浅谈企业内控之发出商品的管理
随着经济的发展,市场竞争的加剧,很多企业由原来的卖方市场变为买方市场,而掌握主动权的买方为了牟取更多的利益,设法降低成本,将应由其承担的仓库成本转嫁给卖方;处于劣势的卖方为了保证销量,只能租用买方的仓库,将生产的产品发往在买方租用的仓库,等买方领用仓库的产品后再通知卖方开票。

在这种情况下,卖方企业很难依据“产品出厂、客户接受”的原则实现即时销售。

这很容易造成从卖方企业产品发出到开发票挂账这一环节所需时间较长的问题,一般需要几个月。

如此以来,卖方企业的发出商品管理就成为一个问题。

有些企业因为管理不善,造成了资产流失,存货潜亏,造成存货中发出商品账实不符。

一、企业发出商品管理中造成发出商品账实不符的原因
企业在发出商品的管理中,为何会产生发出商品账实不符的差异呢?一般商品管理主要存在以下一些问题:首先,企业的管理层对发出商品管理不够重视,没有落实发出商品责任人管理制度。

其次,企业内部控制制度不健全,管理人员缺乏存货管理知识,对发出商品的监管效率低下。

第三,缺乏发出商品定期盘点制度未及时盘点客户处寄存周转仓库的发出商品。

第四,企业各职能部门之间缺乏有效的沟通。

发出商品主要涉及企业销售、财务以及驻厂员,驻厂员是企业在客户处寄存周转仓库的管理员,销售业务员、会计以及驻厂员各有各的数据,缺少沟通核对。

二、企业做好发出商品管理的建议对策
(一)建立发出商品管理制度,规范各环节的管理流程
企业应在产品出厂、途中运输、客户处寄存周转仓库、客户领用产品及产品不合格退货等环节,建立管理制度,规定各环节的业务流程与手续、岗位职责、控制措施及考核办法,要求企业驻厂员、销售业务员全程跟踪产品出厂、运输、寄存、退货等情况,从源头上提供制度保证。

1.产品出厂环节管理。

企业销售业务员根据客户需求与订单,填制“销售单”,经销售主管或相关领导签字确认后,转送给企业成品仓库;仓管员只有在收到经过批准的销售单时才能供货;产品的发出须由独立的发运部门进行;装运产品时必须持有经有关部门核准的发运通知单,并据此编制出库单,出库单应由经办业务员签字。

2.途中运输环节管理。

运输乘运商依据“发运通知单”出具“产品托运单”,经双方签字后各存一份;在运输途中,运输乘运商必须确保产品的安全与完整,顺利移交给客户的产品寄存周转仓库。

企业销售业务员应及时跟踪与掌握产品运输动态,确保产品安全到达。

运输乘运商将产品移交给客户的产品寄存周转仓库后,需得到卖方企业驻厂员的签字或让其出具“到位通知单”。

运输乘运商在办理产品移交过程中,若发生以次换好、产品短缺、产品破损,企业驻厂员及时向销售部门提出申请,销售业务员需提请部门负责人或企业主管领导审批,得到意见后反馈给驻厂员按企业正常流程办理手续。

为确保运输途中风险,应对产品实施货运保险。

3.客户的产品寄存周转仓库环节管理。

根据客户的生产需要,填
制产品送货清单,将产品发给客户,由其接收并签字确认。

客户采购部门,依据实际领用产品数量向企业发出结算通知单,企业销售业务员应及时接收并予以确认。

企业销售内勤依据确认的客户结算通知单开具发票或提请财务部门开具发票,并快速将发票传递给客户。

驻厂员务必跟踪与掌握产品寄存周转仓库库存动态,发现异常情况应及时向企业销售部门反馈信息,并采取相应措施予以解决。

4.产品退货环节管理。

客户在领用产品生产时若发现质量问题等原因提出退货的,驻厂员应及时将其信息反馈给企业销售部门,同时,编制“产品退货清单”,简要说明其原因。

客户将退货产品退回到产品寄存周转仓库或直接退回企业的,由驻厂员负责将退货产品移交给运输商,由其运回到企业。

企业销售业务员依据“产品退货清单”填制“待处理产品交库单”(一式五份,库房、销售、生产、质量及财务各一份),并在“产品退货清单”上签字确认。

仓管员依据“产品退货清单”和“待处理产品交库单”接收实物。

企业质量部门应在生产部门的协助下,依据“待处理产品交库单”及时对退货产品进行拆箱检验,判定其责任,并出具“产品处理单”。

(二)落实发出商品责任人管理制度
从产品出厂至产品到达客户寄存仓库环节,销售业务员为发出商品的管理责任人,销售业务员应分客户按产品规格型号建立发出商品台账,以便与财务和驻厂员核对有关数据。

产品在客户寄存仓库期间,驻厂员为发出商品的管理责任人。

企业要对驻厂员进行培训,驻厂员应掌握仓库保管员的一定知识,要让驻厂员认识到发出商品
管理的重要性。

责任人应严格做好产品出入库手续,做到日清月结,每月末自行盘点,及时上报报表并做到账物相符、账账相符、账表相符。

存货不得外借,存货发生损失,将追究责任人的经济和法律责任。

(三)建立并落实发出商品定期清查盘点制度
企业在建立存货盘点制度时,应将发出商品的盘点列入制度之内。

企业不应以盘点成本过高为由而不对寄存在客户周转仓库的发出商品进行盘点,至少每年年终应对发出商品盘点核对。

发出商品的盘点和重要性应与在企业内的存货盘点一致。

如盘点结果与账面记录不符,应及时查明原因,按企业规定进行报批处理。

(四)计提存货跌价准备,预先防范风险
如何有效规避发出商品的不实问题,使损失不至于集中体现,除了加强企业内部管理,使损失尽可能减少外,预先计提损失准备不失为一明智之举。

企业可能因市场竞争的需要,发出商品的挂账金额远远大于其应收账款的金额,潜在损失更值得关注。

发出商品的多少具有非控制性,只要资金周转尚可,在外存货量扩大并不是问题。

在外存货量大,将来的潜在损失相对也大。

由于买方市场,企业要在日常对其发出商品进行准确的账实核对、确认是很困难的,所以企业应预先估测提取损失准备金,以防范风险。