一、行政管理规章制度1. 文书管理制度1.1 为了使公司文书工作实现规范、科学，提高行文质量及工作效率，特制定本制度。

1.2 文书范围：按照行文关系和文件去向，其范围包括上行文（如请示、报告）、平行文（如通知、函）和下行文（如指令、决定、决议、通知、批复等）。

1.3 文书管理原则1.3.1 全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。

1.3.2 文书的收发、领取与寄送原则上由公司办公室统一负责。

1.3.3 文书的处理必须做到规范、准确、及时和安全。

1.4 文书的收文处理1.4.1 外部收文的管理与保存。

外部收文由公司办公室统一接收、登记，并区别不同情况分别作以下处理：1.4.1.1 凡涉及公司整体的重要、紧急、机密性收文应作好收文登记后，即刻呈送公司相关领导批阅。

1.4.1.2 一般性文书由办公室收文管理人员作好分类登记，送有关处室或领导酌情批阅并负责落实有关事项。

1.4.1.3 属于个别部门的业务性文件由办公室收文管理人员及时传送相关处室，并督促经手人作好接收登记（内容包括收文名称、文号、接收日期、经手人等）。

1.4.1.4 除办公室外的其他处室接收到外部文书时，凡涉及公司整体性文件或应由办公室统一保存的，收文处室应及时将收文传送至办公室相关人员，并督促接收人做好接收登记；应由本处室保存的收文，本处室相关责任人要作好处室收文登记，并妥善保存。

1.4.2 文书的内部传递管理（包括公司规章制度、各种报批报建手续、批复及各种外部收文等）。

1.4.2.1 公司内部处室之间因业务需要，需相互传递、借阅文书时，借阅人应按照相关处室的具体要求进行借阅登记（内容包括文件名称、文号、借阅时间、经手人等），归还时要提醒文件管理人员及时进行登记注销。

1.4.3 以上各种文书的收发登记表见附表（公司收文登记表、公司文件传递、借阅登记表）。

也可根据处室业务性质需要，另行确定格式。

1.4.4 如违反上述有关登记规定，而导致相关文书遗失或因寻找不到而影响工作正常开展并造成一定经济损失时，公司将视情况轻重追究相关人员的责任。

1.4.5 较为重要的收文分检处理时，在文件首页之上应附“收文处理专用表”，按列表内容进行填写处理。

1.4.6 凡需要传阅的文件，由办公室有关人员送达传阅人。

一般性文件个人阅读时间不得超过两个工作日，阅读量较大的文件个人阅读时间不得超过五个工作日，具体阅读时间长短由办公室具体确定。

传阅人阅毕应批阅，并签上姓名和日期，同时通知办公室。

1.4.7 严禁不经允许私自开启私人文书，收文人员应直接将其送交收件人拆阅。

1.4.8 若发现分送至各部门的文书有差错，相关处室应及时退回公司办公室，并说明情况。

1.5 文书的发文处理。

各种公文发送，一般包括拟稿、审稿、签发、打印、校对、发送等程序。

1.5.1 拟稿要在符合国家的方针、政策、法律、法规和公司有关要求的前提下，做到实事求是，观点明确，文字精练，条理清晰，层次分明，标点符号正确，篇幅力求简短。

凡有引用之公文务必写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。

1.5.2 草拟公文之稿头，应使用公司统一稿纸，公文字迹要清楚，文面保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。

1.5.3 字的写法。

正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比须用阿拉伯数字书写外，其它用汉字书写，汉字书写应以国家统一发布的简化字为准，标题应用二号字，正文应用四号字。

1.5.4 章节序数的写法。

一般应按下列顺序排列：第一层为：“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

1.5.5 不要滥用简称。

年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要用简称。

1.5.6 公司的文稿在送领导签发前，应由起草部门相关人员送公司办公室核稿。

重点审核文稿的必要性、政策性、规范性和目的性。

1.5.7 对于公司各部门因业务需要对外报送的一般性公文，原则上由处室主管领导签发；对于涉及公司内部经营、管理或因公司开发经营需要对政府部门报送的重要性公文，由公司总经理签发。

1.5.8 公文拟稿、核稿、签发一律使用钢笔。

禁止使用铅笔或圆珠笔。

1.5.9 公文的打印与校对。

在公司领导签发后方可进入打印程序。

公文的打印，原则上按照“谁拟稿谁打印谁校对”的办法进行，最后交办公室统一登记分发。

公文校对要以原稿为准，非承办人和审稿人不得擅自改动原文，校对分二次进行，打印出初稿后校对一次，印发前进行二次校对，校对未发现的错误由校对人员负责，校对后，打字员没有改正的，由打字员负责。

装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页、倒页。

印章盖在公文末尾年月日的中间，如正文末页无空挡，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方表明“此页无正文”字样。

1.5.10 公文的分发与登记。

公司对外分发文书时，应由公司办公室收发文管理人员进行统一登记（包括发送单位、发文处室、文件名称、文号、日期等）。

1.5.11 公文的存档。

公文处理完毕后，收发文管理人员要作好发文存档工作，原则上发文存档为一式三份，妥善保存。

2. 文秘档案管理制度2.1 为了加强公司档案管理，提高工作效率，依据《中华人民共和国档案法》并结合公司实际情况，制定本制度。

2.2 公司档案管理工作的基本原则为：集中管理与分散管理相结合，以集中为主。

即公司文书档案由办公室统一管理，各处室相关业务档案（除已移交给办公室外）分别由有关处室管理。

2.3 公司办公室设立专门的档案管理工作人员，并由专人负责管理，各处室均应指定相对稳定的专人负责本处室的档案管理，如有人员变动，请及时通知公司办公室档案管理负责人。

