优化办公室秘书公文写作能力的对策思考作者：牛凌霞
来源：《办公室业务（下半月）》 2019年第1期
文/陕西省地方电力（集团）有限公司延安供电分公司牛凌霞
【摘要】在企业中，办公室是重要的部门，要转达各方面的消息，这就对办公室秘书做出
了严格要求，尤其是在公文写作方面，要具有良好的写作能力，能够准确表达领导的意见。

本
文介绍了公文写作的类型及要求，分析了办公室秘书的写作现状，提出了优化公文写作的对策。

【关键词】办公室；秘书；公文；写作能力；对策
当前社会各个行业的竞争越来越激烈。

办公室是公司的重要的部门，在办公室中，秘书扮
演着重要角色，对领导的日常工作具有很大影响。

作为办公室秘书，最关键的工作就是辅助领
导做好各项工作，最关键的就是要负责公文写作。

由于公文写作会涉及方方面面，办公室秘书
不仅要具备良好的写作能力，还要掌握丰富的知识。

因此，加强办公室秘书的写作能力非常重要。

一、公文写作的类型以及要求
公文具有一定的法律效应，往往代表着书面命令，主要与组织机构内部以及行政命令有关，也会涉及一些管理工作，需要管理人员通过公文的发布，下达一些管理命令。

从广义视角分析，主要包括三类：一是不同层级的党政机构；二是公司的阶层；三是事业单位应用的书面通知。

根据现阶段的管理情况来说，对相关组织进行管理的过程中，经常需要公文写作，这是十分重
要的。

在写作公文的过程中，应该根据写作的类型，区分对待，表达支持、反对等观点。

对公文进行写作时，要符合国家的政策方针与公司的有关规定。

在公文写作之前，一定要
正确理解国家的相关政策，并且要坚定政治立场。

在公文的写作内容方面，一定要真实、有效，让写作内容一目了然，表述的内容应该条理清晰。

在公文写作中，应该对人物、地点、以及引
序等明确标记出来，同时，在文末，所著的写作时间应该精确到年月日。

二、办公室秘书公文写作能力现状
（一）公文写作单一化和格式化。

在公文写作的过程中，不少办公室秘书将精力放在了公
文的格式方面，有的秘书过度关注内容的标准以及写作的格式，以此为前提进行写作，这就会
使写作内容比价单一，格式化较严重，实际使用价值不高。

（二）公文写作的经验不足。

对于办公室秘书，在实际写作公文的过程中，应该根据具体
的写作对象，对相应的内容做出适合的调整，应该体现出较强的针对性、实用性。

不过，根据
目前的写作情况来说，因为受到了教育体制等诸多方面的影响，不少办公室秘书均是毕业之后
直接从事办公室工作，没有与相关的组织机构进行充分接触，缺少实际工作经验，由于工作经
验的不足，导致写出的公文不具有较强的实用性。

（三）公文写作的积极性不高。

对于办公室的秘书人员，很多人的基本出发点都是为了自
己的工作能够足够舒适，希望享受安逸的生活，而不是自身真正喜欢的工作。

办公室的工作比
较单调，重复性比较强，很多办公室秘书都会出现抵触情绪，在公文写作方面，缺少积极性，
也不能写出高水准的公文。

三、优化办公室秘书公文写作能力的对策
（一）提前完成领导安排的工作。

对于领导安排的任务，应该提前完成，帮助领导人员提供可靠的决策依据。

作为办公室秘书，应该事先收集整理相应的资料，在开始会议之前，需要对前期的工作进行统筹。

在领导人员进行批阅文件之前，办公室秘书就应该将相关的处理文件准备妥当，与领导积极交流，准确掌握领导的想法，了解领导的工作模式，拟出符合企业发展目标的公文。

（二）深化扩展领导所批示的工作。

当领导人员明确了某项事务的决策之后，身为办公室秘书，应该根据相关的指导文件，开展公文的写作，写作之后，要将领导的表达意见公开，及时传达给各个部门，在部门间，通过文件的形式，能够准确传达领导命令，避免理解偏差。

另外，办公室秘书还应该根据领导的具体指令，及时处理相关的事务，对相关事务要进行合理调整，进而成为领导人员的得力助手，发挥辅助作用。

（三）需要具有深厚的阅读积累。

在日常工作中，要想写出优秀的公文，要具备良好的写作功底，不断积累方方面面的知识，所以，办公室秘书应该不断积累公文的写作经验，跟上时代步伐，及时掌握新生事物，更新自身的知识，广泛阅读，进而接受更多的新生事务，强化自身的写作水平。

除此之外，办公室秘书也要充分重视与自身工作有关的阅读，明确与秘书工作有关联的内容。

在平时工作中，不断积累阅读经验，通过知识的融合，强化自己的写作能力，在实际写作中，可以运用准确的文字，表达出正确的意见。

（四）养成日常写作的习惯。

为了真正强化写作能力，在日常工作中，应该积极写作，养成写作的习惯。

作为办公室秘书，应该随时记录、写作。

对于写作能力，不是一天养成的，知识的积累需要不断的学习，因此，办公室秘书应该坚持学习，形成自身的知识系统，在实际工作中，能够找到适合的文字，写出高质量的公文。

（五）坚持正确的政治方向。

在写作的过程中，办公室秘书应该坚持正确的政治立场，遵循国家的有关政策、方针，体现政治的正确性。

对于公文写作，基本国情是基础，在实际写作的过程中，应该将我国的体制、思想等体现出来。

在正式写作之前，准备工作要做足，例如：收集信息，组织讨论，明确公文格调，构建写作框架等。

同时，办公室秘书还要反复修改公文内容，提升公文的写作水平。

四、结语
在组织机构中，办公室是重要的部门，是各种信息的中转站，与各个部门都要打交道。

所以，作为办公室的秘书，应该及时掌握各个方面的动态信息，促进组织内外的交流，不断扩展公文写作，开阔自己的眼界。

在实践工作中，还应该积极总结写作经验，进而强化自身的写作能力，成为领导的得力助手，为办公室工作作出应有的贡献。

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