采购管理办法及实施细则
xx 公司
采购管理办法及实施细则
一、目的作用:
1、1 为规范公司采购行为, 减低公司经营成本。
1、2 作为采购部开展工作的规范依据。
1、3 作为公司领导考核采购部工作业绩的衡量依据。
1、4 作为采购部人员工作中相互监督与协作配合的依据。
二、管理归口
2、1 总经理就是采购部的上级直接领导。
2、2 采购部的工作直接对总经理负责。
2、3 财务部、质检部对采购部监督管理。
三、范围
3 、 1 本办法适用于公司原材料、产成品、半成品、委外加工产品、低值易耗品、办公用品等公司的一切采购工作。
四、权责
4、1 总经理: 负责公司所有采购业务申请的决策、监督及审批。
4、2 生产部: 负责生产所需原材料的申请并及时流转到采购部进行采购工作。
4、3 质检部: 负责对采购入库前的材料进行质量检验并出具相关书面
说明。
4、4 财务部: 根据相关合同依据负责资金安排并监督采购部的价格管理体系。
4、5 行政部: 负责汇总公司各部门办公用品的需求计划并及时流转到采购部监督采购部对公司各项制度的执行情况。
4、6 工程技术部: 负责对各部门申请采材料的相关技术参数进行确认并及时流传至采购部。
4、7 销售部: 负责对外委加工、成品购买及项目转包提出内部采购申请单审批后及时流转到采购部。
4、8 采购部:
职责:
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(1)负责根据生产、销售等各部室物品需求申请计划, 编制与之相配套的采购计划,并组织具体的实施, 保证经营过程中的物资供应;
(2)认真做好市场调查与预测, 掌握物资供应情况;
(3)负责各类采购合同的签订与管理、落实工作, 并负责监督
与跟进;
(4)建立可靠的材料供应商, 会同质量管理部等有关部门做好供应商评估、优化选择、关系处理等工作。
使之按时、按质、按量进行物资材料的供应。
(5)负责办理购进物资的到货后的相关手续的办理工作;
(6)负责对供应渠道的管理。
五、内容
5 、1 采购工作
5 、1、1 采购部依据总经理审批的采购申请计划单进行相关采购,采购金额小于等于5万元以下总经理审批即可,大于5万元需董事长会签方可采购,审批手续不全采购部有权拒绝执行。
5 、1、2 大于等于30万元以上的采购项目,需组织招投标程序,具体程序由采购部牵头组织, 根据项目具体情况汇总财务及与项目相关部门进行组织招标;
5 、1、3 对于采购部以外其她部门经手的采购业务(包括采购部没有参加谈判过程), 采购部有权拒绝在相关采购合同及付款手续中签字办理;
5 、1、 4 会同财务部确定货款分期付款与结算方式, 协商使用赊购、延长支付期, 减少公司采购及库存的资金占有率。
5 、2 采购合同
5 、2、1 采购合同的会签与审批流程:
5 、2、2 合同的跟踪管理,随时与供应商沟通及时掌握材料的供应情况;
5 、3 资金付款申请及结算(资金申请按照财务部的申请流程)
5 、3、1 严格按照合同约定申请支付每一笔应付款,财务部监督管理;
5 、3、2 资金付款流程严格按照公司制定的资金申请程序进行流转;
5 、3、3 采购部没有经手的业务,采购部拒绝以部门名义走资金申请流程;
5 、3、4 按照合同约定采购提供不了相应的发票财务部有权拒绝付款。
5 、 4 验收入库
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5 、4、1 公司质检部对采购部采购完毕准备入库的材料进行质量把关检验, 对不合格的产品有权提出退货;
5 、4、2 财务部根据质检部出具的质量检验书面报告监督采购部入库行为;
5 、4、3 所购材料如不合格率超出正常的范围后,对相应的采购员进行警告、罚款等处理;
5 、 5 供应商管理
5 、5、1 供应商选择要根据市场环境进行比价、比质及竞价后由采购部会同相关部门确定;
5 、5、2 公司采购部主管供应商,生产、质检及财务等部门予以协助;
5 、5、3 对选定的供应商,公司与之签订长期供应合作协议,在该协议中具体规定双方的权利与义务、双方互惠条件;
5 、5、 4 采购部会同生产、质检、财务等部门定期或不定期对供应商进行评价, 不合格的解除长期合作协议。
5 、5、5主要物资的采购应确定两个以上的定点单位, 以保证物资渠道的畅通。
六、采购部对采购员的如下工作行为进行考查、评价;
6 、1 采购目标的完成情况;
6 、2 采购合同的履约率与违约率;
6 、 3 采购成本节约额与损失额;
6 、 4 采购材料的质量合格率;
6 、 5 价格波动情况;
6 、 6 供应商的稳定性与开拓供应商的新情况;
6 、
7 廉洁与受贿情况。
以上采购情况记入采购员采购业绩档案,作为考绩依据, 并作出相应的奖励与处罚。
七、相关文件及制度: 资金审批流程制度、内部采购申请制度、入库管理办法
八、附件: 《合同审核会签单》
九、本办法自发布之日起开始执行, 由采购部负责解释工作。