2.4 办公室归档、存档内容：2.4.1 公司与有关单位的来往信函。

2.4.2 公司行政性文件和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、人员任免、奖惩等）。

2.4.3 公司股东会、董事会、监事会、经理办公会等各种重要会议召开过程中的领导讲话、文件、总结和形成的决议、决定、纪要等。

2.4.4 公司各种发文、报告。

2.4.5 公司各种收文、上级机关的批复。

2.4.6 公司的工作计划及工作总结。

2.4.7 资质证书、营业执照、法人代表证、组织机构代码证。

2.4.8 失业保险年审证。

2.4.9 社会养老保险登记证。

2.4.10 医疗保险登记证。

2.4.11 税务登记证。

2.4.12 统计证。

2.4.13 办公楼房屋所有权证、土地所有权证（公司固定资产部分）。

2.4.14 公司人事档案、合同及有关其它人事资料。

2.4.15 各种合理化建议及客户投诉。

2.4.16 公司车辆资料。

2.4.17 后勤管理资料。

2.4.18 公司规章制度。

2.4.19 公司改制文件。

2.4.20 公司获得的各种荣誉、受表彰证书及文件。

2.4.21 大额房屋销售合同（非零售合同）。

2.4.22 材料采购合同。

2.4.23 水、电工程合同。

2.4.24 建筑工程施工合同（正本）。

2.4.25 建筑工程桩基检测合同（与工程处各存一份）。

2.4.26 建筑工程委托监理合同（与工程处各存一份）。

2.4.27 公司办公管理对外签订的各种合同及协议。

2.4.28 公司工作人员外出学习、考察、调查研究等公务活动的主要文件资料。

2.4.29 体现公司活动的各种声像资料。

2.4.30 其他具有保存价值的文件材料、重要的工作总结材料。

2.5 财务处归档、存档内容：2.5.1 对外交往的各种信函、报告。

2.5.2 各种财务计划。

2.5.3 年、季、月度工作总结。

2.5.4 各种报表（统计、财务、成本等）。

2.5.5 各种收文。

2.5.6 各种单据。

2.5.7 各种统计数据、资料。

2.5.8 税务登记证（副本）。

2.5.9 统计证（副本）。

2.5.10 企业贷款合同。

2.5.11 企业登记交费卡。

2.5.12 年度审计报告。

2.6 经营处归档、存档内容：2.6.1 建设工程规划批准书。

2.6.2 抗震、人防、消防、文物批件。

2.6.3 建设工程施工许可证。

2.6.4 国有土地使用证（项目开发经营部分）。

2.6.5 建设工程规划许可证。

2.6.6 规划总图批件。

2.6.7 项目建议书、选址意见书。

2.6.8 建设用地规划许可证。

2.6.9 设计、勘探合同。

2.6.10 施工图审查、质量监督、推散、墙改、城市增容、监理备案等手续。

2.6.11 给水、排水、采暖、煤气、电视、电话、宽带等手续及合同。

2.6.12 模型制作合同。

2.6.13 有关技术标准。

2.7 销售处归档、存档内容：2.7.1 房屋销售合同（零售）。

2.7.2 银行担保贷款合同（公证书、房地产抵押合同）。

2.7.3 房屋租赁合同。

2.7.4 市场调查报告书。

2.7.5 房屋预（销）售证。

2.7.6 售楼部营业执照（副本）。

2.7.7 广告策划合同。

2.7.8 各种用户反馈资料（包括投诉）。

2.8 合同预算处归、存档内容：2.8.1 建筑工程施工合同（副本）及补充协议（正本）。

2.8.2 各种施工图纸。

2.8.3 预、决（结）算资料。

2.8.4 签证单、变更单（与工程处各存一份）。

2.8.5 材料采购合同（与材料处各存一份）。

2.9 工程处归、存档内容：2.9.1 建筑工程施工合同（副本）。

2.9.2 桩基检测合同（与办公室各存一份）。

2.9.3 监理合同（与办公室各存一份）。

2.9.4 签证单、变更单（与合同预算处各存一份）。

2.9.5 工程竣工资料（含工程质量等级评定文件）。

2.10 材料处归档、存档内容：2.10.1各种材料购销合同（与合同预算处各存一份）。

2.10.2 采购计划、文件。

2.10.3 账款支付情况。

2.10.4 客户档案资料。

2.11 归档要求：2.11.1 归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。

2.11.2 在同一卷内要按问题性质或文件形成时间系统地安排。

2.11.3 案卷标题要简明准确，整理好的案卷要按照《档案法》有关规定标明案卷的保存期限。

2.11.4 按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。

2.11.5 全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档案号，然后逐卷登记、填写案卷目录。

2.11.6 声像资料按时间、事件进行分类并采取相应的技术处理后入库保管。

2.12 档案借阅：2.12.1 借阅档案要履行借阅手续。

调阅档案只限在档案室查阅，不能带出，必须带出档案室查阅的，要经办公室批准，并做好借阅记录。

2.12.2 借阅时间，一般档案最长不超过十天，密级档案最长不超过一周，并必须由主管领导批准方可借阅。

2.12.3 借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印档案。

2.12.4 借档人确因工作原因需要复印或摘抄文件，需经办公室批准，并做好详细记录。