4.项目文件管理
文件管理的作用： 便于上司了解工作进程 便于同事清楚工作状态 提升工作效率
文件管理的原则： 文件必须按项目全部归档 设置清晰的路径，便于查找 每月定期清理
1.分类
按项目 按时间 按文档格式 按用途
2.汇总 把同类别的文件 放入一个文件夹
90秒原则 90秒之内，你可以找到任何你想要的文件，如 果做不到，说明文件整理还需要优化
会议后的总结也相当重要，特别是头脑风暴会议， 内容广泛，跨度较大，结束前一定要有总结性言论
6.个人感悟
做事要用脑
做之前先想想怎样才能做好
做事要用心
一旦开始全身心投入，把握每一个细节
换位思考，可以让人更理解你的想法
换位思考，可以很出色的完成任务，你可以知道客户真正想 要的是什么
克服懒惰，今日事，今日毕。 生气、羞怯、嫉妒、嫌恶等都会引起懒惰。 如果你 1．不能愉快地同亲人或他人交谈，尽管你很希望这样做。 2．不能从事自己喜爱做的事，不爱从事体育活动，心情也总是不愉快。 3．整天苦思冥想而对周围漠不关心。 4．由于焦虑而不能入睡，睡眠不好。 5．日常起居极无秩序，无要求，不讲卫生。 6．常常迟到、逃学且不以为然。 7．不知道学习的目的，不能主动的思考问题。 8. 没有时间观念，总是想着明天做 你已经开始懒惰，后果很严重
收集：就是将你能够想到的所有的未尽事宜（未整理的念头）（GTD中称为stuff）统统罗列出来，放入inbox中，这个inbox既可以是 用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子，也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑，记录下 所有的工作 。
整理：将stuff放入inbox之后，就需要定期或不定期地进行整理，清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理，对于不 能付诸行动的内容，可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾类，而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成，如 果可以则立即行动完成它，如果不行对下一步行动进行组织 。
简要说明为什么要做此项工作
写明需要做的工作内容名称即可 例：1、宣传单页 2、X展架 3、海报…… 目的是让接收工作的同事迅速明了要做的是什么！
此处就需要你能写多详细就写多详细！ 工作内容、尺寸、客户对此项工作的要求、需要重点说明的内容…… 让接收此项工作的同事不需和你沟通即可开展工作
你需要特别提示的！对一些相对陌生的东西进行解释的！…… 选择是或否，写明附件名称
你的每一分钟都很值钱。
有时我们经常会听到这样的说词：“等我有空再做”。
这句话通常表示“等手上没什么重要的事情时再做”。
但事实上，没有所谓“空”的时间。
你可能有休闲时间，却没有“空”的时间。
在休闲的时候，你也许会躺在游泳池边尽情玩乐，但这绝不是“空”的时间。
一天可以做很多事情 但不是每一件事情都值得去做
组织：组织是GTD中的最核心的步骤，组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的 组织主要就是一个文档管理系统，而对下一步行动的组织则一般可分为：下一步行动清单，等待清单和未来/某 天清单。 GTD对下一步清单的处理与一般的to-do list最大的不同在于，它作了进一步的细化，比如按照地点(context)（电脑 旁、办公室、电话旁、家里、超市）分别记录只有在这些地方才可以执行的行动，而当你到这些地点后也就能够 一目了然地知道应该做那些工作。
回顾：回顾也是GTD中的一个重要步骤，一般需要每周进行回顾与检查，通过回顾及检查你的所有清单并进行更 新，可以确保GTD系统的运作，而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。
执行：现在你可以按照每份清单开始行动了，在具体行动中可能会需要根据所处的环境，时间的多少，精力情况 以及重要性来选择清单以及清单上的事项来行动
修改单要保证内容清晰，最好利用原稿标注修改意见
必要时将此单填写完毕向客户确认，
无误后再由项目组执行
切莫口头传递修改信息
修改意见
1.阐述修改内容（修改单，提炼要点） 2.改动较大的时候，召开修改工作会议
我们公司目前还没有明确的修改流 程和相关文件
特别是设计类文件修改，我们已经不 是第一次栽跟头
第十一章
第十二章 第十三章 第十四章 第十五章 读后感
AE的会议管理能力
AE的提案能力 AM的管理能力 AD的领导能力 AD的培训能力
5.会议管理
6.个人感悟
1.AE工作流程
什么是流程？
无论我们在生活、休闲还是工作中，干什么事都有一个“先做 什么、接着做什么、最后做什么”的先后顺序，这就是我们工 作生活中的流程。
团队很重要，个人能力再强，没有团队的帮助也一事无成 各部门的配合相当重要，工作流程就是广告公司的命脉
很多事情不能凭经验推理下结论，一定要亲自尝试
实践出真知，少用“我感觉，我以为”
