监理资料信息管理制度目录一、现场监理资料管理制度———————2二、监理资料归类及编码管理办法——————5三、监理资料归档及管理制度———————12连云港市正方建设监理有限公司海州湾花园二期监理部2018年4月23日1 / 22现场监理资料管理制度第一条工程监理资料管理规定：1 总监理工程师对现场监理资料整理工作负责。
2 监理文件的日常管理应做到：真实可靠、内容齐全、同步整理、分类有序。
3 项目监理部由专业监理工程师负责收集、整理、保管现场监理资料。
4 为保证监理资料的完整齐全、分类有序，工程开工前，总监应与建设单位、承包单位对资料的分类、格式、份数达成一致意见。
5对施工单位报验资料，监理工程师应审核该表格使用是否符合要求，填写是否规范，内容是否符合工程实际和有关规范要求，签署后留存一份，其余返还施工单位。
6监理资料的收发借阅必须通过资料管理人员履行手续。
第二条管理职责一、总监理工程师应履行下列职责：1组织编制监理规划，审批监理实施细则。
2 组织审查施工组织设计、（专项）施工方案。
3 审查开复工报审表，签发工程开工令、暂停令和复工令。
4组织审核施工单位的付款申请，签发工程款支付证书，组织审核竣工结算。
5组织审查和处理工程变更。
6 组织验收分部工程，组织审查单位工程质量检验资料。
7 审查施工单位的竣工申请，组织工程竣工预验收，组织编写工2 / 22 程质量评估报告。
8 组织编写监理月报、监理工作总结，组织整理监理文件资料。
二、专业监理工程师应履行下列职责：1 参与编制监理规划，负责编制监理实施细则。
2 审查施工单位提交的涉及本专业的报审文件，并向总监理工程师报告。
3 参与审核分包单位资格。
4 组织编写监理日志，参与编写监理月报。
5收集、汇总、参与整理监理文件资料。
三、资料员职责1专门管理资料。
2及时、准确、完整地收集、整理、传递各资料。
3采用信息技术进行资料的管理。
4及时整理、分类汇总监理文件资料，并按规定组卷，形成监理档案，应按单位工程建立案卷盒，分专业存放保管，并编制目录清单。
5及时向有关单位、部门移交需要存档的监理文件资料。
第三条收、发文与存放制度一、收文与登记制度：1所有收文应在收文登记表上按监理信息分类分别进行登记，应记录文件名称、文件摘要信息、文件发放单位（部门）、文件编号以及收文日期，重要文件应注明接收时的具体时间。
2有追溯要求的文件，应注意核查所填内容是否可追溯，在文件3 / 22 和记录上注明相关文件资料的编号和存放处；3资料管理人员应检查监理文件资料的各项填写和记录是否真实完整，签字认可人员是否符合相关规定的责任人，不得以盖章和打印代替手写签认。
资料的储存质量必须满足长期保存要求，4收文登记后应第一时间交项目总监或由其授权的监理工程师进行处理；5重要文件内容应记录在监理日志中；二、传阅与登记制度：1由总监或由其授权的监理工程师确定是否需要传阅；2对于需要传阅的，应确定传阅人员名单及范围，并在传阅纸上注明，文件和传阅纸一并传阅。
3传阅完毕交还信息管理人员存档；三、收发文与登记制度：1、监理部发文应由总监或由其授权的监理工程师签名，并加盖项目机构图章；若为紧急处理的文件，应在文件资料的首页标注“急件”字样；2、所有的建设工程监理文件资料应进行分类编码，并在发文登记表上进行登记，登记内容包括：文件资料的分类编码、文件名称、摘要信息、接收文件单位的名称、发文日期（强调时效性的应注明发文的具体时间）、份数；收件人收到文件应签名；3、发文应留有底稿；重要文件的发文内容应记录在监理日志中；4、收发文件登记时，业主来文、设计单位来文、施工单位来文分开存放；收发文件按统一的编目系统进行分类整理；4 / 22监理资料归类及编码管理办法一、监理资料归类管理办法工程建设监理资料是建设监理单位对工程项目实施监理过程中直接形成的，是工程建设过程真实、全面的反映为了便于日常管理和检索，监理人员应将监理资料进行分类管理，分类管理方法可根据需要自行规定或按如下规定执行：（1）为便于工程建设监理资料的收集、分类、组卷和归档，根据《建设工程文件归档整理规范》及其他相关规范，特制定本办法。
（2）监理资料是监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的资料，是监理工作中各项控制与管理的依据与凭证，包括各种文件、图表、信函、日志、月报、会议纪要等。
（3）监理资料的收集、分类、组卷及归档等工作，应由总监理工程师指导专人负责执行。
（4）监理资料的收集、分类、组卷及归档工作必须及时，不得拖延。
5）负责建立资料管理的人员，应对收集到的资料进行分类，其方法如下：1）按建筑工程分部（子分部）、分项工程对监理资料进行分类：资料管理员对监理资料按《建筑工程施工质量验收统一标准》（50300—2013）中附录B建筑工程分部（子分部）工程、分项工程进行分类。
2）按监理工作阶段对监理资料进行分类。
5 / 223）按监理工作控制目标划分。
①合同管理资料。
②质量控制资料。
③进度控制资料。
④造价控制资料。
4）按资料产生的来源划分：①建设单位提供的资料。
②承包单位（包括材料生产厂家、设备制造、加工等）报送的资料。
③设计单位的图纸及有关技术文件。
④项目监理机构形成的资料。
5）按监理资料的作用划分：①监理工作依据资料：如委托监理合同，施工合同，建设单位与第三方签订的与本工程有关的合同，勘察、设计合同，与建设工程有关的法律。
