部门负责人初审、法律顾问审查、总经理审批后方能订立正式合同，变更程序亦同。 第5章附则 一、本制度报总经理办公室审议批准后生效。
合同管理制度 1 目的 为加强经济合同管理，减少失误，提高经济效益，根据《合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。 2 范围 本标准规定了公司经济合同的订制、批准权限、履行、变更解除及纠纷处理相关内容。 本标准适用于公司各部门对外签订的各类经济合同一律适用本制度，经济合同包括买卖（销售和采购）合同、租赁合同、承揽（加工、定作、建、工程）合同、运输合同、技术合同、保管合同、仓储合同等与企业经营业务有关的一切合同。 3 规范性引用文件 1下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其 随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本均适用于本标准。 《合同法》 4 职责 4.1 各职能部门经办本部门职责范畴内的合同签约作业。 4.2 监察审计部负责合同评审。 4.3 公司法律顾问负责对合同条款进行审查。 4.3 董事会、总经理或由总经理授权委托人负责合同审批。 4.4 各职能部门负责本部门合同执行管理。经济合同管理是企业管理的一项重要内容，搞好经济合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。各级领导及有关人员，都必须严格遵守、切实执行本制度。各相关部门必须互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信誉”为核心的经济合同管理工作。 5 合同管理 5.1经济合同的签订 5.1.1 签订经济合同，必须遵守国家的法律、政策及有关规定。 5.1.2 对外签订经济合同，除法定代表人或总经理外，其余必须是经总经理授权者，被授权者必须对本企业负责，对本职工作负责，在授权范围内行使签约权。 5.1.3 签约人在签订经济合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。包括：对方单位是否具有法人资格、有否经营权及经营范围、有否履约能力及其资信情况，对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和
订单（合同）签订审批流程 一、总则 本流程目的：规范订单（合同）的签订、履行和付款程序，并最大限度的规避风险。 适用范围：适用于广东智慧电子信息产业股份有限公司（以下简称公司）签署的所有经济类订单（合同）的管理，不适用于劳动合同等其他类订单（合同）的管理。 定义：订单（合同）是企业经济活动的准则，既可以维护企业的利益，也明确规定了企业的责任和义务，是企业经济活动必须遵守的法律规范。 意义：订单（合同）审批可以保证订单（合同）内容满足国家法律、法规和政策的要求，贯彻平等互利、协商一致和等价有偿的原则，同时，最大限度降低企业的各种风险。 二、订单（合同）审批流程图 订单（合同）审批共包括7个环节：缮制订单（合同）文本、审核业务风险、审核法律风险、审核财务风险、审批、签署订单（合同）和登记存档。 三、产品订购订单审批流程 产品订购（含增购）订单是指客户（用户）只购买产品的订单。审批流程详细说明如下：F1.缮制订单（合同）文本 缮制订单（合同）文本是指根据双方协商的结果及相关资料起草订单文本的过程。只有采用非标准样本的订单（合同）需要缮制订单（合同）文本。 工作内容： 1. 收集相关信息 在缮制非标准订单（合同）文本之前，相关KPI负责人必须收集相关信息，包括业务协商的结果、公司以前的订单（合同）样本、类似订单（合同）的标准样本等，作为起草订
单（合同）文本的基础，同时将相关资料作为订单（合同）附件。 2. 制定订单（合同）框架 根据订单（合同）的价格条款、交易方式等条件，同一类型的订单（合同）也具有不同的框架体系，因此，在起草非标准订单（合同）文本之前，必须先确定订单（合同）的框架体系，根据价格条款、交易方式确定应包括的订单（合同）类型。 3. 起草订单（合同）文本 对于订单（合同）框架中的非标准订单（合同），订单（合同）文本的起草必须遵循《中华人民共和国民法通则》及《中华人民共和国合同法》等相关法律、法规的规定，保证条款的合法性、严密性和可行性。对于关键条款，如数量条款、质量条款、价格条款、付款方式、付款时间、违约条款等，必须向公司的法律顾问咨询，保证用词准确，没有歧义，同时还必须对订单（合同）的盈亏状况进行预测。 4. 上报订单（合同） 在起草完订单（合同）文本之后，相关KPI负责人必须仔细检查订单（合同）的各项条款，保证内容完整，用词准确，没有文字错误。并将检查过的订单（合同）文本及盈亏预测等相关附件上报上级主管。 F2.审核业务风险 审核业务风险主要是评价订单的业务前景、业务利润、订单交期和回款风险。 1. 业务风险审核流程 订单业务风险审核共包括但不限于以下环节：KPI负责人→分公司负责人→商务部→营销/客服中心→审计部→财务部→物资部→总经理。 详见附件1《订单（合同）审批流程图》