要虚心听取他人的建议，想想为什么要这样做。 按要求做事，不能太自我，一意孤行，不要认为自己有道理就不听他人意见。
适当发表自己的想法，让其他人明白自己做事的思路。
Why: 为什么要做这项任务，对工作目标是否有支持 What： 任务的内容和达成的目标 When： 在什么时间段进行 Where： 任务发生的地点 Who： 哪些人员参加此任务，由谁负责 How to： 用什么方法进行
How much：需要多少成本
什么是GTD？
Getting Things Done 一种将繁重超负荷的工作生活方式变成无压力高效的时间管理系统。
创意简报工作单:项目名称、下单时间 项目要求、 客户提供资料 、流程监控 财务工作单：客户确认报价后，填写利润状况表
TP：Traffic&Productor
项目控制 质量管理
效率
客户认同
跟踪记录 进度控制 成本控制 出品控制
内部作业流程（AE）：
AE必需准确了解客户需求。（AE自备提问清单） 所有工作必需下工作单：文件修改的下修改工单，涉及询价的下询价单，有物 料制作的下达制作工单。（制作工单一但下达会产生成本，下达前请AE与客户核 实） 工作单内带有创意工作内容的AE必须下达创意简报。如必要AE可牵头与相关作部 门负责人组建项目小组开头脑风暴会。
目前存在的问题： 1缺乏监督机制 2惩罚制度一直没落实 3责任划分不明确
2.GTD无压时间管理
什么是时间管理？
时间是人最大的成本，同样也是每个人的资本和财富。
“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。
时间管理的对象不是“时间”
时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“管理者的自我管理”。
怎样克服懒惰
1．要学会微笑。 2．做一些难度很小的事或是你最爱干的事，也可以做些你想了很久的事。 3．要保持乐观的情绪，不要动不动就生气。 4．学会肯定自己，勇敢的把不足变为勤奋的动力。
任何事情你可以选择不接受，但是一旦接受就要全力以赴去做到最好。
遇到困难，寻求帮助的时候最好先思考一下解决办法 带着自己的想法请教 不要把问题完全抛给别人，这样永远不会进步
省时之道
在一天的活动时间里，你可能常常不管如何精密规划的情况下，还是必须等待。
排队吃饭 等航班 等客户电话
逆势操作运用在时间管理 上，就意味着当别人没有 在做某件事的时候，你就 去做，这样可以省下许多 等待的时间。
*3.方案修改流程
修改往往比创作更困难，它考验工作人员的细节执行能力
修改细节过多，难免出现遗漏，所以最好每一处修改都建立修改单
工作单的下达：
工作单经由流程提交到副总审核，所有的工作单必须经过副总的签字或 确认方可下达。 经过确认的工作单由流程下达到相关作业部门，必须经过部门负责人的 签字或确认方可执行。工作单共打印两份，经由部门负责人和执行人员 签字后其中一份由具体执行人员保留，另一份由流程存档。（创意部由 创意总监把控，具体设计执行由设计总监分配） 落地执行的工作单经由流程将相关执行人员的信息反馈给AE。
我们公司做的不好 原因在哪？
执行力差
怕麻烦
怎样改进？
A类：方案 B类：创意设计
策划
Байду номын сангаас
策划
C类：改尺、排版、修改
D类：文字
创意部
下单时间：周一至周五 17:00 分以后流程不接受新的工作单和简报，如有 特别案例或特殊情况，必须做到提前通知，方便工单下达及组织相关作业 人员展开工作。 客户名称：准确填写客户名称，如：时尚集团„„ 项目名称：详细填写，如：天河时尚开业庆典活动方案 工作内容概要：活动方案、报价、造型设计
4. 通知与会人员
会议通知单包含要素：
1. 会议名称 2. 会议地点 3. 会议时间 4. 与会人员（主持人、记录员） 5. 会议主题
1. 按时到场 2. 明确议题
3. 分享背景材料
4. 把握时间、控制方向 5. 得出会议结论
1. 整理会议结果
2. 将结果形成书面文件
3. 发送给项目相关者
会议之前的通知是我们目前缺少的步骤 它的意义在于提高会议效率
注意：
如出品重大修改超过2次，需AE重新与 客户沟通策略，重新开立新的工作单 ！
如果客户取消项目需AE查明原因并及时反馈到流程，避免成本浪费。
AE对出品的控制
关于文件出品： 相关执行人员按工单完成作品，提交到部门领导审核校对，流程 会根据工单时间要求向相关部门负责人要出品文件。 相关作业部门负责人按工单号建立文件夹，对该项工作的电子工 单、过程稿及终稿进行管理。 部门经理必须在时间截点前完成出品文件的校对工作。（创意工 作需要经过文案校对与设计总监的校对后提交到创意总监审核）
最成功和最不成功的人一样，一天都只有24小时，但区别就在于他们如何 利用这所拥有的24小时。
1.“时间的浪费”，是指对目标毫无贡献的时间消耗。 2.你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥 善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可 提高效率，事半功倍。