第二章岗位职责1、项目物业部总监、副总监岗位职责2、行政助理的岗位职责一、会务管理1、会议通知负责通知相关与会人员，告之会议召开的时间和地点，登记与会人数。

如有不能如期参加会议者，需请示领导层做出相应处理。

2、会议记录行政助理随会负责会议记录。

记录内容包括：会议名称、召开会议的时间和地点、与会人员、主持人、记录人、与会者发言。

散会后，请示主持人审阅会议记录并签字，记录人签字。

3、会议纪要会议结束后，整理会议纪要。

对于会议中形成的决定，有必要形成制度的，请示相关领导，行文入档。

二、档案管理1、归档制度要求(1)公司内部文件：经过文书起草和公文制定后，按照“拟稿、审稿、审批、登记”的文件处理程序，编制文件入档序号，注明摘要内容；(2)与客户来往的信函、传真等应按其内容与有关合同整理立卷，在合同或信件上注明结果。

2、档案保管(1)文书档案：按年度、组织、机构分类；(2)客户档案：按地区分类；(3)会计档案：按报表、账册、凭证顺序排列；(4)设备档案：按使用年限、型号分类；(5)技术档案：按科目分类；(6)照片档案：按内容、时间顺序排列；(7)档案最低保管期限为十五年；(8)各类档案每年清查一次，做出清查报告。

过期作废的档案必须收回，获得领导层同意后进行销毁；(9)各类合同的原件放在公司档案柜，部门只留复印件；(10)档案管理员工作调动时，认真办理交接手续。

3、档案借阅(1)一般只在公司查阅，尽量不外借；(2)确有需要的，需办理借阅手续；(3)任何被借阅的文件资料不准擅自复印；(4)被借阅档案必须在限期内归还，档案借阅完毕时，注销借阅手续。

(5)不得泄露档案内容，严格执行保密制度。

会议结束后，整理会议纪要。

对于会议中形成的决定，请示相关领导，行文入档。

三、库房管理1、项目物资采购(1)库管员根据各部门提出的采购申请编制《月度物资采购计划单》、《紧急物资采购单》；(2)协助完成供方选择及采购流程发起；(3)采购审批完成后及时督促供方或采购部门进行采购，并完成付款制单；(4)资产购置需提前申报K2,采购后填写《资产审核单》及资产管理软件，报相关部门备案；(5)合理控制采购金额，确保不超出预算。

2、物资出入库验证管理(1)根据《月度物资采购计划单》《紧急物资采购单》核对到库物品名称、规格、质量等是否相符，直属上级必须现场监督库管员验货；(2)物资的规格、质量等不符合要求时，不能办理入库手续，由库管员填写《不合格物资处理单》，通知采购员进行退货或调换；(3)每月定期对物资到货情况进行记录与评价，评价其到货及时性、合格率，并及时向公司反应。

3、物资存储(1)根据物资的性能、品种、型号、用途、重量、包装等特点及易挥发、易受潮等物资的特性和仓库条件，把库房物资分为土建类、水暖类、机电类、工具类、保洁类、其他类，分类保管，合理码放；(2)库房物资应设置对应的标识卡，标识卡内容应标明物资的名称、规格型号、数量等；物资包装标识一律向外；(3)现场存储物资数量应与标识卡、物资台帐相符；(4)物资摆放符合公司标准，温湿度适宜，配备灭火器材，现场进行分区管理，包括不合格品区、待检区及物资分类区等；(5)易燃易爆化学危险品单独存放，现场配备应急设施，相关要求见《危险品管理作业指导书》。

4、物资领用管理(1)物资领用人需填写《物资领（借）用单》，直属上级签字确认后，库管员予以借用。

借用物资归还时，库管员验收无误，在《物资领（借）用单》上填写归还日期后入库。

需当日归还的物资，由库管员于当天下班前负责催还；(2)工程物资的领用需提供派工单方可领出，物品出库后，库房管理员留存一联。

以便核对帐目；(3)员工服装类领用需建立员工入职领用物资台账；(4)节目装饰物品的领用与归还需填写领用、归还清单，并有部门负责人签字确认物资的盘点；(5)库管员每月20日前，对月度物资领用情况进行盘点汇总，填写《物资领（借）用汇总表》，报项目出纳审核存档；库管员每月20日前对库存物资进行盘点，填写《库存物资盘点汇总表》，经项目出纳审核，项目负责人审批存档；(6)每季度对项目资产进行盘点，有《资产盘点表》，做到账物相符；(7)物资的报废及处置，存物资发现无法满足使用功能时，应填写《物资报废申请单》，项目出纳审核，项目负责人审批后予以报废；(8)资产报废需提前申报K2，根据公司资产报废流程完成报废手续；(9)不能及时处理的报废物资，应统一放置于库房的待处理物资隔离区内。

库管员每季度进行盘点，填写《待处理物资登记表》报部门负责人签字。

5、工服管理遵循工服管理制度，对工服进行管理。

四、品质管理1、完成部门日常工作落实情况，跟进各班组需跟进问题项，确保工作按时间节点完成。

2、部门月度培训工作的持续开展，督促各部门按照年度计划开展培训工作；跟进部门培训情况汇总。

五、日常性工作管理：1、完成公司行政事务工作及部门内部日常事务工作；2、协助审核、修订公司各项管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理；3、各项规章制度监督与执行；5、奖惩办法的执行；6、参与公司行政、采购事务管理；7、负责公司各部门办公用品的领用和分发工作；8、安排组织办公室及日常行政后勤检查；10、做好材料收集、档案管理、文书起草、公文制定、文件收发等工作；11、对外相关部门联络接待，对内接待来访、接听来电、解答咨询及传递信息工作；12、协助办理面试接待、会议、培训、公司集体活动组织与安排，节假日慰问等；13、做好与综合管理领导沟通协调工作；14、领导交办的一般性工作。