法规等。
②监理工作基础资料：如各种定额、技术规范、标准。
③监理工作过程中形成的资料：如有关各方往来函件、会议纪要，试验、检测资料，项目监理机构的各种工作制度，监理工程师通知，隐蔽工程检查、质量检验评定资料，计量及支付资料，索赔及工程变更资料等。
（6）监理资料归类应明确、清楚、详细。
(7)监理机构应将监理资料按单位工程及施工时间顺序分类、编6 / 22目、立卷和归档。
二、监理资料编码实施办法为了使监理资料的管理更加科学化、程序化、规范化，应以计算机作为工具，建立起计算机信息管理系统，以实现管理计算机化。
因此，项目监理机构应建立起资料编码系统。
1.总则（1）监理资料管理应由总监理工程师负总责，各专业监理工程师分工负责，设一名专职资料管理员。
（2）专职资料员应具有中专以上专业技术学历，具有较熟悉的计算机操作能力，且通过资料管理培训，持证上岗。
（3）监理资料必须真实、准确和完整。
（4）监理机构应建立起科学、完善的建立信息及监理资料管理体系。
2.编码原则（1）监理资料的代码必须保证其所描述的实体（或属性）时唯一的，及所描述的每一实体都必须有一个确定的代码。
(2)代码设计应等长，要留出足够的可扩充位置，以适应新情况的变化。
（3）代码应尽量标准化，以便与全国的编码保持一致，便于系统的开拓。
（4）编码要有系统的观点，尽量照顾到各部门的需要；在逻辑上还要适合使用的需要。
7 / 22（5）监理资料代码系统要有一定的稳定性。
3.编码方法（1）监理资料编码应采用文字加数字的编码方法：文字采用汉语拼音字头，表示单位工程和资料来源；数字表示工程的分部和分项等细部。
（2）当有多个单位工程时，编码的首位码为单位工程代码，其代码用汉语拼音字码表示，如A、……、为第一号单位工程。
（3）为分清资料（原始资料）的来源，编码事务第二位为资料来源单位代码，即用单位名称的汉语拼音第一字的字母来表示，如：J—代表建设单位；C—代表设计单位；S—代表设计单位；L—代表监理单位；G—代表国家一词；D—代表地方政府；（4）分部（子分部）工程划分及代码规定：1）分部（子分部）工程代码规定应参考《建筑工程施工质量验收统一标准》（50300—2013）的分部（子分部）工程划分原则，并结合施工资料类别进行编号。
2)建筑工程共分为10各大分部工程，94各子分部工程，其划分及代号应符合《建筑工程施工质量验收统一标准》（50300—2013）中附录B的规定。
3）分部（子分部）工程代码编号应在编码序号③④⑤的位置上反映出来。
（5）工程建设资料编码形式：..8 / 22××××××位编码共11⑤⑥①②③④表示）。
、B、…Z①为单位工程代码（1位），用汉语拼音字母（A，用单位名称第一个汉语拼音字头1位）②为资料来源单位代码（表示。
位数字）表③为建设单位、监理单位资料文件分类，用代码（3 示。
勘察、A3“6-4），如建设工程资料（A类）。
在工程资料分类表中（测绘、设计文件”栏内：301 在编码中的代号为A3-1 工程地质勘察报告308在编码中的代号为A3-8 施工图设计及说明B3 “），类），在工程资料分类表中（附表1又如监理资料（ B 开工准备及技术资料”栏内；379 371～工程变更单—7 在编码中的代码为 B3是分部工～93位号码1位号码本组号码第27代表工程变更，第程代码。
根据资料所属的分部分位）分项）工程代码（2④为子分部（）附—2001 50300项工程，按《建筑工程施工质量验收统一标准》（如隐蔽工程、工程划分编码，对于工程验收（录B中分部（子分部）检验批、分项工程、分部工程）只作为子分部工程代码，见子分部、。
）分项工程名称及代码表（附表2，仅在工程验收时， 2 ⑤为资料类别（或分项工程）代码（位）9 / 22 此编码才为分项工程代码。
⑥为顺序号（2位）。
（6）对于专业化程度高、施工工艺复杂，技术先进的分部、子分部及分项工程可单独组卷。
不同类型监理材料单独组卷时，资料代号可以从监理资料编码形式中第③序号中选择第3位数所代表的工程代码，抽出即可（而在编码前再贯以××类型资料）即为：××××①②③④共7位编码①②③④为单独组卷编码形式序号。
①为分部工程代码（1位），其代码号为1～9。
②为子分部工程代码（ 2位），子分部工程代码号见表6－5。
③为分项工程代码（ 2位），分项工程代码号见表6－5。
④为顺序号。
三、决策阶段监理资料内容1. 决策阶段监理资料的主要内容编号档案资料资料类别A 1 准备工作记录 (含投资选择、市场调查、投资机A 会论证)2A项目建议书及批复文件310 / 22A可行性研究报告及评估文4A5投资计A建设用地及规划许可证（批准6A号7B8建设工程报建文9合开工批复文A10监理大纲（或监理投标申请书及A标通知书11A监理合12A13规划部门审批文件（批准文号A审计部门审批文件（批准文号14 B消防部门审批文件（批准文号15A市政部门审批文件（批准文号16水、电、气部门审批文件（批准号设计基础资料一览表（有资料件施工用水、点、路协类为监理公司编写，建；B为监理公司协助办理（或编写）注：A 设单位签认。
11 / 22监理资料归档及管理制度一、监理资料归档制度工程建设监理资料是项目监理组对工程项目实施监理过程中直接形成的，是工程建设过程真实、全面的反映；工程建设监理资料的管理水平反映了工程项目监理组的管理水平、人员素质和监理工作的质量。