合同如何归档范文 南京锋尚房地产开发有限公司合同归档办法 一、公司合同按内容共分为三类 1、工程合同，合同编号：南锋房(工)合200X-XXX号 包括：规划、设计、勘察、监理、造价咨询、建筑、安装、装饰、市政、材料采购、甲方付款乙方收货的三方合同、设备购买及安装、室外环境的设计、施工合同? 2、宣传合同，合同编号：南锋房(宣)合200X-XXX号 包括：户外广告牌制安、媒介广告设计、制作、宣传品设计、印刷合同 3、行政合同，合同编号：南锋房(行)合200X-XXX号 包括：土地合同、办公用房租凭合同、员工劳动合同、借款协议等 二、合同接收程序
合同经办人将完整的合同（包括合同会签审批单及合同）存档时，应在档案接收登记本上登记并签字，注明：合同名称、存档日期、数量。一般情况下，存档合同应为正副本各一份。 三、合同存档程序_合同如何归档。 合同交接后，首先对合同进行分类、盖上合同编号章及正、副本章。然后将正本合同扫描做成PDF电子文件存储在相应的档案室电脑的“合同”文件夹内，同时将合同信息登记在“合同”文件夹内对应的excel格式的“合同目录”上，并将合同编号与PDF格式的文件进行超级链接。第三，将正本合同存放在独立的牛皮纸档案盒内，按编号先后顺序收存于档案室铁皮柜里。 四、合同补充协议接收、存档程序 五、《付款审批表》和《入库单》存档程序 六、副本合同向财务部移交程序 副本合同在档案室盖章编号后，应由档案室交财务部保管，双方交接合同时要在《档案移交登记本》上签字确认，包括：合同名称、
移交时间、移交数量、移交人和接收人签字。《档案移交登记本》 保存在档案室铁皮柜内。同样，财务部也应要求副本合同移交人在财务部的《档案接收登记本》上签字确认。 七、为确保电子版的合同安全，每月5日、25日要将档案室的电子版合同文件夹备份到移动硬盘上，移动硬盘保存在档案室铁皮柜内。移动硬盘不能外借。 八、本管理办法由行政部负责解释。 档案论坛→『交流天地』→『咨询服务』→合同如何 归档？ 中国石油冀东油田公司 合同资料档案管理规定 第一章总则 第一条为规范中国石油冀东油田公司（以下简称油田公司）合同资料档案管理工作，充分发挥合同档案在经济运行、法律保护等方面
抚顺石化分公司客户及合同管理流程说明 流程编号及名称：R/CM06.03 客户及合同管理 一、流程简介： 1、流程内容本流程描述客户合同管理及客户档案管理的过程。 2、流程的起止点自客户提出购货需求开始，至通知客户交预付货款，进入预收货款流程止。 3、术语解释： 二、流程涉及部门及职责 1、业务主管部门及职责：营销信息处炼油、化工销售部：负责抚顺石化分公司产品买卖合同起草。营销信息处综合部：负责合同会签，归档；及客户档案的归类、保存。 2、业务参与部门及职责： 审计处：负责对合同进行抽审，并对合同的签订执行及其结果的合法性、公正性、合规性、准确性及效益性进行审计、监督。 企管处：负责对合同条款法律有效性进行审核。 三、流程涉及的相关制度和记录 1、制度： 抚顺石化分公司《产品买卖合同管理办法》
2、记录: 买卖合同、客户档案 四、涉及的相关流程 15.01合同管理 五、涉及风险和相关控制 1.涉及风险 2 ?相关控制 六、其他需要说明的事项制度是以执行力为保障的。制度”之所以可以对个人行为起到约束的作用，是以有效的执行力为前提的，即有强制力保证其执行和实施，否则制度的约束力将无从实现，对人们的行为也将起不到任何的规范作用。只有通过执行的过程制度才成为现实的制度，就像是一把标尺，如果没有被用来划线、测量，它将无异于普通的木条或钢板，只能是可能性的标尺，而不是现实的标尺。制度亦并非单纯的规则条文，规则条文是死板的，静态的，而制度是对人们的行为发生作用的，动态的，而且是操作灵活，时常变化的。是执行力将规则条文由静态转变为了动态，赋予了其能动性，使其在执行中得以实现其约束作用，证明了自己的规范、调节能力，从而得以被人们遵守，才真正成为了制度。制度”是在通过其执行力对人们的行为起到规范作用的时候才成为制度的，使其从纸面、文字或是人们的语言中升腾出来，成为社会生活中人们身边不停发生作用的无形锁链，约束、指引着我们的行为和尺度。无论是正式制度还是非正式制度都须有其执行力，只不过差别在于正式制度的执行力由国家、法庭、军队等来保障，而非正式制度的执行力则是由社会舆论、意识形态等来保障的。在笔者看来，认清制度所具有的执行力是剖析制度本质的首要条件。
合同审批流程V16.2 1合同审批/归档 1.1 销售合同 1.1.1 销售合同审批：合同审批以线下纸质审批为准，审批通过的纸质单 据作为使用合同章的凭据，由印章管理人存档，销售助理同时保存电子版 审批流程图 ◆项目中标后，销售提供合同电子版、中标通知书、投标产品明细给 销售助理，助理审核项目ID、项目名称、合同金额、产品明细是否 一致，并将项目基本信息、采购成本、产品明细及cf费用填写至项 目预算表中； ◆助理将合同电子版、项目预算表邮件发送给销售总监，审核合同主 要条款与投标是否一致； ◆运营支持中心复核，审批并抄送财务备案，总经理审批通过后，方 可盖章签订该项目。 项目预算表模版见附件（一） 1.1.2 销售合同归档 合同归档流程图
