规章制度编写规则
一、规章制度的结构
【内容划分】
管理制度一般由名称、目的、适用范围、定义、职责、管理内容和方法、其它、参考文件、
附件（报告和记录）、附录、终结线、文件编号、生效日期、页码、版本号等部分组成。

【层次的描述与编号】
●章
章是管理制度内容划分的基本单元。

在每项管理制度中，应使用阿拉伯数字从1.0开
始对章编号。

编号应从“目的”一章开始一直连续到附录之前。

每一章均应有标题。

标题应置于编号之后，并与其后条文分行。

●条
条是章的细分。

应使用阿拉伯数字对条编号。

第一层次的条（例如5.1、5.2等）可分为
第二层次的条（例如5.1.1、5.1.2等），一般情况下宜分到第三层次（例如5.1.1.1）。

同一层次中有两个以上（含两个）的条时才可设条。

例如，第3章的条文中，如果没有
3.2条，就不应设3.1条。

在某一章或条中，同一层次的条，有无标题应统一。

例如：5.1有标题，则5.2也应有
标题。

第一层次的条如果包含有下一层次的条时宜给出标题。

标题应置于编号之后，
并与其后条文分行。

第二层次的条可同样处理。

●段
段是章或条的细分。

段不编号。

编写段时不宜出现“悬置段”，以避免在引用这些段时
产生混淆。

“悬置段”是指在同一层次的条之前出现了未予编号的独立的一段文字表述。

●列项
列项可用下述形式引出：一个句子；一个句子的前半部分，该句子由分行列举的各项
来完成。

列项中每一项前应加破折号。

如果需要识别时，则在每一项前加上大写英文字母序号。

在字母形式的列项中，如果需要对某个项进一步细分成需要识别的分项，则应使用后
半带半圆括号的阿拉伯数字序号。

二、管理制度的起草
【名称】
名称的必备要素，它应置于管理制度的正文首页。

名称的结构为“管理主题+管理制度”。

例如：劳动合同管理制度。

制度名称除采用“管理制度”以外，也可采用管理活动的主题与“程序”、“规则”、“办法”、“规定”等的组合，例如：合同评审程序、文件控制管理办法、财务管理制度等。

名称力求简练，并应明确表示出管理制度的主题，使之与其它管理制度相区分。

名称不应涉及不必要的细节。

【目的】
目的为必备要素，主要描述编写文件的目的或意图。

它应置于每项管理制度正文的起始位置。

编写目的之陈述应使用“为了……，特制定本制度（或本办法、本规定、……）”。

【适用范围】
适用范围为必备要素。

它应置于“目的”之后。

适用范围主要描述制度适用的区域、部门、组织、人员等。

【定义】
定义为可选要素。

定义，即关键词语解释，主要说明不常用或在文件中有特别意义的用语。

当管理制度中某些关键词语尚未普遍使用，或有可能影响管理制度的理解时，宜对这些词语加以解释说明。

【职责】
职责为可选要素，主要简述执行制度的职责和权限分工。

当管理制度中的事项需要两个或两个以上部门参与完成，且需要界定他们的职责时，应明确加以说明。

必要时，即使管理制度中的事项只需一个部门完成，也可明确其职责。

【内容】
主要描述相关人员所进行的工作，描述内容包括执行工作的时间、由谁于何时何地以何种方式执行什么工作。

管理内容和方式是管理制度的主体内容，可用一章或若干章予以表述。

【其它】
其它为必备要素。

它应作为每项管理制度正文的最后一章。

在这一章中应明确表明该管理制度的解释部门。

当与现行管理制度相冲突时，应表明处理原则。

处理原则的陈述可根据需要使用下列表述其中之一项：
——××制度自本制度实施之日起即行废止。

——现行制度与本制度有抵触的，以本制度之规定为准。

——现行制度中与本制度之规定不相符的，应参照本制度予以修改。

【参考文件】
参考文件为可选要素。

如在编写管理制度时，在内容中有引用其他制度中的内容（如流程、表单等附件或附录），需在此章内分条列明被引用制度的文件编号与文件名称。

【附件】
附件为可选要素。

附件即为制度内容中所包含的记录、表单（空白模版），须为公司其它管
理制度文件中所未包含的。

制度内容中首次出现第一个附件时，需在该附件名称后作“（见附件1）”标注，首次出现
第二个附件时则作“（见附件2）”的标注，依此类推。

【附录】
附录为可选补充要素，主要是帮助理解管理制度内容，以便正确贯彻执行。

附录的主要内
容由下面列项中的一项或几项组成：
——范例；
——管理制度中所引用的专业术语解释或系统介绍；
——对管理制度中内容的说明性资料或指导操作性资料。

【终结线】
在管理制度最后一个条款之后应有终结线。

三、编排格式
【幅面与页边距】
幅面采用A4幅面（210mm×297mm），页面方向为纵向。

页边距的设置：上边距4.12cm、
下边距1.65cm，左边距2.22cm、右边距1.32cm。

【名称】
管理制度名称用16号黑体加粗水平居中排，置于每页页眉中部。

【章、条、段】
●章的编号顶格排，条的编号的第一个数字与章的第二个数字对齐。

所有编号与文字之
间空一个字的间隙。

●段的起始与回行文字与章或条的第一个字对齐。

●章的编号与标题用小四（11）号黑体加粗排；章、条、段的内容用小四（11）号宋体排。

章、条、段的段落格式：行距为单倍行距，段后设为0.3行。

【图、表】
●管理制度中每个图、表均应有图题或表题，并从图1或表1开始编号。

即使只有一个
图、表时也应编号。

●表的编号和表题应置于表上方的居中位置，用10号黑体加粗排。

表内文字内容用10
宋体排。

●图的编号和图题应置于图下方的居中位置，用10号黑体加粗排。

图内文字可用10或
9号宋体排。

【参考文件】
编写格式：“——”+文件编号+文件名称。

用11号宋体字排，每个参考文件单列一行。

【附件】
●附件内容使用表格形式排，表格整体处于整个页面的居中位置，表头用10号黑体字排，
内容中汉字用10号宋体字排，按附件在制度中出现的次序排序，编排样式如下：
●保存部门是指该附件表单在经使用后的最终保存单位，保存期限依据国家法律法规或
公司内部稽查追溯要求而定。

●在每个附件的首页右上角（整个版面的第一行文字）标明附件序号，用10号宋体字排，
如：“附件1”；在右下角（整个版面的最末端或最后一行文字）标明该附件的编号与版本，
格式为：附件编号+“/”+附件版本号，用宋体10号字排。

【附录】
●在制度中只列出附录的编号与标题。

每项各占一行；编号与标题之间空1个字符。

编
号格式为“附录”+阿拉伯数字序号。

附录内容用11号宋体字排。

●在附录文本的右上角（整个版面的第一行文字）标明附录序号，用10号宋体字排，如：
“附录1”。

●不同附录（或附件）应另起一面，以后各个附录（或附件）通常另起一面。

如果有多
个较短的附录（或附件），也可接排，接排的附录（或附件）之间距离宜大于20mm。

●管理制度中如果同时存在附录和附件时，附件应排在附录之前。

●附件与附录的格式可自由编排，但以美观、大方、节约，符合公司企业文化与价值观
为原则，并要求至少在附件或附录的首页的左上角页眉处有含公司中英文名的LOGO。

【终结线】
终结线置于管理制度正文的最后一条之下空一行，为一居中粗实线，长度宜为版面宽度的四分之一。

终结线不能另起一面编排。

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