第三章 保证电子文件信息安全的 技术措施
电子文件是高科技的产物，信息安全技术 对于维护电子文件的原始性、真实性至关重 要。目前这方面的技术主要有：
1.签署技术。
对电子文件进行签署的目的在于证实该份文件 确实出自作者，其内容没有被他人进行任何改动。 电子文件的签署技术一般包括证书式数字签名和 手写式数字签名。证书式数字签名的原理是，发 方利用自己的不公开的密钥对发出文件进行加密 处理，生成一个字母数字串，与文件一起发出， 同时还带走一个可使其生效的公开密钥。收方用 发方的公开密钥运用特定的计算方法解码检验数 字签名，是将专门的软件模块嵌入文字处理软件 中，作者使用光笔在计算机屏幕上签名，或使用 一种压敏笔在手写输入板上签名，显示出来的 “笔迹”如同在纸质文件上的亲笔签名一样。计 算机数字转换器来捕获手写签名，同时对电子文 件的内容、结构等进行打包处理。
电子档案管理应遵循档案收集、整理、 保管、利用、鉴定、统计等管理原则。但它 与纸质等载体档案确有很大区别，它的记录 形式是数字化系列。任何电子档案，当使用 技术和设备将信息内容记录在磁性材料或光 盘等载体后，就永远离不开这种技术和设备， 它不能离开这种生成环境和设备而单独存在， 人们只有采用这种记录档案信息内容的技术 和设备，进行逆处理还原、输出，才能识别 它的信息内容。
4、电子文件物理结构与逻辑结构的复杂 性及对元数据和背景信息的依赖性。
文件的物理结构是指其信息存诸于载体上 的位置及分布情况，例如文件的正文、图形、 批示、附件等部分各自在载体上的存诸位置。 文件的逻辑结构是指信息自身的结构，例如 文件中的文字排列、章节构成、各页的先后 顺序、插图、标号等。
5、电子文件信息与载体的可分离性。
电子档案的长期保存，却是非常困难， 需要有不断更新的技术和设备作保障。电 子文件归档及电子档案管理需要有技术和 设备，电子档案的生命周期是由电子档案 内容而定，而保证电子档案生命周期的存 在，取决于载体的寿命、电子计算机软硬 件的生存周期和载体所载档案与电子计算 机软硬件平台的一致性。所以说，电子档 案管理是一项极其复杂的技术工程，从这 个意义上说，也可把电子档案管理称为 “电子档案技术工程”。
第二章 电子文件及其特性
一、电子文件 电子文件就其产生领域而言，一类
是记录人们在办理公务，处理有关事务 或信息交流等过程产生的文件，如电子 信件、电子公文等；
一类是由于人们用计算机以点、线、面 、 符号和数字等描绘事物的几何特征，形态， 位置及大小的形式，包括与产品或工程设计 有 关的各类图样和简图等，形成的CAD （计算机辅助设计）、CAM（计算机辅助 制造）等电子文 件。前者多以文本、图像、 声音或影像等形式存在，后者多以光栅图或 矢量图等形式存在。 这些文件产生于数字 技术环境中，可被存储和由计算机处理且能 在网络上传输。。
档案种类较多，分类也较复杂，但就记录形式 不外乎以文字、影像记录和数字记录两大类型， 而且这两大类型还会因长期保存和开发利用的需 要而相互转换。我们只有认清电子档案与纸质等 载体档案的异同，才能做到对电子档案管理提出 正确的要求，既坚持档案管理基本原则，又不妨 碍电子档案根据自身的特殊性，创建自己的管理 方法、技术和标准。只有如此，才能达到既强调 电子文件及电子档案管理的必要性，又不会放松 对纸质等载体档案的管理，才有可能真正做到在 电子档案大量涌现时，我们既重视电子档案，又 能加强纸质等载体档案的管理，充分开发各类档 案信息资源为社会服务，使档案事业在电子时代 继续得到全面发展。
所以电子文件就是指能被计算机系 统识别、处理，按一定格式存储在磁 带、磁盘或光盘等介质上，并可 在网 络上传递的数字代码序列。它具有存 储量大，信息传递速度快、传递形式 多样化的特点 。电子文件已逐渐渗透 到人们的观念中，并开始形成现代社 会信息化的档案主体
二、电子文件的特性
电子文件某些特性与纸质文件有很大 区别。要管理好电子文件，就必须了 解其特性。综合国内外对此问题的研 究，技术的产物。 电子文件是在计算机中产生和处理，其信息 形态是数字化的。人们在计算机屏幕上看到 由文字、图形等构成的电子文件形态只不过 是电子文件的某种输出形式而已。而在计算 机内部，无论是传输还是存储等处理，电子 文件均是以数字编码的形式存在。
2、电子文件对设备的依赖性。电子文件 的形成和各种处理均是在计算机等设备的 支持下完成的，离开计算机等设备，电子 文件既看不见也摸不着。其对设备依赖性 主要体现在：一是数字编码，二是硬件， 三是软件，四是技术设备更新，五是加密。 例如电子文件对其他设备环境的不兼容性， 使其只能在某种设备上处理。不同软、硬 件环境形成的电子文件载体，有时难以互 换。
3、电子文件载体的非直读性。
电子文件的非直读性体现在很多方面。一是数 字编码记录于载体上肉眼无法分辨，何况磁载体 上的“磁畴”极性是物质内部的物理性质，根本 不可能看到。此外载体上的信息记录密度极大， 例如一张容量可达600MB一4000MB的光盘， 刻写激光斑点的直径小于百万分之一毫米，可存 35万张打印纸上的文字信息，或10万页图形信 息。即使在高倍显微镜下可以看见光盘上的记录 痕迹，也不可能读懂那些小点表示什么。另外， 载体上的数字信息往往进行了压缩编码、加密等 处理，即使有设备，如果不解压解密也不能读取 其内容。以上种种因素均决定了电子文件载体的 非直读性。
第一章 电子档案的产生
由于办公自动化的进一步发展和深化，特 别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息 技术产业。过去用纸墨、照像等形成和传递的 政府机关公文以及图书、图纸、图形、图像、 文献资料、商业信息等，都可以用电子计算机 进行，由此而产生了电子公文、电子图形图像、 电子文献资料等，这些都是属于电子文件。具 有档案保存价值的电子文件，必须要归档保护。 电子文件归档后即形成电子档案。电子档案当 然要有档案保管部门保存。
电子文件的存放位置不是固定的，而是可以变 化的，甚至可以从一个载体转换到另一个载体， 其内容信息却不发生任何变化。同样，还可以通 过网络传给远方的一个或多个接收者。在一些对 保密有特殊要求的网络中，还采取把电子文件分 解后分别通过不同的途径传递，存放在不同地点 的不同设备上，只是在需要时才临时把文件装配 起来。这些情况，不仅造成电子文件与载体的分 离性，也使长期处于共享计算机网络资源环境的 使用者淡漠了对电子文件存储于哪台计算机、哪 个载体以及什么位置的关心。这个特征给电子文 冲的保管带来许多新的问题，处理不好，会直接 影响其真实性、完整性和可靠性。