◆ 对方先打印合同：收到纸质的合同后，核对纸质合同与审核后的电 子版是否一致，如一致，按照合同生效要求加盖公章/合同章，并签字 我司先出具合同：按照合同要求数量，打印审核后电子版合同，加盖公章/合同章、签字，确认对方公司地址联系人，寄出并记录 ◆ 甲乙双方完成盖章签字，合同生效后，更新合同电子台账，按照归 档编码规则编号登记合同信息，并将编号记录于合同右上角 ◆ 财务/商务各自留存一份纸质合同归档，财务以正本为准，商务正本 复印件均可，按照编号归档（年份-月份-合同序号） ◆ 纸质合同同时留存一份扫描件，归入电子档案备查 2.2 采购合同 2.2.1 采购合同签订：采购合同以邮件审批为准，邮件中附采购合同审批表见附件二，审批完成后，抄送印章管理人，作为印章使用凭证。 采购合同审批环节设置：销售助理发起---销售总监审批----运营支持中心复核-----总经理审批 采购合同签订流程 ◆ 采购合同付款前提条件 供应商已完成备货或货已到客户现场
公司合同归档管理流程 作为一家公司，不管是上市企业还是小公司，都需要一个正规的公司管理制度，更需要一个专门对于合同的管理制度，首先我们得了解合同管理是什么，当我们了解了合同管理之后，才能对合同归档管理流程作进一步的了解。今天就跟随小编来看一下公司合同归档的管理流程。 1、合同应交由企业档案管理部门进行归档，档案管理一般为法务部门或行政部门。为保稳妥，建议企业每个合同至少应留存两份原件，并分别放置两个地方独立留存。 2、合同登记的项目应由企业的业务部门与归档部门一同汇总，共同完成登记工作。有些企业仅登记合同中的收、付款信息，这是远远不够的，登记应至少包括对方主体信息、主要项目内容、本企业合同负责人、对方合同负责人、主要权利义务履行期限、付款节点、收款节点、涉及资产购买的还应进行资产登记。 3、合同归档之前进行扫描，留存合同电子版，做到纸质文件与电子文件的统一。日后非必须使用原件时，查询电子版本即可。 4、建立客户档案信息。通过签署合同得知的客户信息进行汇总，方便日后查询。汇总的信息应包括客户主体信息、联系方式、业务成交过程中的重点注意事项等，为日后客户回访及老客户维护提供信息支持。
5、建立客户评价系统。每签署一份并执行完毕的合同，请客户对本企业进行评价，以收集自身企业在合作过程中的不足，并进行对应的完善改进工作。 6、定期对合同进行汇总、整理，从不同的角度对合同进行分类、分析。如在艺人经纪公司中，可以按照艺人进行分类，这样可以汇总每位艺人的业务收支情况、经纪事务发展情况，给每一个艺人团队的发展提供数据支持;可以按照业务类型分类，这样可以汇总公司的版权收入、演出收入、制作支出、造型支出，给公司老板在日后平衡总体收支提供参考;还可以按照经纪业务来源分类，这样可以看出业务的来源是哪里，能够促进销售体系的完善。根据每个企业情况的不同，可以灵活的、多维度的进行汇总、分析，通过合同来反映企业的经营状况进而调整公司经营策略。 合同归档管理是企业管理的一项重要内容，也是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段。搞好合同归档管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极地意义，为加强合同归档管理，避免失误，提高经济效益。
劳动合同管理工作流程图 单位名称行政及人力资源部流程名称劳动合同管理工作流程层次 2 任务概要员工劳动合同管理工作单位总经理分管领导行政及人力资源部用人部门员工节点 A B C D E
劳动合同管理工作标准 任务名称 节点 任务程序、重点及标准 时限 相关资料 劳动 程序 《劳动合同 1 2 3 4 5 6 存档 审批 7 人事通知单 8 9 亲笔签名 盖章 审核 开始 管理人员 普通人员 兼职人员 制 作 合 同 劳动合同书 租用劳务协议书 一式两份 个人留存 劳动合同变更 制作变更议 劳动合同续订 劳动合同 续订书 劳动合同解除 劳动合同解除 决定 审批 审核 签名确认 审批 审核 确定签署合同类别 租用劳动合同书 10
合同签订C3 行政及人力资源部根据当地有关规定和企业的 实际情况编制劳动合同 15个工作 日 书》 行政及人力资源部根据劳动合同制定企业劳动 合同中具体的实施条款，明确公司及员工各自的 权利和义务 7个工作日 A3 行政及人力资源部制定的劳动合同报公司领导 审批 1个工作日 行政及人力资源部组织员工与企业签订劳动合 同书 3个工作日 重点 劳动合同的签订 标准 严格、合法 劳动合同调整管理 程序 《合同续签 申请》 D8 合同的续订：经双方同意，应在合同期满前一个 月办理续签 即时 D7 合同变更需依据法定条款和协议条款1个工作日 D9 合同解除如出现争议，需经过调解、仲裁、诉讼 等进行裁决 根据实际 情况 合同终止，双方不再保持劳动关系1个工作日 重点 合同的续订、变更、解除、终止 标准 合法 劳动合同文档管理程序 《劳动合 同》 劳动合同统一由行政及人力资源部管理即时 行政及人力资源部对员工劳动合同进行标识、存 档 1个工作日 重点 文档管理 妥善保管、防止丢失、涂改及损坏 标准 公平、准确 劳动合同管理制度 节选公司《人力资源管理制度》第九章员工关系管理第一节劳动合同管理 1．依据《劳动法》有关规定，员工与企业在平等自愿、协商一致的基础上签订劳动合同，
