三、电子文件归档后与传统载体档案相比 其好处及存在问题

（一）优点

存储空间小（30万卷 *100页*100K=3000G） 信息处理效率高 共享利用方便
真实性认定问题 长期性保存问题

（二）问题

内 容
第一章 第二章 第三章 电子文件归档必要性及其意义 认识电子文件 电子文件归档管理的标准规范与制度
内 容
第一章 电子文件归档必要性及其意义




基于互联网而衍生的商业模式不 断创新；互联网不断深入到我国 政治、经济、文化、医疗及教育 等领域，并产生深远影响；网民 人数从无到有，逐渐发展成6.32 亿人的庞大规模，使中国成为世 界上网民数量最多的网络大国。 中国互联网已全面进入Web2.0 和“互联网+”时代，越来越多 的网民参与网络内容的生产和文 化氛围的创造。 工业4.0——智能制造使电子文 件大量产生。 大数据行动计划对电子文件归档 管理提出了紧迫的需求和千载难 逢的机遇。
第四章
电子文件归档方案

一、电子文件什么时候可以归档

什么样的电子文件可以归档

生效的，如走完审批流程的
办理完毕

什么时候可以归档


二、电子文件经过了什么操作才算完成了 归档

进行了鉴定，有保管期限 按照规则进行了整理和编写，并给定档号 存储格式符合长期保存要求 元数据项完整

运行时的备份不是归档
第四章 电子文件归档方案
改变电 子文件 的物理 位置
增加保 管期限
确定顺 序，添 加档案 号
给这 份文 件进 行赋 权
建设规则
捕获
收集
鉴定
整理组卷
赋权
归档范围
预组卷规则
保管期限表
组卷规则
利用
第一节 收集


一、归档范围的确定 注意三种情况



第一种情：有纸质载体的情况；归档参照纸质 档案归档范围，与纸质档案相同 第二种情况：形成时没纸质的但可输出纸质载 体 第三种情况：不能输出纸质载体的电子文件归 档范围的确定

鉴定的方法


2、完整性鉴定

鉴定的内容

电子文件ᶴᡀ信息是否完整，是否能 否全部显示。如电子表格

2、完整性鉴定

鉴定的方法

电子文件信息完整性。 元数据是否完整。 软、硬件环境归档是否完整。 原因：有些电子文件需要特殊的软、硬件环境才 能显示或处理。

3、可用性鉴定

鉴定的内容
第一节 国际标准化组织的标准





ISO15489《信息与文献—文件管理》 (已成国标) ISO23081《文件元数据—原则》(已成国标) ISO/TR 26102《信息与文献——电子文件的长久 保存需求》 ISO MSR 30200《文件管理体系：基础和术语》 ISO/TR 18492《基于文档的电子信息的长期保存》 ISO/TR 15801《文档管理——电子存储的信息— —关于真实性和可靠性的建议》

国外企业做法——数据在原系统中只呆两年

二、 同一系统不同版本产生的数据不能集成管 理

有的企业存在三套不同版本的OA系统 有的企业因为从旧版系统向新版系统迁移，不 得不丢失大量数据。
OA（Domino） 90年代 OA（SQLServer） 当前 80年代
OA（Dbaseiii）
档案系统

第四章 第五章
电子文件归档方案 元数据管理
元数据的管理

元数据的作用

真实性认定的需要 管理的需要（没有元数据无法分类、整理，更 无法长期读取电子档案）

DA/T46-2009《文书类电子文件元数据方 案》


2009年12月16日发布 标准融合了ISO23081国际标准的理念编制出来 的

元数据总体框架
通用完数据 架构 及原则与定 义方法
文书文件件 元数据
科技文件元 数据
其他专业文 件元数据

元数据元素
元数据 聚合层次 来源 编号 M3 M4 M5 M6 元数据 档案馆名称 档案馆代码 全宗名称 立档单位名称 全宗号 目录号 年度 保管期限 机构或问题 类别号 室编案卷号 馆编案卷号 室编件号 馆编件号 文档序号 页号
第二节 鉴定