3、前台接待岗位职责一、前台电话的转接及来访人员的接待1、接听电话(1)电话铃声响起3声内，接听电话；(2)接听外线电话标准用语（你好，万科物业）；(3)接听内线电话标准用语（你好）。

2、转电话标准用语（请稍等）。

3、接待工作(1)标准用语（请您到××会议室中等候）；(2)询问对方是哪个公司；(3)询问对方的姓名；(4)询问需要拜访人员的姓名；(5)询问是否有预约；(6)如来访者无预约，还需简单询问来访事宜；(7)引导来访者到会议室等候；(8)通知被访者。

·需简单了解公司各部门的工作职责，以便转接电话及接待来访工作。

·需熟背办公室所有员工的分机号及各项目联系电话，有效提高服务质量。

二、负责公共传真机接收的文件的整理及发放1、随时到公共传真处，整理已收到的传真，并及时通知相应部门员工来领取。

2、如收件人不在，可通知部门助理及时代为领取。

做好登记工作。

以免文件丢失，表格名称为：“公共传真机接收传真文件的收发登记表”三、会议室的预定及登记按照使用部门的要求，及时正确的登记预定信息，并根据使用部门的需求，合理的安排会议室的使用。

四、下班前，办公室巡查，内容包括：1、检查电脑关闭情况。

2、检查办公区域内照明灯的关闭情况。

3、检查办公室大门的关闭情况。

五、定期办公室巡查，巡查内容包括：1、检查所有会议室内标配文具是否可正常使用（包括：白板笔、板擦）。

2、所有会议室内的办公家具是否完好，可正常使用（包括：会议桌、会议椅）。

3、检查办公区域内公共办公设备是否可正常使用（包括：复印打印一体机、传真机、碎纸机）。

注：巡查工作每周不得少于1次，做好巡查记录，巡查中发现的问题要及时解决。

六、日常信件快递的收发1、收到由邮局送至前台的信件及报纸并统一发放。

2、收到的快递，及时做好“接收快递登记表”并及时通知收件人到前台处领取。

3、快件领取原则：通知收件人本人到前台处领取，若收件人不在可由所在部门助理代领，领取人均需在前台处登记。

4、通知快递公司寄发快件时，及时做好“寄发信件及快递登记表”，以便月底结账时用。

5、寄发快件的要求：1)发送北京市内快件，发件人无需填写快递申请单，可直接寄发。

2)寄发国内快件及国际快件，需发件人填写快递申请单，经部门经理审批后，待流转完毕的申请单交至前台后，可由前台联系相应快递公司寄发。

七、办公用品的发放1、行政助理将各部门的订购需求告知文具供应商后，填写“文具采购登记表”，前台根据行政助理填写的订单信息，对每笔订单进行跟踪（跟踪内容包括，若供应商未按指定时间送货，及时联系供应商跟催，）将跟催过程及结果及时登记。

以便月底结账时用。

2、到货后及时通知相应部门领取，并在登记表中登记。

八、新制作名片的发放行政助理将已与名片供应商联系制作的名片信息填写表格，前台根据“名片制作登记表”登记内容，进行跟催及到货后的发放。

九、有关送饮用水饮用水供应商送水时，及时通知并安排人员入库并检查数量是否正确。

十、前台上班时间及下班时间早班上下班时间：09:00-17:30要求：上班时需在08:50前更换好制服，09:00准时到岗开始工作。

下班时需在17:30后更换制服，不得在上班时间更换制服。

附件（相关表格）：1、公共传真机接收传真文件的收发登记表2、接收快递登记表3、使用市内快递寄发快件登记表4、使用邮局寄发信件及快件登记表编号5、使用DHL寄发快递登记表6、来电、来访备忘录、7、来访者登记表4、安全岗位职责(一)安全经理岗位职责1、严格督导下属执行物业管理规章制度。

熟悉并掌握广场的车辆管理规定、消防规范、各项服务等细则2、熟悉保卫各项工作及相关业务知识。

3、配合公安、消防部门作好重大案件、突发事件的调查工作。

4、协助公司办公室对员工进行安全知识培训。

5、负责制定本部门的工作目标、计划、实施方案及标准，并组织实施和监督检查落实情况。

6、负责检查监督辖区内的消防工作，发现问题及时提出解决方法，并检查落实情况。

7、负责对安保员的业务技能进行培训和考核，对不合格安保人员提出处理意见。

8、关心部门员工的切身利益，培养员工的敬业精神，增强员工的责任感和事业心。

9、参加公司各项检查工作，和完成上级领导安排的其他工作。

(二)安全主管岗位职责1、负责广场的消防和治安管理工作。

2、负责制定实施保卫工作计划。

3、负责广场停放车辆的管理工作。

4、负责监督检查各项安全预防措施，保证广场的安全。

5、负责组织实施安全组人员的专业知识培训、训练、演习工作，提高专业技能水平。

6、负责定期检查并考核公司员工的消防治安工作的业务技能。

7、完成上级领导安排的其他工作。

(三)消防主管岗位职责1、对全公司的消防安全工作负全面领导责任，贯彻执行消防法规、规定，支持分管消防工作的员工开展工作，协助安全经理做好分管工作中的消防安全工作。

2、把消防工作列入日常工作的重要内容，建立完善消防安全制度，使全公司的消防工作做到“五同时”。

3、按照消防管理工作“五落实”（即领导落实、组织落实、制度落实、整改落实、设施落实）的要求，定期主持召开消防安全例会，听取消防工作汇报，对存在的问题研究改进措施，作出决定（决定事项应有正式文字记载），并检查执行情况。