劳动合同签订流程图
签订劳动合同有关问题 一、为什么公司要统一与员工订立劳动合同？ 为明确公司与员工双方的权利与义务，规范人力资源管理行为，稳定员工队伍，保证公司长远发展，按照《劳动法》的要求，公司须与员工订立劳动合同。 二、什么是劳动合同？建立劳动关系是否必须订立劳动合同？ 劳动合同是指劳动者与用人单位确立劳动关系，明确双方权利和义务的协议。凡是国家法律、法规规定必须依劳动合同方式建立劳动关系的，劳动者与用人单位建立劳动关系，都必须订立劳动合同。 三、订立劳动合同应当遵循哪些原则？ 订立劳动合同应当遵循的原则是：平等自愿、协商一致的原则；不得违反法律、行政法规的原则。 四、劳动合同的法律效力是什么？ 劳动合同的法律效力包含两层意思。一是劳动合同应当依法订立，即符合法律、法规的规定。这是劳动合同具有法律效力的先决条件。二是劳动合同依法订立具有法律约束力，当事人必须履行劳动合同规定的义务，任何一方不履行合同规定的义务或者违反合同的规定，都要承担法律责任，因此给对方当事人造成损失的应依法承担赔偿责任。 五、何为无效劳动合同？无效劳动合同由谁确认？ 下列劳动合同无效： （１）违反法律、行政法规的劳动合同； （２）采取欺诈、威胁等手段订立的劳动合同。 劳动合同的无效，由市劳动争议仲裁委员会或者市人民法院确认。 六、劳动合同为什么要以书面形式订立？ 订立合同的形式一般分为书面形式和口头形式两种。《劳动法》规定劳动合同要以书面形式订立，这是因为劳动合同是建立劳动关系的法律凭证，劳动关系涉及面广，内容复杂，且关系到劳动者切身利益。用书面形式订立劳动合同严肃、慎重，有利于劳动合同的履行和管理机关的监督，发生纠纷后有据可查，便于及时正确处理，能够有效地保护劳动者的合法权益。 七、劳动合同应当具备哪些条款？ 劳动合同的条款包括必备条款和约定条款两部分。 必备条款是： 1、劳动合同的期限； 2、工作内容；
合同归档管理流程 第一章目的 合同管理是企业管理的一项重要内容，也是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段。搞好合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，根据《合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。 第二章适用范围 本制度适用于公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等，包括买卖合同、借款合同、租赁合同、加工承揽合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同等。 第三章实施细则 1、销售收到有效合同文本后，统一交由商务部保管。 2、商务部收到有效合同文本后，第一时间知会预算财务；并将有效合同文本原件移交 指定保管人员，同时办理相关交收、复印、登记工作。 3、保管人员收到有效合同文本原件后，统一做好合同登记归档工作，除项目竣工验收报 档案馆时需要原件外，其余一律不得借阅和复印。 4、项目竣工验收报档案馆需原件时，须由销售向其部门领导出具出面申请并由其部门 领导签字认可后，交商务部后，方可领取有效合同文本原件。 5、若有特殊情况必须借阅有效合同文本原件时，借阅者需向所属部门领导申请并得到公 司总经理首肯、总经理签字后方可借阅。 第四章附则 1、合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和公司内部明确职责的凭证，有关人员应 保守合同秘密，并及时分类归档。 2、以上资料不得随意改动、弃置、销毁、遗失。 3、相关保管人员要定期（每月）检查已执行完毕但未归档的合同及相关文件。 4、借阅合同文本人丢失合同文本的，根据情节可以给予警告、记过、500-1000元罚款。 5、项目结束后，合同、供货清单、收货清单、验收报告等必须完整，方可归档。
公司合同存档管理流程 -CAL-FENGHAI-(2020YEAR-YICAI)_JINGBIAN
公司合同存档管理流程 合同归档管理是企业管理的一项重要内容，也是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段。本文为大家了公司合同存档管理流程，仅供参考！ 公司合同存档管理流程 1、合同应交由企业档案管理部门进行归档，档案管理一般为法务部门或行政部门。为保稳妥，建议企业每个合同至少应留存两份原件，并分别放置两个地方独立留存。 2、合同登记的项目应由企业的业务部门与归档部门一同汇总，共同完成登记工作。有些企业仅登记合同中的收、付款信息，这是远远不够的，登记应至少包括对方主体信息、主要项目内容、本企业合同负责人、对方合同负责人、主要权利义务履行期限、付款节点、收款节点、涉及资产购买的还应进行资产登记。 3、合同归档之前进行扫描，留存合同电子版，做到纸质文件与电子文件的统一。日后非必须使用原件时，查询电子版本即可。 4、建立客户档案信息。通过签署合同得知的客户信息进行汇总，方便日后查询。汇总的信息应包括客户主体信息、联系方式、业务成交过程中的重点注意事项等，为日后客户回访及老客户维护提供信息支持。 5、建立客户评价系统。每签署一份并执行完毕的合同，请客户对本企业进行评价，以收集自身企业在合作过程中的不足，并进行对应的完善改进工作。
