Excel第一章数据的整理和分析1.1 数据的排序Excel提供了多种方法对工作表区域进行排序，用户可以根据需要按行或列、按升序或降序已经使用自定义排序命令。

当用户按行进行排序时，数据列表中的列将被重新排列，但行保持不变，如果按列进行排序，行将被重新排列而列保持不变。

没有经过排序的数据列表看上去杂乱无章，不利于我们对数据进行查找和分析，所以此时我们需要按照对数据表进行整理。

我们可以将数据列表按“出生年月”进行排序。

如下图：首先我们需要单击数据列表中的任意一个单元格，然后单击数据标签中的排序按钮，此时会出现排序的对话框。

看到弹出的排序对话框中，在“主要关键字”下拉列表框中选择“出生年月”，在设置好主要关键字后，可以对排序依据进行设置，例如，数值、单元格颜色、字体颜色、单元格图标，在这样我们可以选择默认的数据作为排序依据。

最后我们可以对数据排序次序进行设置，在次序下拉菜单中选择升序、降序或自定义排序。

在这里我们选择升序，设置完成后单击确定即可。

如下图：我们除了可以对数据表进行单一列的排序之外，如果用户希望对列表中的数据按“性别”的升序来排序、性别相同的数据按“文化程度”升序排序、“性别”和“文化程度”都相同的记录按照“基本工资”从小到大的顺序来排序，此时我们就要对3个不同的列进行排序才能达到用户的要求。

首先我们需要单击数据列表中的任意一个单元格，然后单击数据标签中的排序按钮，此时会出现排序的对话框。

看到弹出的排序对话框中，在“主要关键字”下拉列表框中选择“性别”，在添加好主要关键字后，单击“添加条件”按钮，此时在对话框中显示“次要关键字”，同设置“主要关键字”方法相同，在下拉菜单中选择“文化程度”，然后再点击“添加条件”添加第三个排序条件，选择“基本工资”。

在设置好多列排序的条件后，单击确定即可看到多列排序后的数据表。

如下图：在Excel 2007中，排序条件最多可以支持64个关键字。

1.2 数据的筛选筛选数据列表的意思就是将不符合用户特定条件的行隐藏起来，这样可以更方便的让用户对数据进行查看。

Excel提供了两种筛选数据列表的命令。

自动筛选：适用于简单的筛选条件高级筛选：适用于复杂的筛选条件想要使用Excel的自动筛选功能，首先要单击数据列表中的任意单元格，然后选择数据标签，单击筛选按钮即可。

单击数据列表中的任何一列标题行的下拉箭头，选择希望显示的特定行的信息，Excel 会自动筛选出包含这个特定行信息的全部数据。

如下图：在数据表格中，如果单元格填充了颜色，使用Excel 2007我们还可以按照颜色进行筛选。

如果条件比较多，可以使用“高级筛选”来进行。

使用高级筛选功能可以一次把我们想要看到的数据都找出来。

例如数据表中我们想要把性别为男、文化程度为研究生、工资大于2000的人显示出来。

我们可以这么来做：先设置一个条件区域，第一行输入排序的字段名称，在第二行中输入条件，建立一个条件区域。

如下图：然后选中数据区域中的一个单元格，单击数据标签中的高级筛选命令。

Excel自动选择好了筛选的区域，我们单击这个条件区域框中的拾取按钮，选中我们刚才设置的条件区域，单击拾取框中的按钮返回高级筛选对话框，单击确定按钮，现在表中就是我们希望看到的结果了。

