公文管理制度
编制：人事行政部
审核：总裁决策委员会批准：董事长
日期：二0一0年八月
第一条目的
为配合公司各项制度、文件的贯彻落实,规范文件流转管理,制订本制度。

第二条范围
公司内部公文的起草、呈报、签发、流转，对外公文的起草、呈报、签发、报送；外部来文的接收、呈报、流转；公司电子邮件的管理。

第三条职责
公文起草部门负责公文的起草及部门内部审核，人事行政部负责公文呈报、签发、流转，对外公文的报送由起草部门负责；外部来文的接收由相关业务部门接收，呈报、流转由人事行政部负责；公司OA系统的管理统一由人事行政部负责；人事行政部对公文的执行情况负有督办、反馈责任。

第四条内容
（一）公文密级管理
公文密级分为“机密”、“秘密”和“一般”。

机密是公文密级中最高级别，公司授权相关部门负责人查阅和使用，使用过程中须严格向非授权人保密；秘密是公文密级中第二级别，公司授权公司内部人员可查阅和使用，使用过程中须向非公司人员保密；一般公文无密级管理。

文件密级由人事行政部确定。

人事机密文件：人事劳动合同、工资表、人事调整申请表，归档人力资源部。

财务机密文件：公司重大重组报告、验资报告、财务报表、纳税文件、报总部月报等，归档财务部。

业务机密文件：招标标的、评标文件，归档成本部。

综管秘密文件：公司制度，归档人事行政部。

业务秘密文件：各类经济合同、审批的项目投资估算、用款计划、营销策划案，归档人事行政部、财务部。

（二）公司行文
1、公司行文：以公司名义向公司内部人员发出的正式文件，如规章制度、通知通报、人事任免等
和以公司名义向公司以外的单位发出的正式文件，审批流程和模板详见附件1《公司行文流程控制图》、附件3《公司发文标准格式》。

2、部门行文：报告本部门重大事项的正式文件、部门业务对外发文、内部联系函等。

审批流程和模板详见附件1《公司行文流程控制图》、附件5《部门专项报告书》。

3、对外发文一律交人事行政部统一管理，部门无权直接对外发文。

项目公司授权人为项目总经理，经其签批后方可对外发文。

（三）会议纪要
1、公司级别纪要包括：董事长决策委员会、总裁决策委员会会议纪要；公司年月计划会会议纪要；公司年月经济分析会会议纪要等。

审批流程和模板详见附件1《公司行文流程控制图》、附件4《公司会议纪要格式》。

2、部门级别会议纪要包括：公司周计划检查会议纪要、各部门内部业务会议纪要等。

审批流程和模板详见附件1《公司行文流程控制图》、附件6《部门会议纪要格式》。

（四）外部来文处理
公司上级单位或政府部门、行业协会等一切外部单位来文。

审批流程和模板详见附件2《外部来文管理流程控制图》、附件8《外部来文处理表》。

（五）公文的督办和反馈
计划类文件由计划部督办和反馈，详见《计划管理》制度。

部门公文由发文部门督办和反馈，公司公文和外来文件由人事行政部督办和反馈。

督办情况按月呈报总裁、董事长审阅。

审批流程和模板详见附件1《公司行文管理操作流程控制图》、附件2《外部来文管理流程控制图》、附件9《公文督办完成情况统计表》。

第五条施行本制度经董事长决策委员会批准后施行。

第六条附件：
1、《公司行文流程控制图》
2、《外部来文管理流程控制图》
3、《公司发文标准格式》
4、《公司会议纪要格式》
5、《部门专项报告书》
6、《部门会议纪要格式》
7、《外部来文处理表》
8、《公文督办完成情况统计表》
9、《内部业务联系函》
（注：本资料素材和资料部分来自网络，仅供参考。

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