二、电子文件整理前保管期限的划分

智能化鉴定大显身手

三、保管过程中定期鉴定
第三节 整理

一、整理的工作内容

分类 给档号（卷/盒内排序、案卷/盒排序）

二、手工归档中的整理 三、自动归档中的整理

分类：一般是通过字段（元数据）值来控制 给档号（卷内排序、案卷排序）：需设定规则
第二节 国家的标准



DA/T46—2009《文书类电子文件元数方案》2009-12-16 发布 DA/T47—2009 《版式电子文件长期保存格式需求》200912-16发布 DA/T48—2009 《基于XML的电子文件封装规范》200912-16发布
第三节 管理制度与办法

一、国家颁布


《电子文件管理暂行办法》，39号文 《电子公文归档管理暂行办法》，国家档案局6号令， 2003年7月28日发布 2003年9月1日施行。 《电子公文传输管理办法》，国办函[2003]65号 《电子档案移交与接收办法》，档发 [2012]7 号 2012 年 8 月 29 日印发
内 容
第一章 第二章 第三章 电子文件归档必要性及其意义 认识电子文件 电子文件归档管理的标准规范与制度
ERA(electronic record archive) 项目



由美国NARA（国家文件与档案中心）探寻保护联邦 数字遗产的方案。 始于1998年，1999年在理念上证明保存电子文件具 有可能性； 2000年成立ERA项目管理办公室；2001年保存参议 院电子文件取得成果； 2002年研发出ERA系统需求；2003年建成虚拟档案 馆实验室；提出设计及原型要求建议； 2004年选定两家承包商分别进行ERA设计；2005年 确定洛克希德.马丁为承包商，项目金额3.08亿 元;ERA项目正式启动。分期建设，于2012年完成， 首期2007年开通。 目标：通过独立于形成的任何软件环境与硬件平台， 采集并长久保存美国联邦政府机关、国会、法院产生 的各种类型、格式的电子文件，并提供利用。
三、电子文件和档案共享利用的需要
内 容
第一章 第二章 电子文件归档必要性及其意义 认识电子文件
第二章 认识电子文件/电子档案

一、概念 电子文件

国家标准《电子文件归档与管理规范》 的定义

电子档案
电子文件
归档
电子档案

二、电子文件/电子档案几方面特性



对硬件和软件的相对（非绝对）依赖性 非直读性 信息与载体的相对分离性 结构复杂性、对背景信息和元数据的依赖性 信息共享的便利性和安全维护的复杂性

文件是否能正常打开并显示所有内容 是否用的归档的存储格式

3、可用性鉴定

鉴定的方法

收集不可识别电子文件特征，形成特征库，进行 文件比对。（可识别性）


文件是否能正常打开并显示所有内容，通过防 病毒检测。（可靠性） 是否用的归档的存储格式。（兼容性）
离线移交保证载体的完好无损。（完好性）

要注意本企业所有的系统进行梳理

内部形成的

系统形成的

办公自动化系统、直接支持本企业产品和业务的业务系统 、财务和会计管理信息系统、人力资源管理信息系统、本 企业其他职能活动管理信息系统

零散形成的

从外部接收而来

从数据结构角度进行梳理，包括

结构化数据 非结构化数据 以独立文档形式存在的记录
第二节 国家的标准







GB/T17678.1-1999《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要 求 第一部分：电子文件归档与档案管理》 GB/T 17678.2-1999《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要 求 第二部分：光盘信息组织结构》 GB/T 18894-2002《电子文件归档与管理规范》2002/12/04发 布, 2003/05/01实施 DA/T 15-1995《磁性载体档案管理与保护规范》1995/03/01发 布 DA/T 31-2005《纸质档案数字化技术规范》，2005/04/30发布， 2005/09/01实施 DA/T 32-2005《公务电子邮件归档与管理规则》，2005/04/30 发布，2005/09/01实施 DA/T 38-2008《电子文件归档光盘技术要求和应用范围》

（二）元数据 （三）非通用格式电子文件阅读需要的阅读软 件； （四）必要时硬件环境也要收集
第二节 鉴定

一、电子文件移交时的检测鉴定

（一）技术检测 （二）真实性、可靠性、完整性和有效性鉴定
第二节 鉴定

1、真实性 和可靠性 鉴定

鉴定收到的电子文件是否真实、可靠 鉴定内容

是否来自所归档的系统 内容是否被非法更改 所有的信息是否能够显示 方法一：通过对归档接口或方法的信任来任信 方法二：通过信息确认技术来检测 方法三：通过元数据来判定是否被调换，有可能归 档了不是需要版本的电子文件，如不是发放版。最 好对归档的电子文件有标记。
第一节 归档收集

一、收集的方法