怎样写英文邮 件
商务英语电子邮件写作应遵循的5C原则：
Correctness Conciseness Completeness Clearness Courtesy
正确 简明 完整 清晰 谦恭
Samples of :-( Email
Hi,
① I'm sorry about this. ② Now,we have been clear about the problem about our system. ③ There is a new colleague joining our team,and he will arrange for checking the system. ④ Because he is busy with another requirement now,he will give us the optimal plan after finishing that one.
2. 回复邮件
以感谢开头的开场白会让对方感到比较舒服，而且显得有礼貌； ① Thank you for contacting us. ② I must apologize for not having written to you previously. ③ Your letter on 4th July was duly received. ④ Thank you for your prompt reply. ⑤ Thanks for getting back to me. ⑥ I’m very sorry for late response/reply.
实际上，国际上日常商务交往现已通用“Hi”，而不是Dear，哪怕是第一次联系。 Dear通常用在正式的通知邮件，比如银行账单、销售广告（Dear Customer，Dear Investor）
4.0 开场白
1. 主动写出
邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容； ① I am writing to enquire about … ② I am writing in reference to …
④ 语句表达不合理，在发信方对于出现的问题十分焦急的情况下应告知对方承诺解决的时间以及
Plea相se应c的on计t划ac等t m，e不i能f y用o责u 任ha人v不e a在n或y没qu有e时st间io来n.推脱；
⑤ 整片邮件的格式（称呼、落款等）不规范。
Best Regards， XXX
1.0 Email基本构成
Regards!
Dear Mr. XXX,
① 语句不完整，this指什么？
I‘m s②or同ry一a个b句ou子t 中th连e续pr出ob现l2e个maobfooutu，r 重sy复st。e后m一. I个si应nc该e为reolyf，ap表o示lo从gi属ze关f系or；it and we’ll try our ③be英st文to书s信ol中ve标t点he后p面ro必b须le空m一in格a；week. （此处可加上具体的解决方案）
5.0正文文法
5.1正文文法
1. 动词主词要呼应 2. 时态和语气不要转变太多 3. 标点要准确，大小写要注意 4. 合理利用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些
信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不 住重点，影响阅度。 5. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述。对于很多带有技术介绍或 讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加 以阐述，收件人会比较好理解； ...
2.主题框内容含糊不清？
YES: Tomorrow’s meeting canceled
NO: Ne求： 简要概括e-mail内容，可以是一个单词，名词性短语，也可以是完整句。不超 过35个字母；忌空白！ 还可以开头加上URGENT或者FYI（For Your Information，供参考），如： URGENT：Submit your report today！（适度用）
主题
Subject
称呼
Salutation
正文
Body
附件
Attachment
结束语与签名Complimentary Close &Signature
抄送和密送 CC & BCC
保密、免责、环保、安全提醒和其他公司文化
2.0 格式
称呼
正文
结束语
格式须知： 1. 齐头式结构在商务英语中比较流行，尤其普遍运用于电子邮件的交流中，其 特点是所有段落的第一行都顶格写，段与段之间空一行，另外称呼、落款等也 都顶格写。 2. 段落之间应使用双倍行距。
空白标题...
标题太长…
标题多个主题… 标题表意不明…
3.0 主题
1.主题框内容太长？
YES: Supplier training NO: Professional trainees form sister company should abide by rule of local company
4.0称呼
称呼原则： 如果对方有职务或者职称，应按职务或职称尊称，如：Doctor， Professor等
4.0称呼
一般从第一行的顶格写起，在称呼后面一般用逗号
1. Dear Sir,：「敬启者」，用在「只知其人不知其名」的状况下。 2. Dear Madam,：「亲爱的小姐」，表示对不分已婚或未婚也不知其名女 士的称呼。 3. Dear Mr.[Mrs.] Wang,：「亲爱的王先生[王太太]」，用在知道对方的姓氏。 4. Dear Miss Jones,：「亲爱的琼斯小姐」，表示对未婚女士的称呼。 5. Dear Ms. Jones,：「亲爱的琼斯小姐」，表示无法确定对方是否已婚或未婚的女士称呼。 6. Dear Doctor Wang,：「亲爱的王博士」，用在知道对方的职称。 7. To whom it may concern,：「贵宝号钧鉴」，用在不知道收件者是谁或写给公司、部门时使用。 8. Hi Chris, ：「嗨，克里斯」，用在与对方有一定的交情的情况。