集团企业总台接待管理规
定
Prepared on 22 November 2020
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总台接待管理制度
目的
为规范总台接待工作，树立公司良好形象，特制定本管理办法；
范围
本管理办法适用于行政（前台）岗位员工；
内容
第一条总台文员上班须着装规范、化淡妆；
第二条总台文员每日须提前10分钟到公司，迎候公司员工上班；
第三条总台文员上班时间不得做与工作无关的事，如看杂志、书报及上网聊天等；
第四条总台文员对待访客要礼貌大方，对公司高层领导的访客，首先要了解是否预约，同时电话通知待访领导；对领导待
见访客要及时泡茶相待；对领导不愿会见的客人，要礼貌
周到的婉拒，并留其联系电话或转至其他相关部门接待；
第五条对公司员工的访客在例行询问后引至临时休息处，同时内线联络被访者进行接待；对无关人员或寻畔闹事者应及时
应对处理或通知行政肋理进行协调；
第六条总台文员在工作时间内负责总机电话的接听及正确、迅速转接，在分机无人接听的情况下作好电话记录并及时转告
相关人员；
第七条接听电话首先问候：“您好，XX！”在转接中适时运用
“请稍等”或“电话占线，请稍后再打”等礼貌用语，用
语掌握规范、简洁的原则；
第八条总台平时应备有各类应急常用电话、公司内部员工的联系电话以应备查询；
第九条总台文员应经常检查总机完好状态，发现故障应及时向部门经理报告并及时落实检修；
第十条每日信件及邮件到公司后，由总台文员负责登记并及时转交相应部门及个人，各部门需要邮寄的票据、文件及资
料，由总台文员进行统一登记并交指定快递公司寄发，并
负责于每月月底与快递公司进行费用结算；
第十一条进入IDC机房的访客证由行政总台管理发放，由公司人员在总台签字领用。

总台人员必须对访客证号码和数量进行
登记并经公司人员签字后方能交付；
第十二条总台须在周一至周五早上9：00与IDC机房值班保安核对前一天发放的访客证号码和数量并在交接表上签字确认。

如发现错漏，须立即向上级领导汇报；
第十三条x xxIDC身份校验卡的制卡及上传工作由总台负责，IDC身份校验卡是为主机托管客户准备，凭此证客户无须陪同可
直接时入机房。

客户要求制卡时须持所在单位介绍信，由
公司销售部相关业务员填制《xxxIDC身份校验卡申请表》
后，由总台完成制卡及相关信息的上传，同时在接到销售
部销卡通知时及时发邮件给系统部进行IDC身份校验卡的注销。