设置高级筛选条件高级筛选可以设置行与行之间的“或”关系条件，也可以对一个特定的列指定三个以上的条件，还可以指定计算条件，这些都是它比自动筛选优越的地方。

高级筛选的条件区域应该至少有两行，第一行用来放置列标题，下面的行则放置筛选条件，需要注意的是，这里的列标题一定要与数据清单中的列标题完全一样才行。

在条件区域的筛选条件的设置中，同一行上的条件认为是“与”条件，而不同行上的条件认为是“或”条件。

1.3 在筛选时使用通配符在设置自动筛选的自定义条件时，可以使用通配符，其中问号（？）代表任意单个字符，星号（*）代表任意一组字符。

1.4 数据的分类汇总与分级显示分类汇总是Excel中最常用的功能之一，它能够快速地以某一个字段为分类项，对数据列表中的数值字段进行各种统计计算，如求和、计数、平均值、最大值、最小值、乘积等。

比如这张各部门工资统计表，我们希望可以得出数据表中每个部门的员工实发工资之和。

现在我们用分类汇总来做：首先单击部门单元格，单击数据标签中的升序按钮，把数据表按照“部门”进行排序，然后在数据标签中，单击分类汇总按钮，在这里的分类字段的下拉列表框中选择分类字段为“部门”，选择汇总方式为“求和”，汇总项选择一个“实发工资”，单击“确定”按钮。

如下图：当我们点击确定后，我们就可以看到已经计算好各部门实发工资之和了。

如下图：在分类汇总中我们的数据是分级显示的，现在工作表的左上角出现了这样的一个区域，我们单击这个1，在表中就只有这个总计项出现了。

单击这个2，出现的就只有这些汇总的部分，这样我们可以清楚地看到各部门的汇总。

单击3，可以显示所有的内容。

复制汇总结果当我们使用分类汇总后，往往希望将汇总结果复制到一个新的数据表中，如下图。

但当我们直接进行复制后，无法只复制汇总结果，而复制的是所有数据。

此时我们就需要使用“Alt+;”组合键选取当前屏幕中显示的内容，然后在进行复制粘贴。

1.5 条件格式使用Excel中的条件格式功能，可以预置一种单元格格式，并在指定的某种条件被满足时自动应用于目标单元格。

可以预置的单元格格式包括边框、底纹、字体颜色等。

此功能可以根据用户的要求，快速对特定单元格进行必要的标识，以起到突出显示的作用。

例如下图中的产品销售标，我们需要快速找出所有与“防水键盘”相关的销售数据。

首先我们全选所有数据，然后在开始标签中找到条件格式按钮，单击突出显示单元格规则，在打开的选项中单击等于按钮。

在弹出的对话框中输入我们想要查找的“防水键盘”，然后设置单元格显示样式，例如让单元格以“浅红填充色深红色文本”显示，设置完毕后，点击确定按钮。

在点击确定后，我们可以数据表中已经显示出和防水键盘相关的所有信息。

这样我们就可以快速查看我们所关心的信息了。

如下图：在Excel 2007中，使用条件格式不仅可以快速查找相关数据，还可以以数据条、色阶、图标的方式显示数据，让用户可以对数据一目了然。

首先我们全选所有数据，然后在开始标签中找到条件格式按钮，单击数据条，在打开的选项中选择任意颜色。

当我们选择颜色时，即使不点击，也可以即时的看到数据变化。

通过条件格式，我们就可以清楚的看到那条数据销售额最高，那条数据销售额最低。

如下图：1.6 数据透视表数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式动态表格，能帮助用户分析、组织数据。

例如，计算平均数、标准差，建立列联表、计算百分比、建立新的数据子集等。

建好数据透视表后，可以对数据透视表重新安排，以便从不同的角度查看数据。

数据透视表可以从大量看似无关的数据中寻找背后的联系，从而将纷繁的数据转化为有价值的信息，以供研究和决策所用。

我们来看下面这个数据表，在这个数据表中显示了每个财季产品销售的明细数据。

现在我们想把这里的统计每个财季的利润，可以结合条件格式判断最低利润出自哪个财季。

首先打开插入标签，单击数据透视表按钮，打开创建数据透视表对话框。

然后选择透视表的数据来源的区域，Excel已经自动选取了范围，这里它的选取是正确的，我们不做什么改动，接下来我们选择透视表放置的位置，选择新建工作表项，单击确定按钮。