6、定期对合同进行汇总、，从不同的角度对合同进行分类、分析。如在艺人经纪公司中，可以按照艺人进行分类，这样可以汇总每位艺人的业务收支情况、经纪事务发展情况，给每一个艺人团队的发展提供数据支持;可以按照业务类型分类，这样可以汇总公司的版权收入、演出收入、制作支出、造型支出，给公司老板在日后平衡总体收支提供参考;还可以按照经纪业务分类，这样可以看出业务的是哪里，能够促进销售体系的完善。根据每个企业情况的不同，可以灵活的、多维度的进行汇总、分析，通过合同来反映企业的经营状况进而调整公司经营策略。 附：公司合同存档管理制度 第一条为了规范公司档案管理工作，保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 第二条档案管理机构及其职责 1、公司档案工作实行二级管理，一级管理是指公司综合管理部的统筹管理；二级管理是指各部门的档案资料管理工作。 2、综合管理部档案管理员负责公司所有档案资料的统一收集管理，各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。 3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定，认真细致地做好档案保管以及利用工作，充分发挥档案资料的作用。 4、综合管理部档案管理员有责任对二级档案管理工作进行监督和指导，每年对二级档案管理进行一次检查验收。
企业合同管理制度及流程 第一节目的 第一条为规范公司合同管理、防范与控制合同风险、有效维护公司的合法权益，特制定本规范。 第二节适用范围 第二条本规范适用于集团所属公司对外签订、履行的建立民事权利义务关系的各类合同、协议等；包括买卖合同、供用电、水、气、热力合同、赠与合同、借款合同、租赁合同、融资租赁合同、担保合同、劳动合同、聘用合同、承揽合同、建设工程合同、运输合同、技术合同、保管合同、仓储合同、委托合同、行纪合同和居间合同等。 第三节合同管理部门及职责 第三条董事长负责法定代表人授权委托书的签署，资产转让合同、借款合同、房产租赁合同、对外担保合同；以及涉及资产、大额借贷经营合同、财产处理等合同的审批。各公司总经理负责本公司劳 动合同、干部聘用合同以及销售、采购等经济合同的审批。
第四条集团办公室和各公司行政办公室负责公司各类合同的管理工作，具体职责是： （一）集团办公室负责各司合同文本的审查、归档和备案。 （二）各公司行政办公室负责对合同专用章、合同文本、法人授权委托书等合同文本的发放和管理。 （三）参与各部门提交的各类合同的合法性、可行性、有利性审查，并向法定代表人提交审查意见； （四）监督检查合同履行情况，对履行中出现的重要问题进行分析，提出意见； （五）协助处理合同纠纷，参与争议仲裁、法律诉讼。 （六）负责的监督执行。 第五条合同具体承办部门的主要职责： （一）负责合同相对方资信情况、履约能力等情况的调查，并提供相应资料； （二）具体负责所承办合同的招标、谈判和文本的起草； （三）严格按照规定的程序完成合同的审批手续； （四）负责合同的履行，及时解决履行中出现的问题。遇有合同变更、解除等重大事项，须报集团办公室审核同意； （五）负责向集团办公室报送合同统计报表及有关资料； （六）负责所承办合同的归档。
目录 1 适用范围 (3) 2 政策依据 (3) 3 执行原则 (3) 4 关键节点 (3) 5 操作规范 (3) 5.1 劳动合同签订标准 (3) 5.2 劳动合同签订流程 (4) 5.3 劳动合同存档 (7) 5.4 人事档案管理规范 (7) 5.5 人事档案管理流程 (8) 5.6 档案的管理 (8) 5.7 档案查阅流程 (9) 6 工作流程图 (10) 6.1 劳动合同签订工作流程图 (10) 6.2 劳动合同续签工作流程图 (10) 6.3 劳动合同改签工作流程图 (11) 6.4 劳动合同填写工作流程图 (12) 7 相关表单 (13) 7.1 《劳动合同签订告知事项》 (13) 7.2 《劳动合同签收表》 (13) 7.3 《解除劳动合同协议》 (13)
7.4 《合同期满评估表》 (14) 7.5 《解除/终止劳动合同通知书》 (14) 7.6 《查阅登记表》 (14) 7.7 《员工档案明细表》 (14) 7.8 《员工入职承诺书》 (14)
