采购部材料、设备购买方案流程
目录清单
材料、设备购买方案流程图 (1)
材料、设备购买方案流程表 (2)
(一)编写采购计划 (3)
(二)对分供方评价 (3)
(三)签订采购合同 (4)
(四)入库验收 (4)
附表1《采购计划》 (5)
附表2《供应商质量保证能力调查表》 (6)
附表3《合格供方名录》 (7)
附表4《材料、设备验收入库通知单》 (8)
控
制
控
5
8
材料、设备购买方案流程
一、材料、设备购买方案流程
1.编写采购计划：在购买所需材料、设备之前，应由专人编写采购文件。

2.对分供方评价：根据所需材料、设备的要求，对分供方进行评价，货比三家，择优选用。

3.签订采购合同：合格供方确定，要与其签订材料、设备采购合同。

4.入库验收：设备、材料到厂后，由专人根据采购文件与采购合同，在入厂过程中进行检查或监督检验。

（一）编写采购计划
1.根据所需要求，查询相关资料，确定所需购买材料、设备后，由材料员编写《采购计划》（附表1）。

2.按照所要购买的材料、设备能力要求填写。

3.采购计划由材料员编写，相关专业人员配合，经上级主管领导审核，总经理审批后执行。

（二）对分供方评价
一、对分供方进行评价
1. 确定购买材料、设备种类型号后要对分供方进行评价。

对分供方进行评价后，及时填写《供应商质量保证能力调查表》（附表2）。

2.对分供方进行评价，评价内容包括：
（1）供应商单位资质，包括营业执照、组织机构代码证、注册资金、经营状况和信誉；
（2）质量保证能力情况，包括产品质量、交货期、履约能力、售后服务能力等；通过供方的业绩和用户的反映综合评价其信誉；
（3）对其提供的样品进行验证；
（4）对法规、安全技术规范有行政许可规定的供方，应对供方许可资格进行确认。

二、确定合格供方名录
对分供方进行评价后，货比三家，择优选用，确定《合格供方名录》（附表3）。

三、建立合格供方名录
确定合格供方名录后，建立合格供方档案，主要内容包括：
（1）供方的经营情况调查资料，有关机构颁发的生产许可证、税务登记证、产品说明书和产品质量记录等企业资质及信誉等证明资料。

（2）合格供方质量保证能力调查表、合格供方名录、供方综合能力评价表。

（3）将已批准的合格供方编号、建档并制定合格供方名单，下发材料员或采购员。

四、注意事项：
1.采购部对已确定的合格供方，如遇下述情况，应对供方进行重新评价，并按重新评价的结果整理管理档案：
（1）采购员在采购过程中，如发现合格供方的生产能力、组织机构发生重大变化、或供应商的注册资金、经营范围等发生变动，可能影响采购质量时，应立即向主管领导汇报，由其组对供方进行重新评价。

（2）当材料质检员发现合格供方的进货质量出现波动，累计出现三次质量问题或一次有质量问题材料比例超过50%时，需及时通知主管领导，由其组对供方进行重新评价。

2.当合格供方供货及时、质量稳定，能够满足要求时，当年内可不对其进行重新评价。

3.当现有合格供方被取消或物质需求发生变化，而不能满足要求时，按上述办法和要求增加选择必要的合格供方。

（三）签订采购合同
一、签订采购合同
对分供方评价完成后，根据材料、设备合格供方名录与合格供方签订采购合同。

如因某种原因采购合同不能按期实施，采购人员应及时报告主管领导及有关部门，以采取应急措施。

二、专人采购、设备运输
采购合同签订完毕以后，派专业技术人员进行现场材料、设备采购，采购人员按照采购合同上要求的供货日期，采用时间段向供应商反复核对到货日期直至材料、设备运输到我公司。

（四）入库验收
一、开箱验收
1.材料、设备到厂后，采购部、质检部相关人员参加现场开箱验收，申请购买材料、设备部门要有相关人员参加，对物资进行清点、验收和交接。

2.开箱验收前对设备材料的外包装及标记进行外观检查，以确认无错箱、损坏和开箱痕
迹。

3.材料质检员首先检查资料证明文件是否合格，是否与实物相符，然后依据采购计划进行材料、设备的清点和验收：
（1）清点设备、材料、零部件的实际数量；
（2）核对货物的标识、铭牌、规格、型号等技术参数；
（3）对设备材料的表面进行外观检查；
（4）清点验收装箱资料、图纸及说明书等。

二、办理入库
1.对于检验合格的物资办理入库手续，填写《材料、设备验收入库通知单》（附表4），放入制定存放区，不合格物资拒绝接收。

2.经检验不合格和不适用的物资设备，由保管人员放入不合格区或挂不合格标牌，交材料员及时与供方联系处理。

三、建立设备档案
1.购买设备时，验收合格后由负责档案人员及时建立设备档案，内容包括：发票复印件、合格证、保修卡、说明书、维修保养记录、合同复印件。

四、注意事项
1.因验收时质量测试结果各异，双方产生争议，由采购部会同技术部及有关部门与供方协商，交国家认可的第三方测试与仲裁，以仲裁结果为准。

2.确保因物资和设备质量不合格，则由相关部门负责向供方提出索赔或退货。

生产部
2015
年5月29日
附表1
采购计划工程名称：
编制：审核：批准：日期：附表2
供应商质量保证能力调查表
编制：审核：日期：
附表3
合格供方名录
编制：审核：批准：日期：
附表4
材料、设备验收入库通知单。