官方邮箱管理规定
1.0目的
规范部门电子邮箱管理，确保电子函件发出、收取有效无误。

2.0适用范围
适用于物业部电子邮箱property@的使用及管理。

3.0职责
3.1公司前台文员只负责一般性的、群发类别的租户文件，包括《通知》、《温馨提示》等日常电子函件的发出。

3.2物业部部门文员负责租户邮箱地址的录入。

针对单独租户的电子函件的发出及租户来函的收集、上报。

邮箱使用情况的记录。

3.3物业助理负责租户电子邮箱地址的核实。

3.4物业主任负责统筹邮件的拟定、派发工作。

同时并负责对部门电子邮箱使用情况进行监督、指导，出现问题及时上报。

3.5副经理负责对稿件的初步审核，并定期完善建议。

3.6物业经理负责函件发送的审批及电子邮箱操作情况的全面监督。

4.0管理规定
4.1租户入伙收楼时由物业助理向对方解释关于开通电子邮箱事宜，并登记对方日常联系人的电子邮箱地址转交部门文员录入存档。

4.2租户电子邮箱如有更新，需填写《客户联系资料确认表》后由区域助理负责收集转交部门文员更新录入。

4.3所有邮件由主任草拟后经副经理审核，经理审批后由前台/部门文员发送，发送时附加阅读回条。

未经过经理审批的邮件绝不允许对外发送。

4.4邮箱访问密码由部门文员负责管理，不得向任何部门或个人私自泄
来函收集
租户提交电子邮箱地址
物业助理收集、核实
部门文员录入系统
前台文员
租户来函
部门文员
全体租户 部门文员
归档
经理审批
发函
物业主任拟函
副经理审核
每月26号统计函件收
发记录汇总
租户邮箱地址录入
部门负责人审阅
收到租户来函的一个小时内
单独租户
漏。

办公时间内每隔一小时检查一次邮箱，如收到租户来函必须立即提交给经理审阅。

每月26号前完成当月电子邮箱收、发函件记录汇总。

4.5发送内容：
4.5.1《通知》、《温馨提示》等群发类日常函件； 4.5.2针对单独租户的电子函件； 4.6.流程图
5.0邮件格式
5.1邮件主题与函件名称一致。

5.2邮件称呼为宋体，12号规格，内容与函件抬头一致。

如是针对单独租户则抬头为租户邮箱的使用人，明确性别的可以称*先生或*小姐，明确对方职位则可称*经理或*总。

例：
尊敬的*小姐：
您好。

5.3邮件正文为宋体，12号规格，隔行显示，例：
附件中是关于****事宜的通知，烦请查收并转达给贵司全体员工，如有任何疑问，敬请致电020-xxxxxxxx与我处物业部联系。

顺颂
商祺！
5.4签名档字体为宋体，12号规格，隔行显示，内容如下：
广州xxxxxxxxxx服务有限公司
广州xxxxxxxx
中国广东省广州市
天河区珠江新城珠江xxxx路xx号
邮编 510623
电话（86）20 xxxx xxxx
传真（86）20 xxxx xxxx
邮箱:property@
Guangzhou xxxxxxxxxxxxxxx Management Co., Ltd
Guangzhou xxxxxxxxxx
x Zhujiang Road, Zhujiang New Town
Guangzhou, Guangdong 510623 China
Tel (86) 20 xxxx xxxx
Fax (86) 20 xxxx xxxx
E-mail:property@
6.0附件
6.1《物业部电子邮箱使用情况记录表》6.2《客户联系资料确认表》。