1 适用范围 加多宝下属各人力资源工作人员。 2 政策依据 2.1 《劳动法》、《劳动合同法》。 2.2 《员工手册》、《合同档案管理制度》。 3 执行原则 3.1 《劳动法》、《劳动合同法》等相关法律法规。 3.2 严格按照公司《员工手册》、《合同档案管理制度》相关规定执行。 3.3 合同档案管理须符合操作规范，确保流程的规范性和资料的完整性。 4 关键节点 4.1 劳动合同填写需字迹清楚、不得涂改。 4.2 员工入职当天与员工签订《劳动合同》并告知劳动合同签订告知事项。 4.3 劳动合同续签时间需提前一个月与员工确认。 4.4 新入职员工劳动合同签订期限为四年，第一次续签合同为六年，第二次续签为无固定期 限劳动合同。 4.5 员工在签订劳动合同时应使用正楷字，字迹清晰。 4.6 劳动合同签订后的15个工作日内返还员工本人一份，员工需在《劳动合同签收表》上 登记签收。 4.7 《合同期满评估表》应于员工合同期满前二个月下发至部门。 4.8 劳动合同与档案资料由专人保管，不得泄漏员工的个人信息。 4.9 员工档案入档时按部门、按工号存放，并检查档案资料的完整性。 5 操作规范 5.1 劳动合同签订标准
ＯＡ办公平台合同管理模块使用说明 一、合同流程发起 １.点击菜单“我的流程”---“发起流程”－--“合同流程”中的“合同审批” 2．先根据合同类型选择“合同模版”(特殊合同可选“自由合同”)，之后自动生成正文模版和“合同编号”。“合同名称”“项目名称”“登记日期”“签订日期”“合同金额”“项目类别”“客户名称”“付款方向”“合同状态”等内容根据实际情况填写。流程标题可不填。 3.合同付款方式计划中,点击右侧可以添加删除行。内容按照实际情况填写,若没有可不填，但付款比例为必填项，且要保证累加起来为100％。完成后点击保存。 ４.正文内容由所选模版产生，空白处可根据实际情况填写,模版内容严禁修改，否则审批时将打回。 5.填写完成后点击下一步，选择相应的审批人员提交。(具体流程见后) 二、合同查询 1.可以查询自己发出的流程。具体操作在“我的流程”---“流程查询”中。和以往的请示流程查询一致。 三、合同借阅 1．若想查询别人发起的流程，可选择“合同借阅”(需要有相应的权限）。操作方法为：点击菜单“我的流程”－-－“发起流程”---“合同流程”中的“合同借阅”。选择需要借阅的合同，点击下一步提交审批。目前合同借阅均由合约管理部进行审批。 四、合同流程、附件材料及有关规定 1.工程施工合同 １.1审批流程 发起部门→发起部门负责人→合约部→项目管理部→质量安全部→财务审计部→总经办→总经理→合约部（打印、盖章、归档） 1.２须附有以下有效材料的扫描件： 营业执照、资质证书、安全生产许可证、组织结构代码证、税务登记证、法人身份证1．3有关规定 1.3.１项目部对外分包部分工程项目，单项分包金额超过3万元的必须签订“项目分包合同”或“独立分承包商承包合同”并上报公司审批,上报的合同中需明确分包工程项目
合同签订审批流程 一、总则 流程目的：规范合同的签订、履行和付款程序，并最大限度的避免风险。 适用范围：适用于公司签署的所有经济类合同的管理，不适用于劳动合同等其他类合同的管理。 定义：合同是企业经济活动的准则，既可以维护企业的利益，也明确规定了企业的责任和义务，是企业经济活动必须遵守的法律规范。 意义：合同审批可以保证合同内容满足国家法律、法规和政策的要求，贯彻平等互利、协商一致和等价有偿的原则，同时，最大限度降低企业的各种风险。 二、合同审批流程图 合同审批共包括7个环节：缮制合同文本、审核业务风险、审核法律风险、审核财务风险、审批、签署合同和登记存档。
三、合同审批流程详细说明 1、缮制合同文本（F1） 缮制合同文本是指根据双方协商的结果及相关资料起草合同文 本的过程。只有采用非标准样本的合同需要缮制合同文本。 工作内容： ①、收集相关信息：在缮制非标准合同文本之前，佳洁置业公司相关人员必须收集相关信息，包括业务协商的结果、公司以前的合同样本、类似合同的标准样本等，作为起草合同文本的基础，同时将相关资料作为合同附件。 ②、制定合同框架：根据合同的价格条款、交易方式等条件，同一类型的合同也具有不同的框架体系，因此，在起草非标准合同文本之前，必须先确定合同的框架体系，根据价格条款、交易方式确定应包括的合同类型。 ③、起草合同文本：对于合同框架中的非标准合同，合同文本的起草必须遵循《中华人民共和国民法通则》及《中华人民共和国合同法》等相关法律、法规的规定，保证条款的合法性、严密性和可行性。对于关键条款，如数量条款、质量条款、价格条款、付款方式、付款时间、违约条款等，必须向公司的法律顾问咨询，保证用词准确，没有歧义，同时还必须对合同的盈亏状况进行预测。 ④、上报合同：在起草完合同文本之后，相关业务人员必须仔细检查合同的各项条款，保证内容完整，用词准确，没有文字错误。并将检查过的合同文本及盈亏预测等相关附件上报上级主管。 2、审核业务风险（F2）