现在就出现了我们建立的数据透视表。

在工作表的透视表的各个部分都有提示，同时界面中出现了一个数据透视表字段列表，里面列出了所有我们可以使用的字段，我们的目的是查看统计每个财季的利润，因此我们在要添加到报表的字段中选择财季，然后拖动利润和数量字段到数值区域，此时，我们就可以看到每个财季的利润和销售数量显示在数据透视表中了。

同样的，在数据透视表中可以直接看到利润和销售数量的汇总数目。

现在我们就可以结合条件格式功能，查看出那个财季利润最低。

如下图：1.7 数据透视图的使用我们还可以根据数据透视表直接生成图表：点击选项标签，点击数据透视图按钮，在弹出的对话框中选择图表的样式后，单击确定就可以直接创建出数据透视图。

不难看出这个图表跟我们平时使用的图表基本上一致，所不同的只是这里多了几个下拉箭头，单击“财季”的下拉箭头，这实际上是透视表中字段，选择“Q1”，可以看到图表中的数据也发生了变化，其它有很多在透视表中使用的方法也可以在这个图表中使用，把图表的格式设置一下，一个漂亮的报告图就完成了。

1.8 获取外部数据在Excel中，我们可以获取外部的数据到Excel中，这样我们就可以利用Excel的功能对数据进行整理和分析。

以一个例子来看：这里有这样的一个文本文件，我们把其中的数据引入到Excel中来。

打开Excel，打开数据标签，我们可以看到很多种文件类型都可以倒入到Excel表格中。

我们点击“自文本”按钮，然后选择我们文本所在位置，选择完毕后，此时会弹出“文本导入向导”，这里的原始数据类型就选择“分隔符号”一项，在这个对话框的下面有一个预览框，从这里可以看出来现在的第一行没有什么用处，因此我们将这里的“导入起始行”输入框中的数值改成2，单击“下一步”。

现在我们要选择文本文件的数据字段分隔符，根据文件的特点，我们选择为“Tab键”，单击“下一步”按钮。

现在要选择导入数据的默认格式，现在的默认格式是“常规”，我们这里不做什么改动，单击“完成”按钮，此时出现“导入数据”对话框，我们可以选择将数据导入到现有工作表或新建工作表。

把文本文件中的数据全部引入进来以后，把它们稍微调整一下，我们就可以使用这些数据了。

1.9 冻结和拆分窗口拆分窗口：我们可以使用视图标签中的拆分按钮来拆分窗口。

而如果只需要垂直拆分，可以直接拖动垂直滚动条到最顶端，此时横项拆分线就会消失。

撤消窗口的拆分：同样在视图标签下，再次点击拆分按钮即可撤销窗口的拆分。

冻结窗格：我们可以使用冻结窗格来更好的查看数据表头。

首先选中一个单元格，选择视图标签，点击冻结窗，在下拉菜单中我们可以选择冻结第一行或第一列，当然我们也可以自行选择想要冻结的位置。

如下图：如果我们想要冻结第一行以及A、B两列，此时我们需要将光标放在第一行的下面，并且A、B两列的右侧，即C2单元格，此时点击冻结拆分窗格即可冻结第一行以及A、B两列。

1.10 表对象在Excel 2007中，我们可以直接将数据表格直接转换为表对象，这样我们就可以直接对数据表格进行排序、筛选、调整格式等操作。

首先我们找到插入标签，点击表按钮，此时我们就将数据表格转换为了表对象。

我们可以看到，当我们把数据转换为表对象后，他会自动出现筛选功能。

图下图：并且在设计标签中，我们可以即时调整表的样式等。

如下图：1.11 插入SmartArt在Excel 2007中，有了一种新的对象可以更好的丰富Excel数据表，那就是SmartArt。