文件编号：Qzh/BJＭH１1 09 ０8 合同档案管理制度 第一章目的 第一条为更好地管理公司各类档案资料,明确档案管理部门的职责和工作流程,理清档案流转过程中的工作手续，规定档案管理中的人员权限和调档权限;同时规范公司员工在工作档案的制作、成形、保存、转档、调用等方面的工作行为,协调档案管理中的问题和矛盾；进一步培养公司员工的工作记录和建档管档意识，特订立本管理制度。 第二章适用范围 第二条适用公司所有档案管理与员工。 第三章档案管理基本规定 第三条档案分类和内容： （一）技术档案:包括产品类、项目类、设备类和资料、工具类,产品类下分：产品企业标准、图纸、软件（电子版）、计算书、用户使用说明书及实物等别,别下分子目，为具体的档案资料（以下相同)；项目类下分:工程项目基本资料、项目投标文件、工程合同协议、图纸、设备(自产、外协及购进)、设计资料软件（电子版）、安装进度资料、用户使用说明书、售后服务资料等别，下设子目;设备类下分:生产设备、交通设备、设计及办公设备(计算机、工控机及其他辅助设备)等别,别下子目;资料、工具类下分：图书工具书、专门资料、产品介绍书、专用工具软件等别,别下子目。所有类、别、子目分成三级管理目录,以L、B、ZM为代码。 （二）销售部档案:包括销售合同、客户资料、员工指标进度、回
款进度、具体业务专门档案、员工效率手册、工作联系、汇报和考核记录等类,每类下设若干别和子目，内容少的可直接设子目。其中:按片区划分和按员工划分构成销售部档案的横向体系，按年度划分构成纵向体系;客户资料按片区分，必须具备企业基本资料、人物基本信息、业务基本信息、开发业务进度等要素；具体业务专门档案是由业务技术档案、商务档案和售后服务档案构成的一体化过程性档案，由有关部门转存，档案保管人(销售内勤）分类添加而成的累积性档案；地区办事处以销售档案为主,按公司档案管理制度建立档案体系,受销售部和公司档案管理员双重管理。 （三)行政档案包括：各类收发文件、商务函件（传真、邮件、电子邮件）、会议记录、商务洽谈记录、各类意向书、法律文书、行政合作协议合同文件、公司大事记、网站发布的各类信息、员工效率手册等类,每类下设若干别和子目,内容少的可直接设子目。 (四）人事档案包括：员工个人档案、个人历史档案和缴费档案、劳动合同、员工培训档案、公司招录辞退记录等类,每类下设若干别和子目,内容少的可直接设子目。 (五)财务档案包括：各类财务报表、固定资产财务档案、统计档案、各类投资档案和其他等类,每类下设若干别和子目，内容少的可直接设子目。 （六)公司电子档案和机密档案是公司特殊档案,纳入档案管理,但必须执行特殊政策。电子档案是所有相关文件和程序的电子版,由机房支持工程师负责拷贝制作成光盘保存,光盘按原档案的归属类别编码，并注明成档日期和版本号,加密档案注明密级，加上密码；机密档案是所有加密档案的总称,由公司各级具有涉密权限的保管人员
合同授权审批制度 第1章总则 一、为明确企业合同审批权限，规范企业合同订立行为，加强对合同使用的监督，防范和降低因合同的签订给企业带来的风险，特制定本制度。 二、规范企业合同的拟定、审批及签章工作，以符合《中华人民共和国公司法》和《中华人民共和国合同法》等法律法规及规范性文件有关规定，确保合同的顺利履行，维护企业的合法权益。 第2章适用范围 一、本制度所称合同指企业与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的合同或协议。 二、本制度适用于企业所有的书面合同审批，包括冠以合同、合约、协议、契约、意向书等名称的规范性文件的审批。 三、本制度中所称部门指代表企业洽谈、签订合同的各业务、职能部门。 四、本制度中所称业务经办人是合同谈判、签订及履行的第一责任人，并有责任保证合同最终文本与经各级审批后的合同文本在条款内容上的一致性。 第3章授权审批职责 一、合同分类 1．一般性合同：合同标的在xx元资金支出或xx元资金收入以
下的合同。 2．重大合同：合同标的超出xx元资金支出或xx元资金收入的合同。 二、企业对外签订合同均由总经理代表企业行使职权。 三、总经理职责。 1．审批企业所有格式合同和各部门的合同文本。 2．负责企业对外重大合同的签章，并审核超出各部门负责人审核权限的合同。 3．授权业务经办人员代表企业签订合同。 四、法律顾问职责 1．草拟企业主营业务格式合同或企业重大、特殊合同。 2．监督、指导各部门起草及修订合同文本。 第4章授权审批流程 一、原则上，在业务谈判、双方达成一致意见后，各部门应尽可能使用企业制定的格式合同或部门合同文本。 二、法律顾问草拟的格式合同应经法务部经理、总经理审核批准后形成正式书面，变更程序亦同。 三、各部门草拟的合同文本应经法律顾问审查、法务部经理审核、总经理审批，然后形成正式书面，变更程序亦同。 四、业务经办人员与合同对方拟定的一般性合同，须经所属部门负责人初审、法律顾问审查后正式订立合同，变更程序亦同。 五、业务经办人员与合同对方拟定的重大合同，须经所属部门负责
劳动合同签订流程图 备注 1、特殊合同为公司高层或其它特别重要岗位的员工与公司有特别协议的员工。如：特殊岗 位员工、涉密岗位员工。 2、附件《新订劳动合同通知书》、《劳动合同签订报批表》、《劳动合同续签（终止）通知书》、 《劳动合同续签（终止）审批表》、《特殊岗位协议书》、《协议书》
一、签订劳动合同通知书（存根） 第（）号 员工：所在单位：通知发出时间：年月日续订劳动合同类型：有期限年（）无固定期（）（选择其中一项）通知送达方式：直接送达公司经办人： 本人已收到单位于_______年_____月_____日发出的《签订劳动合同通知书》。已完全阅读并理解其容。 （一）、计划生育证明、学历证书、技术书复印件（交验原件）； （二）公司认可的医疗机构出具的体检合格证明； （三）最后工作单位离职证明材料（如岗位需要）；
三、劳动合同续签（终止）通知书
劳动合同续签（终止）通知书 中心： 贵部员工与公司签订的劳动合同将于年月日届满，公司拟与其续签（终止）劳动合同，请部门经理签署意见。 人力资源部 年月日 管理中心总经理意见： □同意续签，固定期劳动合同，期限年。□同意续签无固定期劳动合同。□终止合同 签字：日期： 直接上级意见： □同意续签，固定期劳动合同，期限年。□同意续签无固定期劳动合同。□终止合同 签字：日期：（若同意续签请将此单交员工签字，不同意请于3日返回人力资源部） 劳动合同续签意向通知书 人力资源部： 贵部发出的《续签（终止）劳动合同意向通知书》，本人已于__ __年___月__ _日收阅，本人□同意□不同意与公司续签劳动合同，并于合同届满日期前到人事部续签（终止）合同手续。 （请员工注明是否同意续签，若不注明公司将视为员工同意续签） 员工签名：日期：四、劳动合同续签（终止）审批表：针对基层员工批量审批
合同保管及归档制度 篇一：合同发放与保管制度 合同发放与保管制度 第一章总则 一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价 值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议及与此相关的具有保存 价值的材料形成。 第二章合同分类 一、xx合同：解释说明二、xx合同：解释说明 第三章合同管理的责任分配 一、合同管理的归口部门为xx部。xx部合同管理专员负责所有文件编号归档；合同相关档案资料的收集、整理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。 二、各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。 第四章合同归档要求
一、文件合同编号规则 合同号是合同档案唯一的保管单位。 1．年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。2．分类号：分类号是档案号的主体, 分别依照合同类别拼音首字母给予 识别代码。 3．顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002 …… ，表示 公司当年某一类合同的序号。 4．部门代码: 部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称；二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同手续；经领导审 批后，到合同管理员处编号并登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到合同管理员处存档。 三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给合同管理员，并 按月将合同的所有档案资料提交完整。 四、所有以公司名义签订的有效合同原件一律要求在公司归档，各部门及平台 只留复印件备查。合同管理员每月初将统计出各部门签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。
工程项目合同签订流程 为加强完善合同管理，维护公司合法权益，特制定本流程。 一、合同签订与执行程序（流程） 项目申请→考察论证→填写合同申请表→草拟合同文本→合同洽谈→合同签订→合同履行→合同验收→合同结算。 二、办理签订合同申请，必须有签约依据。 三、坚持资质调查在先，谈判、签约在后的原则。合同承办部门应审查 (一)企业营业执照、税务登记证、法定代表人身份证明、授权委托书(二)特种行业生产经营许可证书 (三)工程建设企业的施工资质等级证书 (四)依据合同性质、类别所要求的其他资质证明材料 (五)审查对方当事人近三年来的经营业绩材料 (六)审查对方有关生产规模、技术实力、施工或供货能力方面的相关资料,以确定其履约能力 四、合同条款不得随便约定预付款或定金。确属需要预付款或定金的，必须经公司总经理批准，但定金数额不得超过合同标的额的20％。 五、合同会审 合同承办人牵头，首先由工程部长、预算部、工程副总、财务副总及法律顾问进行部门会签，然后交由总经理审批后实行。 六、合同约定内容到货、竣工后三天内，合同承办部门应通知工程副总、预算部、财务副总等相关部门对合同项下的工程或项目进行验收。
七、合同履行完毕，填报《工程竣工验收单》和《结算报告书》，如合同履行期间有违约事件的，应写明违约情况及处理意见。最后送总经理审查并签署意见，交财务部门结算。 八、经总经理特批的特殊合同可以简化上述手续。 九、5000元以上的支付，原则上必须签订合同，否则财务部门拒绝报销支付。 十、签订合同至少一式五份，业务部门一份、财务部门一份、合作方自留一份，公司财务副总一份,办公室存档一份。